Електронните записи са... Понятие, видове и средства за съхраняване на информация

В света се случват много неща. Информацията се приема и предава. Но е много важно тази информация да бъде запазена. Писането на хартия е първият начин за съхраняване на информацията. От древни времена съществуват архиви. Благодарение на тях е известна голяма част от историята на предишните години. В съвременния свят е прието информацията да се оставя за използване в компютър или по електронен път. Това съхранение се извършва чрез специални документи. Те се наричат електронни архиви. По-нататък разглеждаме принципа на тяхната организация, правилата за използване и видовете.

Концепцията

Така че архивът е организация, която съхранява, събира и поддържа записи на определени документи. Това може да бъде информация, свързана с дадено лице или институция.

Електронните архиви са система за съхранение на информация, която позволява да се автоматизират и подобрят работните процеси в предприятието. Това може да бъде счетоводна, техническа, документация за персонала или друг вид документация. Това улеснява намирането на необходимите документи и освобождава много място. Нека разберем защо е необходим файлът.

Нуждата от архив

За какво ви е необходим електронен архив на фирмените документи:

• За съхранение на важни данни. Правилно конфигурирана система осигурява надеждна сигурност. Елиминира се възможността за загуба при транспортиране, предаване или пожар.
• Значително ускоряване на процеса на търсене на необходимия документ с помощта на режима за автоматично търсене. Времето за търсене на информация се намалява.
• Гарантира контрол на достъпа, целостта на документите и предотвратява неоторизирани промени. Правата за използване могат да бъдат ограничени, което позволява да се контролират всички действия.
• Всички документи са организирани.
• Разработване на стандарти, класификация и подредба на документите за компанията. Възможност за създаване на единна база за организацията на всяко ниво. Икономически ефективно решение за големи компании.
• Практически. Лесно управление на всеки документ. Лесен достъп.

Действия на системата за електронен архив

Основни действия на електронния архив:

1. Съхраняване на документацията.
2. Регистрация.
3. Предоставяне на необходимите данни.
4. Възможност за използване на информацията, както и за редактиране по ваше желание.
5. Управление на информацията според изискванията.
6. Работа в екип с документи.

Нека добавим още няколко важни функции към архива:

• Въвеждане на необходимия документ и запазването му.
• Лесно търсене и сърфиране.
• Възможност за отпечатване.
• Бърз и лесен начин за намиране на необходимия документ.
• Не може да бъде изтрит.
• Възможно е ограничаване на достъпа до документите.
• Възможно е създаване на резервно копие и запазване.
• Преглед на историята на създаване, допълненията и промените в документа.
• Сливане със съществуващи системи.

Етапи на създаване

Необходимо е да се обмисли как се създава електронен архив. Етапите на формирането му са, както следва

• Анализирайте дейността на компанията. Конфигуриране на системата за обхващане на всички работни процеси.
• Разработване на правила за използване на системата. Определяне на приоритети софтуер.
• Осигуряване на достъп за допълнения. Оптимизиране на съществуващата информация.
• Документи, които трябва да бъдат сканирани или електронни.
• Следващите стъпки са въвеждане на нови данни, регистрация и свързване с други обекти.

Подготовка на цифровия архив

За да се въведе информацията в електронен архив, е необходимо

• Определяне на отделите, чиято информация трябва да бъде прехвърлена и запазена в архива.
• Определяне на структурата на файла.
• Извършване на всички етапи на предаване на информация.

Първата стъпка за запазване на информацията в електронен архив включва следните стъпки

• Конвертиране в желания формат.
• Прилагане на допълнителни файлове: сертификати, електронни подписи, заявления.
• Посочване на индекса на делата, брой страници, заглавия, дати.
• Създаване на опис.

Информацията, както и на хартия, трябва да бъде проверена. Проверката на електронния носител се извършва, като се вземат предвид:

• Автентичност.
• Наличие на цифров подпис.

Информацията трябва да се обработва и възпроизвежда без специални софтуер. Функцията за съхранение трябва да бъде конфигурирана за поне 10 години.

Архивни подсистеми

Следва да се отбележи от какво се състои електронната система. Оборудването включва:

• Системен сървър.
• Работни станции.
• Мрежов хардуер.

Работата на подсистемите не може да бъде ясно разграничена.

Характерните функции на подсистемите:

• Въвеждане на сканирани документи, обработка, конвертиране в електронна форма.
• Въвеждане на документи, създадени първоначално по електронен път.
• Дългосрочно съхранение на документите.
• Приложения за управление на хардуер.
• Обработка на сканирани документи.

Как да улесните съхраняването и споделянето на информация на работното място

Организирането на електронен архив позволява на компанията да оптимизира дейността си. Тя трябва да включва не само счетоводни и икономически документи, но и отворени програми:

• Аудиофайлове.
• Видео.
• Снимки.
• Гласова поща.

Съществува нормативна и методическа рамка, която регулира работата с архивите на законодателно ниво:

• Институтът за документи и архиви Издадени са препоръки относно придобиването, регистрирането и организацията на съхранението на електронни документи в архивите на организациите.
• Декрет на Министерството на културата от 31.03.2015 № 526 одобрени "Правила за организация на съхранението, придобиването, отчитането и използването на документите от Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в органите публични органи, тела местно управление и организации".

Сортове

Прави се разграничение между следните видове електронни архиви:

• Управлението на документацията е от съществено значение за предприятията.
• Финансово-икономическа документация - за отчитане и плащане.
• документация на проекта.
• Правни документи - стандарти, авторски права, разпоредби.
• Техническа документация.
• Правни документи, договори.
• Документация за човешките ресурси. Трудови договори, лични досиета, заповеди, инструкции в рамките на компанията.
• Документи за проектиране. чертежи.

Електронни архиви - начин за сигурно съхранение на информацията. Как да оптимизирате този процес, вижте по-долу.

Съхранение на архиви

За да се гарантира сигурността на информацията, това трябва да се направи по време на фазата на разработване. За да създадете електронен архив, трябва да

• Създаване на по-добри условия за поддръжка на носители на данни.
• Подреждане на информацията в архива.
• Редовно наблюдение на наличността на съоръженията и условията за съхранение.
• Проверка на състоянието на носителите на данни.
• Създаване на резервни копия.
• Разработване на система за прехвърляне и презаписване на информация в по-модерни медии.
• Контролиране на появата на вируси с цел предотвратяване на неоторизиран достъп.

Защита и съхраняване на вашата информация.

Архивни програми

Електронните архиви са програми за съхранение Документи, които трябва да се оптимизират за работа на вашата компания. Добавяне на някои функции и премахване на други. Формуляри за електронни таблици, примерни формуляри могат да се добавят и редактират.

Електронният архив е програма, която е от съществено значение за Работа с GOST, SNiP, стандарти, установени правила и изисквания.

Позволява лесно извличане на минал документ.

Програмата включва:

• Управление на електронни документи.
• Съхраняване на валидни към момента документи.
• Създаване на връзки към мрежови папки.
• Запазване на сканирани документи и изображения.
• Възможност за регистрация на документи.
• Експортиране в Excel.
• Задаване на дата за създаване и публикуване на документи.
• Лесно и просто търсене на необходимия документ по избран параметър.
• Свързване на документи.
• История на издаване на документи за служителите.
• Работа с документи чрез локалната мрежа.
• Използване на различни цветове за различните статуси или категории документи.
• Възможност за диференциране на правата за достъп до определени документи.

Архив на имейли

Нека разгледаме положителните аспекти на архива на електронната поща:

• Входящите съобщения се организират.
• Лесно намиране на необходимото писмо.
• Гарантиране на безопасността на получената информация.
• Оптимизиране на работния процес в офиса.
• Архивирането позволява безопасно съхраняване на информация в случай на случайно изтриване.
• Вече уволнените имейли на служителите се съхраняват. Може да се използва за изясняване на вътрешни конфликти.

Известно е, че информацията от архива на електронната поща може да се използва в съда.

Ако изпратите имейл до адреса на уебсайта, той автоматично ще бъде копиран до адреса на собственика на уебсайта. По този начин е възможно да се прегледа архив от имейл адреси на входящи съобщения или изпратени.

Няколко съвета за архивиране на имейл

• Писмата трябва да се съхраняват на сървъра за електронна поща.
• Ако няма функция за архивиране, можете да запазите имейла като документ и да го архивирате по-късно.
• Препоръчително е да създадете отделна папка за архива.
• Преместване на информацията, която искате да запазите.
• Можете да настроите автоматично архивиране за определен тип информация.
• Архивирането ще ви помогне да запазите датата, събитието.
• трябва да използвате функцията за бързо търсене, за да намерите необходимото писмо в архива.

Архивирането на имейли дава възможност за изпразване на пощенската кутия навреме за пристигането на нова информация или по-важни. Достъпът до папките е възможен само от компютъра, на който са архивирани.

Публичен регистър

Държавният електронен архив съхранява единната база данни на изследователския и справочния апарат и връзките към техните електронни образи.

Електронните архиви дадоха възможност за създаване на читалня с терминални машини. Преди намирането на информация отнемаше седмици или месеци, а сега само минути или секунди.

Благодарение на компютърните технологии основният архив е преобразуван в електронна форма. Описът на документите може лесно да се преобразува в истински документ.

Информационна система-система за търсене на Държавния архив е представена в следната форма:

• Индексни карти за архивни файлове.
• Електронен опис.
• Електронно архивиране на архивни фондове.

Регионалният електронен архив изпълнява следните задачи:

• Осигурява достъп до цифровизирани документи и тяхното съхранение.
• Създава електронни копия на хартиени документи.
• Позволява оптимизирано автоматично извличане на съответната информация.
• Има отдалечен достъп до документи.

Начини за съхраняване на информация

Помислете за, Как да съхранявате цифрова информация в днешно време:

• Записани на оптични дискове. Недостатък е, че обемът на информацията е ограничен. Някои устройства не четат. Има вероятност от механични повреди и загуба на информация.
• Запис на флашка, карта с памет. Съществува и ограничение на капацитета на информацията. Много гъвкава връзка с компютри. Защитени срещу механични повреди.

• Записване върху твърд магнитен диск. Удобни и практични, но устройствата могат да прегреят. Приспособява се много Огромно количество информация.
• Създаване на автоматични резервни копия. Архивиране и записване на информацията на твърд диск.

Има ли електронният документ някаква правна сила

Искам да говоря за правната стойност на електронните документи. Нюансите са следните. Изисква се електронен цифров подпис (EDS). Документът е правно валиден само ако е наличен.

За да издадете ЕДС, трябва да се обърнете към сертификационен център с лиценз за издаване на такива документи. Сертификат за ключове може да бъде получен там.

Електронните документи трябва да се съхраняват:

• Трябва да се осигури защита срещу неоторизиран достъп и промени.
• Всички заинтересовани лица следва да имат достъп до.
• Трябва да е възможно да се потвърди автентичността на електронния документ през целия период на съхранение.
• Трябва да е възможно да се предостави копие на документа на хартиен носител.

Електронният архив на документи във всяка държава има свои собствени стандарти и методи за поддържане на този вид документи.