Правилник на отдела: модел, структура и съдържание

Най-разнообразната и най-слабо регламентирана група документи от организационен и правен характер са правилниците за отделите, чиито образци могат да се намерят във всяка организация, наредбите, инструкциите, правилата. Те се изготвят от съответните отдели на дружествата във всички области на дейността им.

същност на документа

Правилниците на министерствата, чиито образци често се съхраняват в отдела по човешки ресурси на организацията, са правни актове, които определят основните правила за работа на дружествата, подчинените им агенции, предприятия и организации.

Друго тълкуване на регламента е, че той представлява съвкупност от правила, които регулират определени области на дейност (политически, културни, икономически и др.).

Разработена е отделна група документи за регулиране на редица трудови, организационни и други отношения по различни конкретни въпроси. Например образец на разпоредба за отдел "Човешки ресурси", разпоредба за документооборота и др.

В допълнение към стандартните актове се разработват индивидуални документи. Целта на съставянето на такива правилници от висшестояща организация е да се регулира дейността на конкретни подчинени органи, отдели, служби и т.н. д.

Разпоредбите за отделите, чиито образци се разработват във всяко предприятие, се отнасят до местни нормативни актове. Тяхната цел е да регулират всички аспекти на работата на поделенията на конкретна компания.

Образците на правилници на отделите се изготвят на бланки от общ тип и включват следните реквизити:

• Име на предприятието.
• Наименование на вида на разработения акт.
• Датата на съставяне на документа.
• Сериен номер на акта.
• Местоположение на документа.
• Заглавие "Одобрен".
• Текст на документа.
• Подпис на ръководителя на организацията.

Заповедта за утвърждаване на правилника на отдела (образец по-долу) се изготвя от отдела за човешки ресурси и се подписва от ръководителя на дружеството.

Ведомствената заповед обикновено се състои от шест раздела:

1. Обща информация.
2. Цели и предназначение на модула.
3. Функции на отдела.
4. Права и задължения на отдела.
5. Отговорност на отдела.
6. Връзка на единицата с други структурни единици.

Обща информация

Общата информация за нормативните документи на министерството (примерна част по-долу) включва следната информация.

• Пълно наименование на структурното звено (и съкратено наименование, ако то е посочено в устава).
• Посочване на мястото, което подразделението заема в структурата на предприятието (организацията).
• Определяне на степента на икономическа и бизнес независимост.
• Информация за това на кого е пряко подчинено подразделението.
• Информация за длъжността на лицето, отговарящо за структурното звено, процедурата за назначаването (освобождаването) му.

Примерните правила за отдела за човешки ресурси на компанията са едни от първите, които трябва да бъдат разработени, тъй като тези субекти се занимават с наемането на нови служители.

Отделна точка в първия раздел на акта - списък на основните законови, подзаконови, инструктивни, стратегически документи, които се приемат за основа за дейности на отдела.

Ако подразделението е разделено на подразделения и сектори, общите разпоредби могат да включват подточка за вътрешната структура. В това подразделение съдържа информация за вътрешното разделение на отдела, като се посочва наименованието (пълно, съкратено), длъжността на ръководителя на всяко подразделение, като се посочват лицата и органите, които са им пряко подчинени.

В последния параграф се посочва дали единицата има отделен печат. Ако е налице, описание на предмета, неговото предназначение и условията, при които се съхранява.

Задачи и цели на отдела

Разпоредби относно отдела за човешки ресурси, чийто образец е представен по-горе, и други Организационни структурни единици вторият раздел съдържа целите и задачите, които трябва да бъдат изпълнени въз основа на тези цели. Тази точка трябва да обосновава съществуването на съответното звено в рамките на организацията.

Целите, поставени от ръководството на звеното, трябва да отговарят на изискванията за реалност, устойчивост и съгласуваност между тях и другите планове, както и на целите на предприятието като цяло.

Функции на отдела

Примерният правилник за човешките ресурси и другите организационни звена трябва да съдържа пълен списък на функциите на конкретното звено с разпределение, какви правомощия има Решението е отговорност единствено на определения орган, а кои от тях се споделят с други отдели.

Ако функциите са от общ характер, в раздела се посочва по какъв начин дадена служба участва в упражняването на правомощията си. Ако има вътрешна структура, имената на всяко подразделение и неговите функционални отговорности.

Права и задължения на звеното

Четвъртият раздел на документа (примерен правилник за правния отдел на организацията по-долу) съдържа информация за правата и отговорностите на структурното звено.

В горния параграф се съдържа списък на правомощията на отдела и отговорностите, които той има при осъществяване на дейността си. Описани са и правата от специфично естество, които не се предоставят на други отдели.

Ако звеното има някакви правомощия по отношение на други структурни звена, в отделно поле се посочва в кои от следните области До каква степен може да бъде упражнено от субекта по правен начин, за да предложи (поиска, забрани, използва) нещо от подчинения отдел.

Обхватът на правата се определя в зависимост от степента, в която те могат да бъдат упражнявани, за да се подпомогне ефективното изпълнение на възложените задължения и функции.

Отговорности на отдела

Разделът за отговорността се счита за един от най-важните в закона (напр. в правилника за правния отдел на организацията, образец от който беше представен по-горе). В него се определят видовете административни, дисциплинарни и в изключителни случаи наказателна отговорност.

Голяма отговорност носят служителите на отдела за обществени поръчки (примерна наредба по-долу), която е пряко посочена в съответните федерални закони.

Често санкциите се налагат само на ръководителя на съответния отдел, ако той или тя не изпълнява правилно наложените му задължения. Този раздел трябва да включва и ясно изложение на отговорностите на икономическия тип във връзка с вътрешната счетоводна система.

Връзки на звеното с други звена и организации

Важен аспект от работата на звената е взаимодействието между отделите в рамките на организацията и с външни структури. Голяма роля тук играе правилникът на правния отдел (образецът, представен в тази статия), който трябва да отразява начините за упражняване на правомощия извън предприятието, тъй като правните специалисти често взаимодействат с външни лица и организации чрез спецификата на работата си.

Движението на документите в рамките на звеното и с други звена трябва да бъде документирано в шестия раздел. Включен е и списък на основните документи, които съответните организационни звена трябва да изготвят лично и съвместно с други звена.

Важен аспект на шестия раздел е определянето на честотата и времето за извършване на действията.

В края на бизнес документа, който завършва акта, има подпис на ръководителя на организационната единица и отбелязване на одобрението на документа от ръководителя на цялото дружество.

Правилник за колегиалните и консултативните органи

Отделна точка е уредбата на колегиалните и консултативните органи. Това е документ от организационен тип, който има правен характер.

Въпросният регламент съдържа следните алинеи:

• състав;
• особености на реда на формиране;
• компетентност;
• оперативни процедури;
• права и задължения.

Консултативните или колегиалните органи могат да бъдат управителни (напр. управителен съвет, съвет на директорите) и специализирани (научен, научно-технически или педагогически съвет).

В правилника на съвещателен или колегиален орган се вписва следната информация:

1. Статус на обекта.
2. Процедура за изготвяне на работни планове.
3. Особености на подготовката на материалите, които ще бъдат разгледани по време на изслушването.
4. Представяне на одобрени материали и други документи.
5. Как ще бъдат разгледани документите и как ще бъде взето окончателното решение на заседанието.
6. Водене на писмена документация.
7. Формализиране на окончателното решение.
8. Процедури за обявяване на решението на всички.
9. Осигуряване на срещи Вземане на решения за всички изпълнители.

Специфики на изготвянето на някои регламенти

Правилник за персонала може да бъде изготвен за всички служители или за членовете на определено звено. Например правилникът за персонала може да бъде изготвен отделно за търговския отдел (пример по-долу) и отделно за членовете на звеното.

Документът за персонала трябва да отразява следните аспекти:

• въпроси, свързани със социалното и професионалното развитие на членовете на работната сила;
• Установяване на основните принципи на трудовото правоотношение между персонала и работодателя;
• определяне на начините за организиране на работата;
• Оповестяване на концепцията за персонала на дружеството - принципи и система за подбор, планиране, стимулиране на изпълнението, социална политика на дружеството и др. д.;
• формулиране на взаимната отговорност на персонала и работодателя.

Правилник за отдел "Персонал", чийто образец е взет от деловодните практики на чужди държави, е документ, предназначен да регулира социалните и трудовите отношения в процес на формиране организации и предприятия от търговски тип в страната по време на установяването на отношения на частна собственост.

Поради факта, че появата на нов вид актове е свързана с възникването на финансови и търговски отношения, ролята на свързани документи. Мандатът на търговския отдел, който често се използва като образец за акта, уреждащ работата на служителите, се изготвя заедно с въпросния документ от съответните специалисти: служителите в отдел "Заплати и условия", отделите за човешки ресурси, правните служби и др. д.

Групата от служители обикновено се оглавява от директор по човешките ресурси, заместник-директор на отдела за развитие на компанията или от самия ръководител на компанията. Кодексът на труда не изисква този вид клауза. В това отношение параграфите от него не се отнасят за гражданите, които предоставят услуги на организацията по силата на гражданскоправни договори.

Правилникът за длъжностните лица съдържа принципи за изграждане на отношенията между ръководството и персонала, чийто списък включва следните аспекти:

• Спазване на закона;
• равенство на субектите;
• доброволния характер на ангажимента;
• правомощията на законните представители на субектите;
• Неприлагане на задължителен или принудителен труд и недискриминация в работния процес;
• реалност на изпълнението на поетите задължения.

В процеса на изготвяне на клаузата работодателят трябва да вземе под внимание принципи на сътрудничество предупредително писмо и процедури за справяне с терористична заплаха, както и други правила, уреждащи отношенията между работодатели и служители. Неспазването на разпоредбите може да доведе до правни и социални санкции.

Собствениците на компании често изискват включването на клауза, забраняваща критиката на политиката на компанията в разговори с конкуренти и клиенти. Освен това трудностите, с които се е сблъскало дадено дружество, не трябва да се разкриват на неоторизирани трети страни. Също така е строго забранено да се действа по начин, който подкопава репутацията на организацията.

Не съществуват стандартни образци и формуляри за въпросните разпоредби. Следователно всяко дружество трябва да изготви свой собствен акт.

Следващият специален вид регулация е Законът за моралните и материалните стимули. Той се счита за местен документ, поради което осигурителните и пенсионните органи често не приемат актовете, разработени от предприятието, когато възникнат спорове във връзка с плащанията.

Целта на тази политика е да мотивира служителите да подобрят работата си, като изпълняват задачите си своевременно и съвестно изпълнение на задължениятаһттр://;;;; видове мерки и форми на стимулиране, повишаване на степента на отговорност.

Документът трябва да съдържа следните раздели:

• Принципи за прилагане на стимулите;
• основни показатели за оценка на ефективността на работата;
• видове, мерки и форми на стимулиране;
• процедурата за подбор на служители;
• компетентността на надзорния орган да прилага мерките;
• Основания за награждаване на служителите (заповед, инструкция);
• процедурата за изпълнение на съответните мерки.

Често удостоверенията за стимулиране се изготвят в рамките на разпоредбите на отдела за корпоративни финанси, чийто образец се изготвя заедно с други подобни документи.

Подписването на съответните документи е отговорност на заместник-директорите на дружеството, които регулират посочените области (по-голямата част от регулациите често се изготвят от специалистите от отдел "Човешки ресурси" и "Правен отдел").

Най-често организацията изисква всички изготвени документи да бъдат одобрени от ръководителя на правния отдел или от друго лице, което отговаря за правния аспект на дейността на дружеството.

Някои компании изискват от главния счетоводител да прегледа документите, особено ако нормативните актове са скъпи. Окончателното одобрение се дава от ръководителя на компанията.

Оформление на структурата на документа

Параграфите на разглеждания документ са сходни с разделите на нормативните актове относно счетоводния отдел (образец по-долу) и други бизнес единици. Актът трябва да разкрива следните аспекти от работата на компанията:

1. Общи разпоредби.
2. Основните принципи на организация на дружеството и отношенията между ръководството на дружеството и неговите служители.
3. Процедура за определяне на трудовото правоотношение.
4. Основни компетенции и задължения на работодателя.
5. Права и задължения на служителите на дружеството.
6. Време за работа и почивка.
7. Процедура възнаграждение.
8. Социални гаранции.
9. Начините за повишение на служителите.
10. Осигуряване на заетост на служителите.
11. Дисциплинарни мерки (наказания и награди).
12. Окончателни точки.

Ако дружеството е разработило документ за персонала, новите служители се запознават с регламента преди подписването на трудовия договор.

Правилниците за отделите и организационните единици, чиито образци са на разположение във всяка компания, се изготвят, за да регулират работата на всички отдели в организацията, разпределение на отговорностите между тях, като се записват правомощията на всяка единица в дружеството и се определят границите на отговорността на всяка единица структурна система компании.