Хоризонтална комуникация: основни понятия, видове, методи за управление в организацията

Комуникацията обикновено се определя като разнообразни форми на предаване на информация. В бизнес среда се прави разлика между вертикална и хоризонтална комуникация. Всеки от тях има свои специфични характеристики, характерните му особености взаимодействието между участниците. Това ще бъде разгледано по-подробно в статията. Нека да разграничим основните разлики между тези разновидности на комуникацията.

Какво е то?

Нека първо разгледаме ключова концепция. И така, комуникацията е процес на предаване на информация, използван от хората. Той може да се прояви под няколко форми:

• изрично. Това е използването на език, текст или някакъв вид графични изображения, визуализации и т.н.
• Имплицитно. Общуване чрез невербални жестове, мимики, специфични изражения на лицето.

Що се отнася до основните средства за бизнес комуникация, те са следните:

• Среща.
• Видеоконференция.
• Електронна поща.
• Телефонни разговори.
• Съобщаване на бележки.
• Лице в лице.
• Използване на интернет технологии (чат стаи, месинджъри).
• Докладване.

Прието е да се прави разграничение между следните комуникационни елементи:

• Изпращачи. Това са хората, които формират, кодират данните и ги предават на другите.
• Комуникация. Специфична информация, кодирана от изпращачите.
• Канали. Това включва средствата за комуникация, средата, в която може да се разпространява информация.
• Получател. Лицето, към което е насочена предаваната информация. Елементът, който интерпретира информацията.

Вътрешни и външни групи

Вертикалната и хоризонталната комуникация в организацията по своята същност са подкатегории.

Бизнес комуникацията като цяло се разделя на външни и вътрешни. Последните са представени от комуникациите, които се осъществяват пряко в рамките на организацията, по-специално между отделните служители, отдели, цехове, подразделения на компанията. Външната комуникация е комуникация с външни лица. Те могат да бъдат изпълнители, доставчици, клиенти, доставчици на услуги, държавни служители и др.

Вътрешната комуникация в организациите от своя страна се представя от хоризонтална и вертикална комуникация, както и от комуникационни мрежи. Вертикалните се разделят на две категории:

• Обратен ход (принцип на "отдолу-нагоре").
• Йерархичен (принцип на "отгоре надолу").

Характеристиките на тези варианти ще бъдат описани по-подробно в тази статия.

Хоризонтална комуникация

какво се има предвид под? Хоризонталната комуникация е обмен на официална, бизнес информация между служители, заемащи една и съща длъжност в компанията. Тя може да включва комуникация между служители, независимо дали работят в един и същ отдел, подразделение или клон, или между служители от равностойни подразделения на отдели или клонове.

Хоризонталната комуникация е също така комуникация между ръководители с еднакъв обхват на компетентност, както и между служители от един и същи ранг, на равни позиции, с еднакви правомощия и еднакви отговорности.

Хоризонталната комуникация в една организация е необходима преди всичко за създаване на здравословен, приятелска и комфортна работна среда. Това е организацията на смислена и продуктивна бизнес комуникация. Ако системата за хоризонтална комуникация е организирана правилно, тя може да доведе до положителни резултати за всеки член на екипа.

Възможни проблеми

Този вид бизнес комуникация може да бъде засенчена от някои проблеми. Това са основните характеристики на хоризонталната комуникация в управлението:

• Използване на професионален жаргон. Възможно е да не бъде разбрано отново на служителите, които са били приети, на служители от друг отдел.
• Спорове относно значението на собствения сектор или дейност вид дейност.
• свеждане на бизнес комуникацията до ежедневни, лични проблеми. Разпространяване на слухове, задкулисни разговори, дискусии, които отвличат вниманието от работния процес.
• Ефективността на бизнес комуникацията може да бъде намалена от симпатии, лична неприязън и т.н.

Решаване на проблеми

За да се предпази вътрешната хоризонтална комуникация в компанията от тези проблеми, мениджърът трябва да направи следното:

• Помолете подчинените си и колегите си да общуват на разбираем език, като дешифрирате професионалните термини.
• Регулира комуникацията между подчинените си, неутрализира споровете и недоразуменията между тях.
• Провеждане на общи събрания, включително неформални, за да могат служителите да общуват помежду си.

Вертикален тип

Хоризонталните комуникации са комуникации между служители на една и съща организация, бизнес комуникации между служители от един и същи отдел, цех, заемащи една и съща длъжност. Вертикалната комуникация в бизнес среда е предаването на информация между началници и подчинени. Той включва следните формуляри:

• Инструкции.
• Препоръки.
• Поръчки.

Изпраща се от шефа до неговите подчинени. Служителите отговарят на ръководителя с доклади, съобщения, отчети и др.

Вертикалната комуникация се разделя на две разновидности:

• между отдели, звена или цехове на различни йерархични нива в рамките на компанията.
• Пряка връзка между подчинените и ръководния орган.

Трансферът на информация се осъществява в две форми - отгоре надолу (йерархична) и отдолу нагоре (обратна). По-конкретно.

Група "отгоре надолу"

В този случай информацията ще преминава от по-високите нива в йерархията към по-ниските. Тоест, от шефа към неговите подчинени. В рамките на тази група могат да бъдат идентифицирани следните форми на бизнес комуникация

• Поръчки и поръчки. Могат да бъдат придружени от обяснения на цели, изпълнение на задачи, прилагане на определени техники и методи.
• Документи - оценки на усилията на подчинените.
• Поддръжка и контрол.
• Стимули за изпълнение на служителите.

Проблеми на йерархичния подтип

Проблеми на бизнес комуникацията от типа "Отгоре надолу" (комуникация на ръководителя с подчинените му) може да включва следното:

• Недоразумения. Възможно е да има ситуация, в която ръководителите и подчинените говорят на различни езици - както в буквален, така и в преносен смисъл. Дори езикът на общуване да е ясно руски, различното ниво на професионална подготовка все още дава възможност за недоразумения. Например, ако началникът злоупотребява с професионална, техническа лексика, когато общува с нискоквалифициран персонал. Друг пример: директорът на международна компания не винаги може да разговаря със служители от друга национална култура. Те, въпреки че знаят чужд език, може да не разбира речта на говорещия, напр. съкращения, жаргон, каламбури.
• Обемът на информацията. Ръководителите невинаги изпращат правилното количество информация. В някои ситуации подчиненият може да се затрудни да изпълни дадена задача поради липса на необходимата информация. В други случаи изпълнителят страда от необходимостта да научи излишна, безполезна и несъществена информация.

Група "отдолу-нагоре"

Това е информация, която се изпраща от подчинените към началника. Тук се разграничават следните форми:

• Служебни бележки.
• Доклади.
• Доклади за основните етапи.
• Докладва за непредвидени проблеми, възникнали по време на изпълнението на дадена работа.
• Предложения за иновативни идеи, начини за подобряване на дейността, въвеждане на нови идеи технологии и методологии дейности във фирмата.

Тази обратна връзка е също толкова важна за мениджърите, колкото и нарежданията, които те сами дават. Именно от подчинените може да се получи най-актуалната информация за състоянието на нещата в компанията. Тази информация позволява да се прецени колективното настроение, да се установи нарастващото недоволство на служителите в основата на.

Проблемите на обратния подтип

Обратната връзка между изпълнителите и ръководния персонал може да бъде затруднена от следните проблеми:

• Подчинените рядко изпращат отрицателна обратна връзка, дори за доста сериозни аспекти. Причината е проста - страх от уволнение.
• Нерядко дори коментари и предложения, изпратени от служителите, остават без отговор. Причината е или прекомерната заетост на ръководителя, или липсата на уважение към служителите му. Той не смята за важно да се вглежда в комуникациите им. Служителят реагира, като е убеден, че тази обратна връзка е безполезна.
• Изпратената критика може изобщо да не достигне до крайното си местоназначение. Например, в случай на работник, който изпраща писмо до генералния директор, в което се оплаква от своите началници. Подчиненият мениджър може да се противопостави на тази обратна връзка, защото тя ще има отрицателни последици за него.
• за изясняване на неясни въпроси или за съдействие при решаване на внезапно възникнали проблеми служителите в повечето случаи предпочитат да се обръщат към своите колеги, а не към ръководителите си. Причината може да е, че те не очакват да получат подходяща, квалифицирана помощ, страхувайки се да не бъдат обвинени в некомпетентност.
• Не е рядкост да има териториална или географска причина за невъзможността да се. Офисите, в които се намират подчинените и ръководните служители, могат да бъдат в различни части на населеното място или дори в различни градове, щати.

Начини за решаване на проблеми

Всички горепосочени проблеми могат да бъдат решени по следния начин:

• Идентифициране на анонимни пощенски кутии и електронни пощи, където служителите могат да изпращат инкогнито оплаквания и предложения.
• Разработване на система за възнаграждаване на служителите, които използват обратна връзка с ръководството.
• Създаване на схеми за комуникация между обикновените работници и ръководителите, без посредническите бариери на прякото управление на служителя.
• Въвеждане на регистър на всички жалби, получени от ръководителите от подчинени, като е необходимо да се докладва за предприетите действия в отговор.