Бизнес комуникация: основи, видове, принципи и характеристики

Комуникацията има много форми - лична, официална, делова, ритуална. Всички те имат известни различия помежду си по отношение на отношението на участниците, цели и форми поведение. Особен вид комуникация е бизнес комуникацията. Тя се основава на взаимодействието между хора, които имат за цел да обменят информация в хода на своята дейност. Освен това бизнес комуникацията има конкретен резултат, който е продукт на съвместна дейност. Тя може да бъде власт, кариера, информация, както и емоционално преживяване и интелектуален анализ.

Определение на понятието

Бизнес комуникацията, както и всяка друга комуникация, има исторически характер. Тя се проявява на всички нива на социалната система и под различни форми. При изучаването на теоретичните основи на бизнес комуникацията става ясно, че тя възниква във връзка с появата на определени вид дейност, което води до получаването на продукт или ефект. Всяка от страните в тези отношения трябва да се придържа към човешките стандарти и норми на поведение, сред които са етичните.

В основата на бизнес комуникацията са процесите, които позволяват обмен на опит и определена информация. В условията на пазарна икономика тя дава възможност за максимизиране на печалбите. Какво още е в основата на бизнес комуникацията? Този вид взаимодействие е невъзможно без физически и психологически контакти, както и обмен на емоции. Ето защо умението да изграждате отношения с хората и да намирате подход към конкретен човек е толкова важно.

С от една страна може да изглежда, че бизнес комуникацията не е толкова сложен процес. В края на краищата, от ранното детство хората се запознават с комуникативните връзки. Въпреки това бизнес комуникацията, както и всяка друга, съществуваща в обществото, е доста многостранна. Той има различни видове, има много посоки и функции. Някои негови аспекти се изучават от различни науки, сред които етология, социология, философия и психология.

Разглеждане на основите на бизнес комуникацията, нейните видове, принципи и характеристики.

Какво представлява?

Бизнес комуникацията е взаимодействие, в което всеки участник има свой собствен статус. Това може да е шеф, подчинен, колега или партньор. Когато хора на различни нива в кариерната стълбица (например ръководител и служител) общуват помежду си, можем да говорим за вертикална връзка. С други думи, това е подчинена връзка. Бизнес комуникацията може да се осъществи и при равностойно сътрудничество. Тази връзка е хоризонтална.

Бизнес комуникацията се осъществява по всяко време в официалните институции, училищата, университетите и на работното място. Това е диалог на подчинените с техните шефове, на учениците с учителите, на конкурентите и партньорите. А от степента, в която събеседниците са запознати с основите на бизнес комуникацията, нейните методи, форми и правила, зависи постигането на целта.

Характеристики

Бизнес комуникацията се различава от всички останали видове комуникация по това, че тя има:

1. Регламент. Основите на бизнес комуникацията са установените правила за ограничаване на комуникацията. Те се определят от вида на взаимодействието, неговите цели и задачи, степента на формалност и културните и националните традиции. Бизнес етикетът, като основа на съвременното бизнес общуване, е основният инструмент за организиране на процеса на бизнес комуникация.
2. Стриктно спазване на ролята на всички участници в комуникацията. Тя трябва да отговаря на изискванията на конкретната среда. Освен това всички участници в бизнес комуникацията трябва да изпълняват своята специфична роля (партньор, подчинен, началник и т.н.). д.).
3. Строгост по отношение на използването на средствата за масова информация. Всеки участник в бизнес комуникацията трябва да владее професионален език и да познава необходимата терминология. Речта не трябва да съдържа разговорни изрази и думи, диалектизми и ругатни.
4. Висока отговорност за постигнатия резултат. Всички участници в бизнес комуникацията трябва да са точни, организирани, да държат на думата си и да са задължени. Освен това те трябва последователно да спазват моралните и етичните норми на общуване.

Функции

В работна среда деловото общуване позволява на всеки да посрещне нуждите си от общуване, да обмени опит, да научи нови неща и да оцени собствените си професионални качества. Важността на подобна комуникация е голяма по време на преговори. Познаването на психологическите основи на бизнес комуникацията помага за поддържане на репутацията и имиджа, както и за постигане на успех в бизнеса.

Сред основните функции на този вид комуникация се различават, както следва:

1. Инструментален. Тази функция разглежда комуникацията като механизъм за управление.
2. Интерактивен. В този случай комуникацията е средство за сближаване на колеги, бизнес партньори, професионалисти и др. д.
3. Самоизразяване. Бизнес комуникацията дава възможност на хората да се изявяват и да демонстрират своя психологически, личностен и интелектуален потенциал.
4. Социализация. С осъществяването на комуникация човек развива своя бизнес етикет и умения за общуване.
5. Изразителен. То се изразява чрез емоционално преживяване и демонстриране на разбиране.

Всички горепосочени функции са тясно свързани помежду си. И чрез тяхното прилагане те съставляват същността на самата бизнес комуникация.

Принципи

За да бъдат преговорите възможно най-успешни, трябва да се създаде определена атмосфера. Една цел може да бъде постигната само ако партньорите се чувстват максимално комфортно, когато общуват помежду си. Познаването на психологическите основи на бизнес комуникацията ще ви помогне в това. Те включват:

1. Упражняване на контрол върху емоциите. Тази точка е достатъчно важна. Фактът, че приливът на емоции за няколко секунди може да разруши изгражданата с години връзка. Те ще покажат човека от ясно изразена негативна страна. И дори в случай, че събеседникът е невъздържан, не си струва да реагирате на това. Всеки човек трябва да осъзнае, че емоциите и работата не са съвместими.
2. Желанието да разберете другата страна. Като се придържат към основите на психологията на бизнес комуникацията, страните трябва да бъдат внимателни към мнението на другата страна. Когато един човек говори само за собствените си интереси, без да изслушва другата страна, няма как да се постигне общо съгласие или положителен резултат от срещата.
3. Концентрация. Бизнес комуникацията често е монотонен процес. Това води до пропускане на някои важни моменти в преговорите. Ето защо по време на разговор е необходимо да насочите вниманието на партньорите към темата, когато стане ясно, че те са престанали да се съсредоточават върху наистина важните неща.
4. Истинността на разговора. Успехът на един бизнес се определя до голяма степен от доверието. Разбира се, опонентите могат да задържат нещо или да направят малко Да заблуждаваш, за да да издига собственото си достойнство. Въпреки това, по принцип е необходимо да се казват неща, които са верни. Така бизнесмените печелят репутацията си.
5. Способността да не се изразява субективно мнение. Основите на етиката и психологията на бизнес комуникацията предполагат способността да се отдели събеседникът от обекта на преговорите. С други думи, личните нагласи никога не трябва да влияят на работните моменти. Това е основната разлика между личната и деловата комуникация. Често се случва така, че опонент, който е изключително неприятен за събеседника, може да бъде много полезен за бизнеса. Загубата на обезщетения в този случай не си заслужава. В края на краищата често се случва много мили и добри хора да се окажат неуспешни в бизнеса.

Горепосочените принципи трябва да бъдат взети предвид от всеки човек, който иска да придобие умение за правилно водене на преговори и да спечели добра репутация като бизнес партньор.

Основи на морала

В този случай има голяма вероятност за получаване на положително решение при преговорите? За тази цел бизнесменът трябва да познава моралната основа на бизнес комуникацията. Комуникацията между хора с бизнес цел трябва да се ръководи от следните принципи:

1. Бизнес комуникацията трябва да се основава на интересите на бизнеса, а не на собствените амбиции и желания. Въпреки очевидността си, този принцип е най-често нарушаваният от хората. Не всеки човек може да намери в себе си сили да се откаже от лични интереси, които са в противоречие с ползите, които ще се получат за каузата. Особено силно се проявява в моменти, когато всичко може да бъде извършено безнаказано и единственият съдник е собствената съвест.
2. Интегритет. Какво е в основата на бизнес комуникацията? Органичната неспособност на дадено лице да извърши непочтено деяние. Почтеността винаги се основава на такива морални качества като остро чувство за съвест, при което се осъзнава, че мълчанието или бездействието ще бъдат безчестни, и на постоянен стремеж да се запази честта под формата на благородство, неподкупност и утвърждаване на достойнството.
3. Способност да се държи еднакво с всеки човек, независимо от неговия социален или служебен статус.
4. Интегритет. Човек трябва не само да има силни убеждения, но и активно да се стреми да ги прилага и прилага на практика. Това се изразява в това, че никога няма да направи компромис със собствените си принципи, дори когато са застрашени и възпрепятствани от пречки пред личното му благополучие.
5. Благотворителност. Този принцип се крие в органичната потребност да се прави добро на хората, която е основна категория на етиката. Всички професионална дейност има за цел да задоволи социална потребност на индивида. И в този смисъл тя произвежда полезното, т.е. прави добро. Като се придържа към този принцип, професионалистът прави не само това, което се очаква от него, но и много повече от това, като в замяна получава емоционално удовлетворение и признателност.
6. Зачитане на човешкото достойнство. Този принцип е възможен благодарение на култивираните от човека добродетели - учтивост, вежливост, грижовност, любезност и тактичност. Всичко това трябва да се съчетае с уравновесеност, сдържаност и учтивост. Тук етичните основи на бизнес комуникацията са в тясна връзка с морала. Това трябва да се отнася и за законовите отношения, които в никакъв случай не позволяват подчиненият да бъде унижаван от началника. Уважението към хората, което е в основата на бизнес етиката, позволява на хората да избягват взаимното недоволство, раздразнение и неудовлетвореност. Предпазва от нервни сривове, стрес и други негативни последици от общуването. Непознаването на основите на бизнес етиката или неспособността на дадено лице да ги прилага на практика може да има отрицателно въздействие върху мнението на другите.
7. Целесъобразност и обоснованост. Този принцип е в основата на всички етични правила и разпоредби. И това е особено необходимо в онези форми на човешко общуване, в които което е много Важно е да спазвате етикета. Когато в обслужващия екип се наблюдават целесъобразност и разумност, се създава положителна морална и психологическа атмосфера, която умножава ефективност на работата служители.

Стандарти на поведение

Нека разгледаме накратко основите на етикета за бизнес комуникация. Познаването на правилата и нормите на поведение и, разбира се, тяхното спазване носи удоволствие и полза на собственика им. ако човек е добре възпитан, той ще се чувства уверен навсякъде, лесно ще преодолява психологическите бариери в общуването, няма да изпитва комплекс за малоценност и ще има възможност постоянно да разширява кръга на общуване.

Правилата на етикета, залегнали в основата на ефективната бизнес комуникация, са набор от правила, необходими за учтив начин на общуване с хората. При комуникациите в офиса се разглеждат подходящият външен вид, маниери, жестове, реч, стойка, поза, мимики, облекло и тон, както и социалната роля на лицето и неговият социален и бизнес статус. Тези изисквания стават особено важни, когато участвате в строго регламентирано събитие, което изисква спазване на строги граници. В такъв случай неспазването на правилата на етикета ще се разглежда като накърняване на достойнството на комуникаторите, което ще предизвика тяхното неодобрение.

Но си струва да се отбележи, че дори при задълбочено познаване на основите на професионалната бизнес комуникация не винаги е възможно да се избегнат някои грешки. В крайна сметка правилата на етикета не трябва да се прилагат механично. Във всяка конкретна ситуация те подлежат на известна корекция. А професионалната дискретност е ключът към постигането на тази цел. Това е единственото нещо, което ще предпази служителя от грешки.

Нека разгледаме как трябва да се държи един мениджър на компания по време на делови разговор. Когато поздравявате участниците, трябва да ги поздравите учтиво, като им подадете ръка (без да я стискате прекалено силно). Преди да започнете разговора, трябва да предложите чай или кафе. Тази традиция не се е появила отдавна. Независимо от това, днес тя все още се практикува от почти всички. Една чаша ароматна напитка помага да се отърсите от напрежението и да си подобрите настроението.

Познаването на основите на етиката на бизнес комуникацията ще предотврати възникването на неприятни ситуации. Ако по време на процеса на договаряне възникне грешка, поднесете извинения на участниците за причинените неудобства. Само тогава разговорът може да продължи.

Етичната основа на бизнес комуникацията предполага, че когато се обсъждат бизнес въпроси с партньори, трябва да се отговаря на всички въпроси, които представляват интерес. Когато не е възможно да се направи това по време на дискусията, трябва да се извините и да поискате период за размисъл, като посочите конкретна дата.

Когато преговаряте, дръжте под ръка бележник и химикал и записвайте цялата важна информация, която давате. Не бива да повишавате тон. Говорете ясно и стегнато. Стилът на обличане трябва да е делови.

Видове бизнес комуникация

Основната цел на бизнес комуникацията винаги е постигането на конкретна цел.

Работните въпроси могат да се решават с помощта на различни видове бизнес комуникация. Сред тях са:

1. бизнес кореспонденция. Този вид официална комуникация се счита за задочна. Когато се използва, цялата информация се предоставя на опонента в писмена форма. Не се прави лична среща. Въпреки факта, че много хора водят кореспонденция всеки ден, изготвянето на бизнес писма е доста голямо предизвикателство, тъй като те трябва да се изготвят с да имате предвид всички необходими изисквания и се изпращат своевременно. Когато давате информация в такова писмо, е важно да спазвате основите на психологията и етиката на бизнес комуникацията. Оценява се конкретността и краткостта на текста. Заслужава си имайте предвид, че тази кореспонденция позволява на партньорите да направят някои заключения един за друг.
2. Бизнес разговори. Това е най-разпространената форма на комуникация в офиса. Задължително е мениджърите на всички компании да проведат разговор със служителите. Този тип разговори трябва да имат положително въздействие върху екипа и развитието на бизнеса. Този вид бизнес комуникация помага за изясняване на някои работни въпроси, което улеснява постигането на целите на компанията.
3. Работна среща. Този вид бизнес комуникация помага за подобряване на ефективността на компанията. Срещите се използват за решаване на спешни въпроси и за постигане на възможно най-добро взаимодействие между служителите или партньорите. Понякога не се провеждат срещи с началника и неговите подчинени. Срещи за обсъждане на актуални въпроси, понякога само от ръководителите на отдели или организации.
4. Публично говорене. Този вид комуникация е необходима за предоставяне на информация с презентационен или информационен характер. Има и специални изисквания към изпълнителя. Те трябва да разбират темата на изказването си. Текстът, който произнася, трябва да бъде логичен и ясен. Също толкова важно самостоятелност.
5. Бизнес преговори. Тя се счита за неразделна част от правенето на бизнес. Преговорите дават възможност да се разрешат евентуално възникнали проблеми, да се определят цели и задачи в кратък срок, да се вземат предвид мненията на участниците и да се да правите правилните заключения. Обикновено е между директорите на различни предприятия. По време на бизнес преговори всеки от тях демонстрира собствената си позиция. Страните трябва да стигнат до съвместно решение, което да отговаря на интересите на всички партньори.

Социалната основа на бизнес комуникацията

Бизнес комуникацията, която се осъществява между хората, произтича от техните дейности. Той отразява съдържанието и социалната ориентация на различните видове индустриални отношения, значението на комуникацията за живота на обществото като цяло, както и за отделните социални групи и индивиди.

Бизнес комуникацията между хората е доста универсален процес, но в същото време е доста разнообразна. То се осъществява в голямо разнообразие от дейности и на всички нива. Това трябва да се вземе предвид при овладяването на социалните основи на бизнес комуникацията, чието познаване ще доведе до по-добро разбиране на контекста, в който партньорите ще си взаимодействат.

Една от основните характеристики на тези комуникации е, че те изразяват духовните качества на хората. Всички партньори, участващи в дадена връзка, са субекти на междуличностни бизнес отношения. Те представляват хора на различна възраст, с различни морални, физиологични, психологически и интелектуални качества. Всяка от тях има свои собствени волеви и емоционални нагласи, светоглед, ценностни ориентации и идеологически насоки. Проявата на някое от тези качества позволява известна степен на разкриване на духовния свят на партньора и е елемент от съдържанието на междуличностното духовно взаимодействие.

Комуникация между специалистите

Запазването на толерантност един към друг е трудно. Въпреки това всеки от нас трябва да разбира отлично, че всички хора са различни и е необходимо да възприемаме другия човек такъв, какъвто е.

Това се посочва и от морално-психологическата основа на професионалното и деловото общуване на учителя, който в контакта със своя ученик трябва преди всичко да проявява толерантност. Същността на този вид общуване се състои в прилагането на принципите на преподаване по такъв начин, че да се създадат оптимални условия за изразяване на децата и усвояване на култура на достойнство, като се изключи страхът от грешен отговор. Толерантността през 21-ви век е един от начините за създаване на хармонични отношения, които позволяват на човека да се интегрира по-лесно в обществото.

Педагогическото общуване с учениците трябва да бъде преди всичко продуктивно. Основната му цел е двойна. т.е. както за преподавателя, така и за ученика. Но положителни резултати могат да се постигнат само ако учителят вземе

• уважение към духовния свят на детето;
• интерес към това, което ученикът смята за ценно за себе си;
• Уважение към индивидуалността на ученика с всички негови лични качества.

Деловата комуникация на преподавателя трябва да се придържа към следните принципи

• ненасилие (даване на правото на ученика да бъде такъв, какъвто е);
• Уважение към работата на детето в процеса на учене;
• уважение към сълзите и неуспехите на ученика;
• безусловна любов към детето;
• зачитане на личността на ученика;
• компромис;
• разчитане на положителните черти на характера на детето.

здравеопазване

Като пример за професионално общуване, разгледайте и основите на деловото общуване в работата на медицинския регистратор. Това е човек, който трябва да общува с хора, които искат помощ. Ето защо е толкова важно те да са възможно най-компетентни. Не забравяйте, че преговорите са диалог. Когато преминат към монолог (от едната или от другата страна), не е възможно продуктивно сътрудничество. А това изисква от медицинския секретар да умее да изслушва и да задава правилните въпроси в правилния момент. Не отклонявайте разговора от лицето и дайте възможност за максимално изясняване на обсъжданата тема.

За да започне да изслушва ефективно посетителя, медицинският регистратор трябва да:

1. Спрете да говорите. В края на краищата просто не е възможно да се произнася реч и да се слуша едновременно. На говорещия трябва да се помогне да се отвори, за да се почувства спокоен.
2. Покажете на посетителя готовността си да го изслушате. Действайте с максимална ангажираност. Слушайки човек, трябва да се опитаме да го разберем, а не да търсим причини за възраженията му.
3. Премахване на дразнителите. Това изисква да спрете да чукате по масата, да премествате документи, да не се разсейвате с телефонни обаждания.
4. Съчувствайте на говорещия и се опитайте да се поставите на негово място.
5. Бъдете търпеливи. Не бива да се опитвате да пестите време и да прекъсвате лицето.
6. Въздържайте собствените си емоции. Ако човек е раздразнен, той може да придаде на думите погрешно значение.
7. Избягване на критики и спорове. В противен случай говорещият ще се защити и просто ще спре да говори.
8. Задавайте въпроси. Те ще помогнат за успокояване на посетителя, тъй като той ще разбере, че е изслушан. Задавайте въпроси през 30% от времето на интервюто.

Както можете да видите, характерът и съдържанието на бизнес комуникацията във всяка област на дейност са различни. Всички те се изследват от специалисти в областта на философията, етиката, социологията и психологията. Неслучайно в университетската програма е включена нова дисциплина, наречена "Бизнес комуникации". В него се разглеждат етичните и психологическите - или по-точно организационните и моралните - проблеми на официалната комуникация. Дисциплината разполага със собствени учебници по темата. Една от тях е написана от А.С. Ковалчук. Основите на бизнес комуникацията са разгледани в този наръчник по достъпен начин.

В книгата са посочени условията и факторите за оптимална работа за създаване на очарователен образ. Също така в този труд, озаглавен "Основи на имиджовата и бизнес комуникация", авторът разглежда как да се използват резултатите от тези дейности. Освен за студентите, подобен учебник може да представлява интерес и за хората, които търсят път към себеизразяването, както и за тези, които упражняват професии, чийто успех зависи от реализирането на творческите им способности.