Хоризонтална комуникация: концепция, структура на управление, видове комуникация и взаимодействие

Една от съвременните тенденции в управлението е да се организира управлението чрез хоризонтални връзки. Тази структура се характеризира с намаляване на броя на решенията, които се вземат на върха, като се предоставят повече правомощия на служителите на по-ниско ниво. Резултатът е по-добра способност за реагиране на нови проблеми и ситуации. Той обаче има и недостатъци. Трудно е да се наемат проактивни служители, които могат да поставят и решават задачи самостоятелно.

Обща представа

Във всяка организация трябва да има координация между служителите и звената. Взаимодействието между тях и ръководството определя набор от стабилни взаимоотношения, които осигуряват съгласуван механизъм, координиращ ролите и функциите. Връзките на едно и също йерархично ниво представляват управленско ниво.

Основните видове взаимоотношения са следните:

• Хоризонтални управленски взаимоотношения. Това е понятието за характеризира взаимоотношенията между единици или членове на предприятието, които са на едно и също ниво на управление.
• Вертикални връзки. Те свързват различните йерархични нива и формират разпределението на правомощията. Тяхната основна цел е да предават разпоредителна (отгоре надолу) и отчетна (отдолу нагоре) информация. Този тип взаимоотношения са характерни за по-големите организации. Пример за идеализиран вариант е системата на държавно управление по време на съветския период, която се основава на федерализъм и унитаризъм.

Хоризонталните и вертикалните управленски взаимоотношения си взаимодействат в единна корпоративна среда. Първите укрепват вторите и помагат на организацията като цяло да стане по-стабилна външни и вътрешни промени. Целта на вертикалните връзки е да систематизират различните форми на хоризонтални връзки и да прехвърлят изпълнителска и счетоводна информация, осигуряване на стабилност.

Връзките са функционални и линейни

Вертикалните и хоризонталните връзки в организацията могат да бъдат линейни или функционални. Първият тип се характеризира с това, че ръководителят на звено или организация ръководи пряко подчинените си (вертикална йерархия). Предимствата на линейната схема за управление са следните:

• Яснота и простота при определянето на целите и контрола на тяхното изпълнение;
• бързо вземане на решения;
• Работа в екип на ръководителите.

недостатъците включват:

• управленско и информационно претоварване;
• необходимостта от висококвалифициран ръководител;
• недостатъчна управленска гъвкавост в променяща се среда.

с функционални вертикални и хоризонтални връзки в организацията, управленските решения се вземат на консултативно ниво. Най-простата схема, отразяваща този тип управление, е двустепенното разделение. Тя може да се прилага само за малки предприятия. Всяко структурно звено (маркетинг, инженеринг, производство, финанси и счетоводство, човешки ресурси) има собствен набор от задачи и функции, а неговите специалисти отговарят за тясна част от работата.

Линейно-функционално управление

Съществува и комбинирана схема за линейно/функционално управление, която съчетава характеристиките на линейните и функционалните връзки. Информацията и решенията на отделите се предават както чрез преките ръководители, така и на ниво отделни изпълнители и служби. Неговите предимства са:

• насърчаване на професионалното развитие в рамките на управленската структура
• Високо ниво на компетентност на функционалните мениджъри поради тяхната специализация;
• по-добро съгласуване между хората, ресурсите, качеството, производството и други области;
• намалява броя на повтарящите се функции между изпълнителите в различни звена.

Недостатъците на този механизъм включват:

• Липса на качествени хоризонтални връзки между структурите на организацията;
• риск от разминаване на интересите и целите между звената
• необходимостта от допълнително средно управленско звено;
• Малка гъвкавост при взаимодействието между служителите на управленския апарат поради формалните процедури и правила;
• Нисък интерес към иновациите.

Тази схема е подходяща за малки и средни предприятия организации от среден размер.

схемата за управление на дивизиите

Големите компании все по-често използват дивизионен подход - структура на управление, базирана на продукти, в която Всяко подразделение произвежда стоки или услуги, предназначени за различни пазари. Функционалните служби и системата от хоризонтални връзки съществуват в рамките на всяка структура на отдела.

Управлението на дивизионните структури се осъществява с помощта на допълнителни междинни нива. Разрастването на вертикалната йерархия с от едната страна помага на ръководството на компанията да се съсредоточи върху стратегическите дейности и, от друга страна, помага да се противопоставят общите цели на целите на отделните подразделения. Ако материалните, финансовите и трудовите ресурси се разпределят между тях централизирано, могат да възникнат конфликти на интереси.

Основни характеристики

Хоризонталните връзки са от съответстващ характер, който улеснява продуктивното взаимодействие на структурите на предприятието с цел решаване на проблемите между тях. Помагат за развитието на самостоятелността и инициативността на служителите. Не всички хора обаче са готови да проявят тези качества, така че съществува известен проблем при набирането на персонал за прилагането на такава схема на управление.

Хоризонталните връзки в организацията отразяват нивото на специализация на служителите и са насочени към диференциране на функциите. Колкото повече са дейностите, изискващи специализирани знания и умения, толкова по-сложна става мрежата от връзки.

За описание на тази управленска структура се използват и следните понятия:

• Обхват на контрола - брой подчинени, които докладват на един и същ ръководител.
• Функционализация - взаимодействие между висшия, средния и ниския мениджмънт.
• Географско разделение на труда. Ако организацията има регионални подразделения, това значително усложнява структурата на вертикалните и хоризонталните връзки. Координацията и мониторингът на дейностите също са затруднени.

Хоризонталните връзки служат като вид мотивационен ресурс. Не е възможно да се осигури вертикално кариерно развитие за всички служители в организацията. Задачата на хоризонталните връзки в една йерархична система е да Това също така затруднява координацията и контрола им управлението е да насърчава служителите да поемат повече отговорности в рамките на звеното и да ги изпълняват на по-високо ниво. В резултат на това той може да се изкачи по кариерната стълбица до следващото стъпало в йерархията.

Отличителната черта на хоризонталните взаимодействия се състои в това, че те не могат да бъдат точно формализирани, т.е. да се опишат правилата на взаимовръзките, разпределението на функциите и ролите, тъй като възникват между звена и служители, които не са в пряка връзка на подчинение. В повечето случаи за установяването на такива връзки се използват неформални процеси, които подобряват цялостната формално структурирана структура.

Основни условия

Най-често срещаните форми на прилагане на хоризонталните връзки в управленската структура на организацията са:

• преки контакти между ръководителите на отдели;
• хоризонтално прехвърляне на служители;
• сформиране на временни екипи за решаване на конкретен проблем или изпълнение на проект;
• Създаване на постоянни екипи за справяне с повтарящи се проблеми;
• създаване на допълнителни структури за интегриране и управление на хоризонталните процеси;
• въвеждане на система за двойна отговорност в структурата на функционалното управление. Ръководителят на проекта работи със специалисти, които не са пряко подчинени на него или нея. Отговорността се разпростира върху критичните точки, които трябва да бъдат изпълнени в съответствие с определена програма.

Пряк контакт с ръководството

Пример за пряк контакт между мениджъри е следната ситуация. Подготвителният семинар надхвърли плана си. Другият цех, монтажен, понастоящем не е в състояние да се справи с обема на заготовките поради голямото си натоварване. Чрез пряк контакт двамата мениджъри могат да разрешат проблема помежду си без намесата на управителя на завода (попълване на запасите в производствената площадка или в междинния склад).

Тази форма на хоризонтална връзка в управленската структура на организацията е най-простата и най-евтината. Този подход позволява на висшето ръководство да се съсредоточи върху по-сложни, стратегически въпроси. Възможно е обаче да има случаи, в които решението на двамата мениджъри да не е в общ интерес на компанията. Например в горната ситуация става въпрос за нарушаване на производствения ритъм. Затова е важно да има ясна комуникация.

Преходи на служителите

Хоризонталното преминаване на служители между звената е по-екзотична форма от разгледаната по-горе. Тази схема обикновено се прилага в рамките на опреснително обучение служители.

Подобни преходи не само допринасят за натрупването на професионален опит и придобиването на нови знания и умения, но и насърчават неформалната комуникация между, което допринася за укрепване на хоризонталните връзки в организацията. Възникналите проблеми е по-вероятно да бъдат разрешени чрез устен контакт, отколкото чрез писмена комуникация (бележки и други форми на служебни писма). Препоръчват се по-чести преходи, тъй като като информацията, получена от информацията, придобита от служителите, с течение на времето става неактуална.

Целеви групи

Работни групи се създават, когато е необходима хоризонтална комуникация в организационна структура Между голям брой единици. В този случай преките контакти са практически неприложими. Такива проблеми обикновено изискват по-високо ниво на експертни познания и обединяване на усилията на специалисти от различни отдели или дори подразделения.

Формата на участие в работната група може да бъде различна: може да бъде на пълно работно време, на непълно работно време или само под формата на консултантска помощ. Когато проблемът е решен и екипът е разпуснат, те се връщат към предишните си работни задължения. За да се координира работата им, се изготвя процедурен правилник и работен план.

Постоянни команди

Ако предишните форми на взаимодействие не са ефективни, се създават постоянни групи за решаване на често възникващи проблеми. Те могат да се обсъждат на различни интервали - всеки ден или веднъж седмично.

Екипите могат да бъдат организирани на различни нива на управление. Членовете му могат да бъдат висши специалисти, както и ръководители на отдели. Колкото по-голяма е хетерогенността на задачите, толкова повече правомощия има екипът и толкова повече нива на управление участват в него. Структурата на един постоянен екип може да бъде описана официално в проекта.

Условия за ефективни групи и взаимоотношения

Организационният мениджмънт разграничава следните условия за ефективност на временните и постоянните екипи:

• Мотивация на служителите. Задачите, възложени на екипа, обикновено се възприемат от служителите като допълнително бреме. Затова е необходимо или да ги освободим от предишните им функции, или да разработим система за възнаграждения. Опитът показва, че частичното премахване на рутинните задължения има по-голям ефект, тъй като не води до загуба на контакт със звеното, в което служителят работи.
• Определяне на преките ръководители, които следва да отговарят за решаване на проблеми.
• Информационна подкрепа. Всички съответни звена трябва да участват в изпълнението на задачите.
• Овластяване на членовете на екипа, за да могат и други да участват.
• Избор на членове на екипа в зависимост от тяхната йерархична позиция в управлението на организацията. Ако между тях има бариера поради голяма разлика в правомощията, работата в екип става неефективна.
• Комбинация от хоризонтална и вертикална комуникация. Хоризонталните процеси най-често се използват за решаване на ежедневни проблеми, докато вертикалните процеси най-често се използват за стратегически цели.
• Опит в разрешаването на конфликти. На адрес вземане на решения В групата често възникват ситуации, в които се сблъскват интересите на различни звена. След това следва да се проведе продуктивен обмен на информация, за да се получи алтернативен.