Проектиране на организационни структури: методи, принципи, стъпки и елементи

Организационното проектиране е поетапна методология, която идентифицира нефункционалните аспекти на работния процес, процедурите и системите, пренарежда ги в съответствие с настоящите бизнес реалности и цели и след това разработва планове за прилагане на новите промени. Процесът има за цел да подобри както техническите, така и човешките ресурси в бизнеса.

За повечето компании процесът на проектиране води до по-голямо организационно подобрение, по-добри резултати (рентабилност, обслужване на клиенти, вътрешни операции) и служители, които са овластени и ангажирани с бизнеса.

Отличителна черта на процеса на проектиране е интегрираният и холистичен подход към организационното подобрение, който засяга всички аспекти на корпоративния живот, така че можете да постигнете следните ползи, когато разработите правилната методология:

1. Отлично обслужване на клиентите.
2. Повишена рентабилност.
3. Намалени оперативни разходи.
4. Подобрена ефективност и време на цикъла.
5. Култура на отдадени и ангажирани служители.
6. ясна стратегия за управление и развитие на бизнеса ви.

Дизайнът се отнася до интеграцията на хората с основните бизнес процеси, Технологии и системи. Добре проектираната организация гарантира, че формата на компанията съответства на нейната цел или стратегия, отговаря на предизвикателствата, свързани с бизнес реалностите, и значително увеличава вероятността колективните усилия на хората да бъдат успешни.

С разрастването на компаниите и усложняването на външната среда бизнес процесите, структурите и системите, които някога са работили, се превръщат в пречки пред ефективността, обслужването на клиентите, морала на служителите и финансовата рентабилност.

Организациите, които не се обновяват периодично, страдат от симптоми като

1. Неефективен работен процес с разбивки и стъпки без добавена стойност.
2. Прекомерни усилия ("нямаме време да направим нещо правилно, но имаме време да го направим отново").
3. Фрагментирана работа с малко внимание към доброто като цяло.
4. Липса на знания и ориентация към клиента.
5. Липса на отговорност ("Това не е моя работа").
6. Прикриване и обвиняване, а не идентифициране и решаване на проблемите.
7. Закъснения при вземането на решения.
8. Хората нямат информация или авторитет За решаване на проблеми.
9. Ръководството, а не служителите от първа линия, отговаря за решаване на проблеми, Когато нещата се объркат.
10. Извършването на нещо отнема много време.
11. Системите не са добре дефинирани или засилват неподходящото поведение.
12. Недоверие между работниците и ръководството.

Използвани методи

Важно е да се има предвид, че са включени различни системи на взаимодействие. Въпреки че процесът на проектиране на организационни структури се адаптира към размера, сложността и нуждите на всяка фирма, той не се ограничава до вътрешните искания на висшето ръководство. Всеки път на решение се разработва индивидуално. Самата система е изградена на базата на следните методи, които ще бъдат изброени по-долу.

1. Харта на процеса на планиране

Като висши мениджъри сте се събрали, за да обсъдите текущите бизнес резултати, състоянието на фирмата, изискванията на околната среда и необходимостта да започнете процеса. Какви следващи стъпки да предприемете? Определяте хартата на процеса на организационно проектиране. Той включва "причината за промяната", желаните резултати, обхвата, разпределението на ресурсите, графика, участието, комуникационната стратегия и други параметри, които ще ръководят проекта.

От време на време управлението може да премине през стратегически процес планиране или процес на изграждане на екип преди започване на инициатива за промяна на проект, в зависимост от това колко ясно разбират стратегията си и колко добре работят заедно в екип.

2. Разработване на нови политики

Ръководният екип (или други служители, които са били поканени да участват в процеса), гледа напред и проектира организационни структури, които включват препоръки за "идеалното бъдеще". На това ниво етапите на процеса включват

1. Определяне на вашия основен организационен принцип.
2. Оптимизиране на основните бизнес процеси, които водят до приходи или резултати за клиентите.
3. Документиране и стандартизиране на процедурите.
4. Организация на хората около ключови процеси. Определяне на числеността на персонала, необходими за основна дейност.
5. Определяне на задачите, функциите и уменията. Какви са показателите за ефективност за всяка функция на екипа? Как се оценяват и отчитат?
6. Определяне на оборудването, разположението и нуждите от персонал на различните групи и звена в организацията.
7. Определяне на помощните ресурси (финанси, продажби, персонал), мисията, персонала и мястото, където трябва да бъдат разположени.
8. Определяне на управленска структура, която осигурява стратегическа, координационна и оперативна подкрепа.
9. Подобряване на системите за координация и развитие (набиране на персонал, обучение, информация), възнаграждение, обмен на информация, поставяне на цели).

В определен момент процесът на проектиране се превръща в планиране на прехода, тъй като се определят критични дати за изпълнение и се създават конкретни планове за действие за новия проект.

Ключова част от тази стъпка е да информирате другите в организацията за напредъка. Разработва се комуникационен план, който запознава хората със случващото се. Образованието води до осъзнаване, а приобщаването на всички е началото на ангажираността.

3. Изпълнение на проекта

Сега задачата е проектът да се приложи на практика. Методите за организационно проектиране винаги трябва да включват елементи на изпълнение. Без тях задачите няма да бъдат изпълнени. Хората се организират в естествени работни групи, които усвояват нов план, умения за работа в екип и формиране на инициативни групи. Изследват се нови работни роли и се установяват нови взаимоотношения в рамките на звеното и извън него.

Оборудването и съоръженията се преместват. Променят се и се адаптират системите за възнаграждение, системите за изпълнение, обменът на информация, вземането на решения и системите за управление. Отчасти това може да стане бързо. Някои компании може да се нуждаят от повече подробности и да бъдат прилагани в по-дълъг период от време.

Основни принципи

Методите за организационно проектиране изпълняват различни бизнес функции. Те са създадени, за да задоволят конкретни мотиви. Следва да се положат усилия за привеждане на организационната структура в съответствие с променящите се нужди. Добрата система не само улеснява комуникацията, но и повишава ефективността в различните сегменти. Ето защо е важно да се обърне внимание на принципите при проектирането на.

1. Насърчаване на ефективността

Разработването на организационна структура за дадена компания включва някои положителни елементи за служителите. В замяна можете да получите положителен отговор от служителите. Основната цел на организационната структура е да осигури ефективност на различните функции. Нищо не е оставено на случайността по систематичен начин, а всяко действие е координирано, за да се извлече най-доброто от него.

Членовете на ЕП се стремят да максимизират производството на стоки и услуги от дадени ресурси. Полагат се усилия за систематичен, рационален и координиран контрол на различните отпадъци и загуби. Различни организационни модели са разработени, за да осигурят ефективни операции. Мотивирани са да постигнат поставените цели.

2. Комуникация

Проектирането на организационната структура на компанията включва и контактната точка във всички области. Комуникацията е проблем номер едно във всяка организация. Добрата структура осигурява подходящ канал за комуникация между работещите в организацията. Установените отношения на докладване и йерархията на лицата, които докладват, също са посочени в една добра структура. Необходима е хоризонтална, вертикална и странична комуникация, която се осъществява чрез добре планирана структура.

3. Оптимално използване на ресурсите

Доброто разпределение на ресурсите също така помага за най-доброто им използване. Организационният дизайн придава по-голямо значение на дейностите за постигане на общи цели. Дейностите се подреждат според тяхната важност в системата и се правят препоръки за разпределение на ресурсите. Оптималното разпределение на активите е важно за растежа на бизнеса.

4. Удовлетвореност от работата

Добре разработената организационна структура на организацията осигурява ясна разпределение на задълженията и отговорностите на различните служители в предприятието. Работните места се разпределят в зависимост от техните знания, опит и специализация. На хората се дава възможност да обяснят работата си. Когато хората са в състояние да работят в рамките на определените граници, ще има удовлетворение от работата.

5. творческо мислене

Принципите на организационното проектиране могат да включват клауза, даваща на хората свободата да планират и вършат работата си. Позволява на индивида да мисли и да разработва нови и по-добри начини за действие. Организационната структура се опитва да постави хората там, където са най-подходящи. Много хора са допринесли за развитието на управленското мислене чрез творчеството си в някоя част на компанията.

6. Улесняване на управлението

Принципите на организационния дизайн също се основават на оптимизирането на този процес. Има много на хората, работещи в бизнеса. Тяхната функция трябва да бъде определена, а отговорностите ще бъдат разпределени в съответствие с изискванията на организацията. Добрата структура ще спомогне за установяване на взаимоотношения между хората, работещи на различни позиции. Организационна система - е механизмът, чрез който ръководството насочва, координира и контролира дейностите на различните лица.

Добре разработената структура ще ви помогне да управлявате и ръководите бизнеса. Гарантира се, че нито една дейност не остава без надзор и работата се разпределя според възможностите на лицата, които я извършват. Добре обмислените стъпки в организационното проектиране са отлична помощ за добро управление. Обмислете тези.

Етапи на проектиране

Създадената система трябва да отговаря на изискванията на бизнеса. Тя трябва да осигури оптимално използване на работната сила и изпълнение на различните функции по подходящ начин. Необходими са хармонични взаимоотношения между хората на различни позиции. Проектирането на структурата е важна задача, която трябва да се обмисли внимателно. Основните точки, върху които ще се развива цялостното планиране, са следните.

Стъпка 1: Определяне на дейността

Трябва да се определят дейностите, които ще се извършват за постигане на целите на фирмата. Необходимо е също така да се определят функциите, които трябва да се изпълняват за постигане на различните цели, и дейностите, свързани с тези функции. Без този етап от организационното проектиране мениджърите няма да получат желаните резултати.

Основните дейности са разделени на няколко поддейности от всеки сектор. При определянето на дейностите трябва да се направи следното имайте предвид, че при нито една от тях не е избегнато дублиране и различните функции се изпълняват координирано.

Стъпка 2: Групиране на дейностите

Тясно свързани и сходни дейности се групират за отдели и различни клонове. Координацията между дейностите може да се постигне само чрез правилно натрупване на. Групираните дейности могат да бъдат възложени на различни позиции. Делегирането на правомощия на отделни лица създава власт и отговорност. Този фактор при проектирането на организационни структури помага да се увеличи значението на даден служител. Правомощията се делегират на по-ниски нива в различните отдели и се установява отговорност.

Стъпка 3: Делегиране на правомощия

Делегирането е административен процес, при който хората правят нещо друго, като им се възлагат отговорности. Когато в организацията се създават различни длъжности, на тези лица се възлагат работни места. Необходим е авторитет, за да се свърши работата. Правомощията се делегират на различни хора в съответствие с разпределението на отговорностите. Окончателният етап на проектиране на структурата на организационното управление трябва ясно да отразява това. В процеса на делегиране на задача в организацията се създават правомощия - система, която определя кой с кого ще взаимодейства официално.

Характеристики на една добра система

Проектирането на организационната структура предполага, че създаденото звено трябва да отговаря на различните нужди и изисквания на фирмата. Струва си да се има предвид, че всяко предприятие има своя уникална форма на управление. Ако характеристиките се разглеждат като цяло, те се обобщават, както следва.

1. Ясна линия на подчинение

Основното проектиране на организационни управленски структури започва със създаването на основна йерархия. Трябва да има ясно разграничение на правомощията от горе до долу. Делегирането на правомощия следва да се извършва поетапно и да съответства на естеството на възложената работа. Всички в организацията трябва да познават напълно работата и правомощията, делегирани на лицето. Без тази яснота ще възникнат объркване, спорове и конфликти.

2. Адекватно делегиране на правомощия

Предизвикателствата при проектирането на организационни структури допълнително включват правилното разпределение на отговорностите. Делегирането на правомощия трябва да е в съответствие с установените отговорности.

Ако няма достатъчно енергия за изпълнение на възложената задача, работата няма да бъде завършена. Понякога мениджърите възлагат задачи на подчинените си, без да им дават съответните правомощия, което показва липса на вземане на решения на тяхна страна. Неподходящите задачи ще създадат проблеми на подчинените, защото те може да не са в състояние да изпълнят изискванията.

3. По-малко нива на управление

Елементите на организационния дизайн трябва да изключват сложни модели. Нивата на управление следва да бъдат намалени, доколкото е възможно, но в разумни граници. Колкото по-голям е броят на тези нива, толкова по-големи са закъсненията при адресирането на. Предаването на решенията отгоре надолу ще отнеме повече време.

По същия начин информацията от по-ниските нива ще достигне до върха за по-дълго време. Броят на управленските нива зависи от естеството и мащаба на операциите. Не може да се определи конкретен брой структури за всеки проблем, но трябва да се положат усилия те да бъдат сведени до минимум. Подобна рационализация ще намали разходите за време.

4. Обхват на управление

Процесът на проектиране Организационни структури на управлението следва да включва и надзорни функции. Степента на надзор се отнася до броя на хората, които мениджърът може да контролира пряко. Дадено лице трябва да контролира само толкова подчинени, с колкото може да общува пряко.

Броят на хората, които трябва да бъдат контролирани, не може да бъде определен универсално, защото зависи от естеството на работата. Трябва да се положат усилия за поддържане на добре управляван екип под надзор, в противен случай ще има неефективност и ниска производителност.

5. Простота и гъвкавост

Подходите за проектиране на организационни структури не трябва да се усложняват. Не добавяйте ненужни нива на управление. Добрата структура трябва да избягва двусмислието и объркването. Системата трябва да бъде гъвкава, за да се адаптира към променящите се нужди.

Възможно е да има разширяване или диверсификация, което би наложило прекласифициране на задълженията и отговорностите. Организационният дизайн трябва да може да включва нови промени, без да се променят основните елементи. Това няма да промени всичко, което вече е въведено.

Основни елементи

Анализът на организационния дизайн трябва да покаже стратегия за разпределение на талантите в рамките на компанията. Дали това внедряване постига своята бизнес цел, зависи отчасти от силата на цялата вътрешна система. Организационният дизайн създава работни взаимоотношения между хората, определя границите на отговорностите и определя кой пред кого е отговорен.

Има Няколко начина за структуриране компания. Правилните принципи за проектиране на организационни управленски структури произтичат от нуждите и стремежите на фирмата. надграждайте върху това, за да насърчавате правилните хора.

1. Стратегия

Най-добрият подход към организационното проектиране взема предвид стратегическите планове на фирмата. Междувременно тези мерки произтичат от визията на компанията. Мисията - причината за съществуването на предприятието - е целта на предприятието.

Визията е крайното постижение на компанията, реализацията на целите. Цялата стратегия се опитва да реализира визията, а организационната структура трябва да подкрепя тези усилия. Например компания, която реши да навлезе на чужди пазари, може да се консолидира в географски подразделения. Промените в стратегията изискват актуализиран структурен проект

2. Фактори на околната среда

Бизнес средата, в която работят служителите, не може да бъде пренебрегвана от организационните специалисти. Непредсказуемата, бързо променяща се система изисква гъвкавост, адаптивност и сътрудничество между отделите.

В такава ситуация организационният дизайн на управленската структура на механично предприятие ще ограничи сръчността и отзивчивостта на персонала. Вместо това разработчиците могат да изградят органична хоризонтална система, която съгласува нивата на управление и децентрализира вземането на решения. В същото време стабилната среда позволява използването на инструменти за управление, ясно определени задачи и централизирана власт в механична структура с нейните вертикални нива на нарастваща власт.

3. размер на компанията

Малките компании с малко хора често изпълняват различни функции, държат се неформално и не пишат много правила. Тъй като едно предприятие възниква органично, би било грешка да се опитваме да му наложим формална, механична структура. В този случай проектирането на организационната структура и система не трябва да включва императивни и консервативни елементи на вътрешните операции.

Това би било безполезно упражнение. Освен това ненужната бюрокрация може да възпрепятства за извършване на операции. Големите организации се нуждаят от повече контрол и надзор. Механичната структура създава ясна отчетност и отговорност и затова е подходяща за компании с много служители.

4. Възраст на компанията

Малкият размер на фирмата в началото на нейния живот осигурява органична структура, която насърчава гъвкавостта и способността за реагиране. Когато фирмата се развива и разширява, тя започва да:

• да се механизира чрез добавяне на правила, политики и процедури;
• поставяне на ясно определени цели;
• въвеждане на широкообхватни вътрешни системи за управление и вериги на подчинение.

Накратко, зрелостта поражда бюрокрация. Колкото по-стара е компанията, толкова по-вероятно е вътрешната система да стане тромава, създавайки пречка за иновациите, адаптивността и бързата реакция. Процесът на организационно проектиране трябва да отчита степента, в която старата фирма трябва да се преструктурира, за да намали механичната си система. В противен случай могат да възникнат сериозни проблеми с управлението и персонала.

Структурни проекти

Структурните проекти имат своите плюсове и минуси, така че дизайнерите трябва да обмислят внимателно всяка стъпка. Две общи теми тук са функционалните и дивизионните разделения. Функционалната структура създава разделения по дейности като производство, маркетинг и финанси.

Групираните дейности повишават ефективността, но могат да доведат до бариери между отделите. Структурата на подразделението групира хората според продукта, клиента или географското местоположение, като на практика създава малки компании със собствени маркетингови, финансови и производствени възможности. Това прави отделите целенасочени и бързо реагиращи, но дублира бизнес дейности между отделите и в рамките на компанията като цяло.

Диаграма на видовете управление

Организационната схема е визуално представяне на формален тип дизайн. Планът показва структурата на организацията, връзките и относителните нива на позициониране на всеки отрасъл. Той помага за организиране на работното място, като очертава насоките на контрол за подчинените.

Дори малка фирма с един човек може да използва някаква форма на организационна схема, за да види какви функции трябва да се изпълняват. Това планиране и структури на визията работа и помага за реализирането на всички цели и за разрешаването на евентуални проблеми в комуникацията.

Организационните схеми имат следните предимства:

1. Ефективно предаване на организационна, патентована и корпоративна информация.
2. Позволяват на мениджърите да вземат решения за ресурсите, да предоставят рамка за управление на промените и предаване на оперативна информация в цялата организация.
3. Всичко, което трябва да се случи в бизнеса, е прозрачно и предвидимо.
4. Осигуряване на бърз заместител на официалната йерархия в бизнеса.
5. Казва на всички в организацията кой за какво е отговорен и се отчита.

Разбира се, организационните типове дизайн имат няколко ограничения:

• Те са статични и негъвкави, често остарели, тъй като фирмите се променят и преминават през фази на растеж.
• Те не помагат да се разбере какво наистина се случва в една неформална организация. Реалността е, че организациите често са доста хаотични.
• Те не могат да се справят с променящите се граници на фирмата поради аутсорсинга, информационни технологии, стратегически съюзи и мрежови икономии.

На ранните етапи предприятията могат да изберат да не създават официална организационна структура. Въпреки това фирмата трябва да съществува и без изричен план, за да бъде успешен процесът на развитие. Повечето малки предприятия намират организационните схеми за полезни, тъй като те помагат на собственика или управителя да следи растежа и промените във всеки отрасъл и направление.

Заключение

Този подход на проектиране води до значителни подобрения в качеството, обслужването на клиентите, намаляване на времето за цикъл, намаляване на текучеството и отсъствията, увеличаване на производителността от 25 до поне 50 %. Добрата новина е, че планът може да се използва за почти всеки вид и размер бизнес. Времето, необходимо за завършване на даден проект, варира в зависимост от характера, размера и ресурсите на фирмата. Големи и сложни проекти могат да бъдат завършени в рамките на няколко дни. Малките фирми изискват много по-малко време и ресурси.