Адаптивни организационни управленски структури: основни видове и техните характеристики

Адаптивните организационни структури са гъвкави структури, които се характеризират с липса на ясна бюрократична регулация, подробно разделение на работата. Те се характеризират с известна размитост и гъвкавост на управленския апарат, децентрализация на процеса вземане на решения, и индивидуалната отговорност на всеки член на организацията за цялостния резултат.

Характерни особености на адаптивните структури

Адаптивните организационни структури се характеризират с някои отличителни характеристики. А именно:

• Възможността за бързо и сравнително "безболезнено" променят формата си в отговор на променящите се условия на околната среда.
• Липса на твърдо бюрократично регулиране на дейностите на ръководството, относителна свобода на действие и творчество на ръководителя.
• Липса на дълбока специализация на организацията, което води до отвореност към експериментиране.
• Способност за бързо изпълнение на сложни програми и проекти.
• За изпълнение на проекти (програми) или решаване на проблеми налагат се ясни ограничения във времето.
• Създават се временни органи за управление, които се разпускат, след като се постигне желаната организационна позиция.
• Опростеност на организационната структура, която се изразява във възможно най-малък брой нива на управленската йерархия.
• Най-краткият път за движение на информацията между звена, проектни екипи или отделни служители (това свежда до минимум риска от загуба и изкривяване на ценни данни).
• Висока степен на независимост на преките ръководители при вземането на решения.
• Решенията, взети на по-ниски управленски нива, са не по-малко значими от тези, взети от висшето ръководство.
• Висока степен на интеграция на персонала в процеса на управление на фирмата.
• Ограничен жизнен цикъл (като правило гъвкавите органични адаптивни организационни структури се прилагат за времето на съществуване на даден проблем или задача).
• Голямо значение на човешкия фактор (т.е. на служителя се гледа не само като на работна сила, но и като на като физическо лице).

Организационна структура на проекта

Организационните структури на проекта са временни. Те се създават за времето на изпълнение на организационна задача (разработване и изпълнение на проект). Същността на тази структура е да се събере екип от квалифицирани специалисти, които ще работят по задачата за ограничен период от време. Има определено ниво на качество на работата и определена рамка на ресурсите (материали и работна ръка).

Обикновено в големите компании на висшето ръководство се възлагат множество отговорности за проекти. Тъй като не е възможно ръководителят на проекта да изпълнява сам всички задачи, за всеки отделен проект се създава специална организационна структура. Назначава се ръководител на проекта, който определя визията и целите, подбира специалистите и разпределя задачите между тях, координира и контролира дейностите.

Когато проектът приключва, структурата се разпада. Участниците се връщат на предишните си длъжности или преминават към нови проекти (ако са служители на пълно работно време), или напускат организацията (ако имат срочен договор).

Предимства на организационната структура, основана на проекти

Организационната структура, базирана на проекти, има редица ясни предимства. А именно:

• чрез интегриране на разнообразните усилия на компанията тя може да постигне по-добри резултати в даден проект;
• интегриран подход за решаване на проблеми и решаване на проблеми;
• Усъвършенстване на дейностите на мениджърите, свързани със създаването на проектни екипи;
• максимални усилия за решаване на поставената задача;
• висока степен на гъвкавост, която се изразява в способността за бързо адаптиране към променящите се условия на вътрешната или външната среда;
• Висока степен на лична отговорност както от страна на ръководителя на проекта, така и от страна на другите участници.

Недостатъци на организационната структура, базирана на проекти

Този тип адаптивна организационна структура има и някои недостатъци. Това са основните от тях:

• с няколко проекта, ресурсите на организацията са разпокъсани, което затруднява функционирането и развитието ѝ като единна структура;
• Тъй като не е устойчива, тя дезориентира служителите и ги затруднява да разберат своето място в организацията;
• ръководителят трябва не само да управлява самия проект, но и да регулира позицията на подчинената му група в организационната структура на предприятието;
• трудности при използването на специалисти за бъдещето;
• ако има няколко проектни структури, може да възникне дублиране на функции.

Матрична организационна структура

Сред адаптивните организационни структури матричната структура е доста разпространена и в същото време най-сложна. Това предполага фиксиране на двете направления на управление - вертикално и хоризонтално. Структурата възникна поради спешната необходимост от осъществяване на бързи промени, без да се намалява ефективността на работната сила. Матричните структури се появяват за първи път в космическата индустрия.

Вертикално управление - висшето ръководство контролира работата на функционалните звена. Хоризонталното управление предполага управление на отделни проекти. Ръководителите на проекти определят приоритета и времето за изпълнение на задачите, докато ръководителите на звена имат право да избират методологията на работа и да назначават служителите. Служителите на организацията (т.е. участниците в проекта) са еднакво подчинени на двама ръководители (като по този начин се формира двойна система на отчитане).

Матричната структура се формира чрез налагане на проектната структура върху постоянната организационна структура на компанията (линейно-функционална). Предизвикателството пред висшето ръководство е да поддържа баланс в тази област "дизайни".

Различават се два вида матрични организационни структури. Първата предполага взаимодействие на ръководителя с няколко групи подчинени (постоянни членове на екипа на проекта и служители от други функционални подразделения, чиято подчиненост е ограничена, като се запазва подчинеността на главния ръководител). Вторият включва временно подчинение на ръководителя на проекта на изпълнители от определени функционални звена.

Предимства на матричната организационна структура

Този тип адаптивни организационни структури има редица ясни предимства. А именно:

• тясно консолидиране на различни звена и видове дейности организация;
• Качествено едновременното изпълнение на по-голям брой проекти в сравнение с проектните и бюрократичните структури;
• Повишаване на степента на взаимодействие между различните функционални звена;
• Основното предназначение на магданоза е да стимулира управленския апарат, като му позволи да работи в тясно сътрудничество с функционалните звена;
• Включване на мениджъри и служители на всички нива в творчески дейности за генериране и прилагане на нови идеи;
• Намаляване на тежестта върху висшето ръководство чрез делегиране на част от правомощията на средното ръководство, като същевременно се запазва контролът върху ключовите решения;
• засилване на чувството за лична отговорност на ръководителя за изпълнението на проекта като цяло и на отделните му елементи;
• висока степен на гъвкавост и координация на функциите;
• преодоляване на комуникационните бариери в рамките на организацията, без да се нарушава функционалната специализация;
• Повишаване на ефективността на използване на ресурсите чрез подобряване на качеството на текущото управление;
• по-голяма маневреност на ресурсите за едновременното изпълнение на няколко проекта;
• по-голяма възможност за въвеждане на нови и ефективни методи на управление;
• Относителната автономност на проектните екипи насърчава работниците да развиват нови умения в областта на вземането на решения и бизнес операциите;
• Бърза реакция на промените във външната среда.

Недостатъци на матричната организационна структура

Но има и негативни аспекти, които правят специалистите скептични. Ето и основните недостатъци на матричната система организационна структура управление:

• нарушаване на принципа на едноличната власт поради двойна отчетност;
• сложност и неудобство на структурата
• при неясно разпределение на правата и отговорностите в матрична система има тенденция към анархия;
• Големият брой мениджъри води до увеличаване на конфликтите и до по-високи режийни разходи;
• Тъй като правомощията не са ясно делегирани, може да се стигне до съперничество за власт между ръководителите на проекти и ръководителите на звена;
• Използването на матрична структура може да доведе до двусмисленост и разпределение на отговорностите, което пречи на постигането на висококачествени резултати;
• разчупване на традиционната система на взаимоотношения между отделите;
• Конфликт между ръководителите на проекти поради липса на ресурси;
• реалният контрол върху работата на звената и проектните екипи е значително затруднен
• нарушаване на работата на звеното поради продължително отсъствие на специалисти, участващи в изпълнението на програми и проекти;
• неефективни по време на криза;
• Трудности при прилагането на структурата на практика поради необходимостта от допълнително обучение и развитие на подходяща организационна култура.

Мрежова организационна структура

най-модерната адаптивна организационна структура е мрежовата структура. Той противопоставя йерархията на длъжностите и функционалното разделение на интелектуалното сътрудничество и работата в мрежа. тази промяна се дължи на факта, че интелектуалният капацитет е заменил материалните активи като глобален ресурс.

Йерархичните организационни структури на управление стават все по-малко подходящи. Факт е, че те се появиха в момент, когато икономическа среда Липсват критични несигурности на развитието. Това е време на глобална несигурност, която принуждава мениджърите непрекъснато да се учат как да решават нови проблеми. Случаите на свободни професии зачестяват и поради това традиционните механизми за управление се оказват неефективни.

В мрежовата организационна структура всяко управленско звено не се разглежда като самостоятелна единица, а като споделен ресурс. Разделите се допълват взаимно, което повишава цялостната полезност на работата. По този начин йерархията на управлението се размива и всички мениджъри са равнопоставени като притежатели на знания, опит, капитал и т.н. Но това може да се осъществи само чрез работа в мрежа.

Преходът към йерархична организационна структура на управление се осъществява постепенно на няколко етапа. Първо, функционалните звена се трансформират в проблемно ориентирани екипи, ръководени от мениджъри, които могат да бъдат и членове на висшето ръководство. На следващия етап мениджърите се отказват от ключова роля в своите екипи, като запазват влиянието си. Стават по-скоро специалисти, отколкото мениджъри. Управлението не е допълнение, а помощна база за производствения процес. По този начин директното свързване в мрежа замества остарелите бюрократични структури.

Важна характеристика на този тип адаптивни структури е, че управлението може да се превърне във виртуален ресурс, който може да се използва без пряк контакт. Виртуалният мениджър е по-мобилен и достъпен. Освен това цели организации могат да мигрират към виртуална среда. Това е оптималното решение в постоянно променяща се среда.

Предимства на мрежовата структура

Могат да се посочат няколко предимства на мрежовата организационна структура на управление. А именно:

• Светкавично реагиране на промените във вътрешната и външната среда;
• възможност за избор на дейности с най-висок приоритет в даден момент;
• значително намаляване на разходите и осезаемо увеличаване на приходите;
• елиминиране на вероятността от дублиране на управленски и изпълнителни функции;
• Възможности за вътрешно- и междусекторни партньорства.

Недостатъци на мрежовата структура

Но структурата за управление на мрежата има и недостатъци. Ето основните от тях:

• Нарушаване на принципите на организационната сегментация;
• повишени рискове, свързани със зависимостта от човешките ресурси и високата вероятност от текучество на персонала
• Липса на гарантирана социална и материална подкрепа за мрежовите организационни единици.

Организационна структура с пръстен

Адаптивните организационни структури включват също и пръстен. Тази концепция е една от най-новите и датира от 80-те години на миналия век. При него на всяко управленско ниво се създава съвет, включващ ръководителя и представители на различните отдели (обикновено едно ниво по-долу и едно ниво по-горе). Ръководител на определено ниво може да участва в няколко управителни съвета едновременно, като по този начин свързва нивата в една система, която е известна като пръстеновидна система.

Като се има предвид опитът на организациите, които вече са приложили такава система за управление, може да се заключи, че нейната ефективност, подобно на другите основни видове адаптивни структури, е. Този механизъм гарантира, че изпълнителите на всички нива са ясно запознати с целите и задачите на висшето ръководство. А висшето ръководство от своя страна разбира нуждите и проблемите на служителите от всички отдели и служби.

Централизация и децентрализация

Оптималният баланс между централизацията и децентрализацията играе важна роля при формирането на организационната структура на управление на дадена организация:

• Централизирана организация е тази, в която на най-високото ниво на управление са предоставени възможно най-големи правомощия по отношение на основните управленски решения. Този подход увеличава максимално контрола и координацията на служителите на всички нива и значително намалява грешните решения и степента на неблагоприятните последици от тях. Освен това високата степен на централизация на практика елиминира дисбаланса в ресурсите и предоставянето на информация от различните отдели.
• Децентрализирана организация е тази, в която управленските правомощия са разпределени равномерно между различните нива на управление. тази система е характерна за големите предприятия, които трудно се управляват чрез строга централизация, тъй като трябва да обработват огромни количества информация и да вземат огромен брой решения. Децентрализацията позволява на мениджъра, който е най-близо до проблема, да вземе изпълнително решение. Освен това децентрализацията насърчава ангажираността и отговорността. Насърчава формирането на качествени човешки ресурси (по-специално управленски персонал).

На практика никоя организация не е напълно централизирана или напълно децентрализирана. Обикновено има федерална децентрализация. Това означава, че важните решения се вземат от висшето ръководство, а оперативните задачи се оставят на преките ръководители. Но съвременните адаптивни организационни структури се характеризират с нарастваща степен на децентрализация.

Необходимост от приемане на адаптивни системи

Между бюрократичните и адаптивните организационни структури в националната икономика, първите за съжаление продължават да преобладават. Въпреки това прилагането на подходяща съвременна организационна структура не гарантира успех (докато изборът на неправилна организационна структура е гаранция за неуспех).

Проблемът с избора на организационни структури в национален контекст е свързан с кризисните явления и нестабилността в икономиката. В този контекст си струва да се отбележи следното:

• Необходимо е често да се променят стратегиите, целите и принципите на организациите, за да съответстват на постоянно променящата се външна среда. Системата трябва също така да гарантира, че стоките и услугите се създават възможно най-бързо и след това се предлагат на пазара. За съжаление, старите бюрократични структури не са адаптирани към това.
• Важно е ръководителите да признаят, че корпоратизацията е антипод на автономността и независимостта. Това прави мениджърите финансово отговорни пред собствените си служители, както и пред външните инвеститори.
• организацията трябва да бъде привлекателна както за обществеността, така и за правителството. Благоприятният имидж подобрява възможностите за привличане на инвестиции. Гъвкавата и отворена адаптивна организационна структура е особено благоприятна за положителен имидж.
• Осигуряването на финансова стабилност на една организация изисква диверсифициран подход към производството, както и намиране на нови области за търговски дейности. Така, организационна система Тя трябва да бъде достатъчно гъвкава, за да реагира бързо на отрицателни влияния и да се преориентира към прилагането на новата идеология.