Управление на документацията на изпълнителната власт: видове документи и насоки

Управлението на документацията е важно за всяка компания или институция. За да се приведе този процес в ред през 2009 г., работодателят ще трябва да плати глоба в размер на парична сума на работодателя. Правителството одобри правилата за управление на файловете във федералната изпълнителните органи № 477 (наричан по-нататък "правилата"). Разгледайте основните принципи на процеса и видовете документи съгласно правилата в статията.

Малко история

Руските документи се развиват в три периода. Това са дореволюционните времена, когато са въведени деловодни, колегиални и изпълнителни системи за водене на документация; СССР, когато е разработена единна система на държавната администрация и е въведена нова система за вътрешен контрол. и се премина към управление, базирано на документи; модерна работа с документи.

Документацията, обсъждана в този документ, започва в резултат на реформите на Александър 1. Висшите държавни институции по това време са Сенатът, Комитетът на министрите, Държавният съвет и Министерският съвет. техните дейности се основават на колегиален.

Успоредно със създаването на министерства се насърчава и разработването на система за водене на управленски документи. Организационната структура става единна, административните решения се вземат от отделни служители в рамките на тяхната компетентност. Установен е и принципът на йерархията, при което Функциите бяха разпределени в строго съответствие с отговорностите на длъжностните лица в различните звена. Това оказа голямо влияние върху администрацията на министерствата, както и върху.

Изпълнителни производства вчера и днес

Преди приемането на правилата е в сила образец на инструкция за изпълнителното производство. Въпреки това той е одобрен от Министерството на културата и масовите комуникации на Руската федерация, за разлика от наредбите, издадени от правителството на Руската федерация. Трябва да се каже, че правилата са първият документ за управление на документацията, който е приет на такова високо равнище.

Тези правила се прилагат за следните структури:

• Министерствата, службите и агенциите на федерално ниво, ръководени от президента, както и подчинените им агенции.
• Министерствата, управлявани от правителството, както и подчинените им органи.
• Служби и агенции на федерално ниво, управлявани от правителството.

Тези правила се прилагат и за регионалните и общинските органи. В този случай документът предвижда такова широко приложение върху правни основания. А по-ранните инструкции за работния процес в изпълнителната власт бяха пряко адресирани само до федералните органи, но всъщност се прилагаха навсякъде, дори и за недържавни организации.

Раздел 6 от регламента се отнася до задължителните данни за документите, които трябва да бъдат включени в електронното управление на документи, търсене и съхранение (повече за това по-долу). За да се оптимизират процедурите в отделните звена, бяха изготвени процедурни инструкции за работа с документи в изпълнителните органи. Всички процеси са описани в него.

Често на публичните органи се налага да водят кореспонденция с други органи, както и с юридически и физически лица. За тази цел разпоредбите се ръководят от Правителствени укази № 221 "За одобряване на правилата доставчици на услуги пощенска услуга". Тези разпоредби са особено необходими, ако по една или друга причина адресатът се опитва да избегне информацията.

Форматиране на

Що се отнася до правилата за водене на документация в изпълнителните органи, е необходимо да се уточни следното. Те не се прилагат за документи, които съдържат информация, свързана с държавни тайни. За последните се прилагат различни правила.

Управлението на досиетата на федералните органи на изпълнителната власт с други документи се определя в съответна инструкция, която публичният орган изготвя въз основа на Правилника, като взема предвид спецификата на своята дейност. Инструкциите се одобряват от ръководството на съответния публичен орган архиви.

Начинът на създаване на документите е описан в раздел 3 от Правилника. По този начин те повтарят някои разпоредби, които са посочени в GOST R 6.30-2003 "Унифицирани системи за документиране". Съответни документи следва да се изготвят, както следва

• На бланки на писма. Те съдържат данните в горния ляв ъгъл на листа, ако се използва ъгловият вариант, или в средата по протежение на горното поле, ако се използва надлъжният вариант.
• На стандартни листове А4 или А5.
• Като електронни документи.

Документите, изготвени на стандартни листове и бланки, имат полета от 20 мм и 10 мм.

Основна информация в документите

Списъкът с данни, които трябва да бъдат включени в бланката на писмото, както и друга информация, включва следното:

• Емблема на Русия.
• Име на правителствената организация.
• Длъжност на лицето, което се е подписало.
• Име на длъжностното лице.
• Вид на документа.
• Място на издаване.
• Основна информация за изпълняващата правителствена агенция.
• Адресат.
• Дата на издаване.
• Номер, даден при регистрацията.
• Наименование на документа.
• Текст.
• Списък на приложенията.
• Печат за съгласие и одобрение.
• Виза и печат или заверено копие.
• Информация за лицето, което е изготвило документа.
• Означение на извършените проверки.
• Бележка за изпълнение.
• Отбелязване, че документът съдържа Поверителна информация.

Одобряването на документи се извършва чрез одобрение от упълномощено лице. Ако е създадена директно от изпълнителния орган, тя се съгласува с другите органи и се изготвя съответен лист, протокол или писмо.

Управление на документи

Документооборотът на службата за принудително изпълнение се състои от следните документи:

• Входящи.
• Изходящ.
• Вътрешен.

Изпращането и доставката се извършват по пощата, по електронна поща или чрез куриерска служба.

Входящи документи

Входящите документи трябва да се обработват по следния начин:

1. Първична обработка, при която се проверява доставката, наличността на документите, разпределението им според това дали трябва да бъдат регистрирани или не.
2. Регистрация. Обикновено се извършва в същия ден, в който е получен или създаден документът.
3. разглеждането му от ръководството на изпълнителния орган.
4. Доставка до длъжностно лице с цел изпълнение. Ако има повече от един изпълнител, документът се връчва на отговорното лице, а копия се изпращат на останалите.
5. След като документът бъде изготвен, той се подава.

Ако става дума за документ под формата на жалба от гражданин, той се обработва отделно.

Изходящи и вътрешни документи

След като бъдат проверени от ръководството на изпълнителната агенция, изготвените документи се предават на службата, която се занимава с управлението на документацията. Там те се проверяват за точност, пълнота и брой на необходимите копия. Ако се установи, че даден документ е неправилен, той се връща. Те се регистрират след подписването или упълномощаването им - в същия или на следващия ден. Документите се изпращат в рамките на подобен период от време.

Документите се изпращат напред и назад между офисите чрез услугата за управление на файлове. Службата също така обобщава и анализира данните за броя на входящите, изготвените и изходящите документи и ги представя на ръководството.

Документална колекция

По време на процеса на обработка на документите във федералните органи на изпълнителната власт се създава колекция от документи, която се състои от документите, създадени през съответния период. Списъкът с тях се изготвя и одобрява от държавните архивни служби.

Създаването на документалната колекция се извършва от съответната служба чрез номенклатура на делата, тяхното организиране, съхраняване, отчитане и предаване в архива. Работата с номенклатурата се извършва в следната последователност:

1. Съставяне на досиета въз основа на досиетата на звената на изпълнителния орган. Имената на единиците са имената на съответните раздели.
2. Одобряване от главната експертна комисия на изпълнителния орган, както и от неговия ръководител през годината, влизане в сила от началото на следващата година.
3. Веднъж на всеки 5 години - съгласуване с експертната комисия на архивния отдел, където се предават досиетата за постоянно съхранение.
4. Утвърждаване на Експертната комисия на архива при промени в структурата и области на дейност на изпълнителния орган на публичния орган.

Издаване на файлове

Файловете се събират в съответствие с тяхната номенклатура и правилата подаване на документи, групирането им във временни (до десет години или повече) или постоянни видове съхранение. Съгласно правилата за водене на документация във федералните органи на изпълнителната власт досиетата се съхраняват в отдела, в който са създадени, докато не бъдат изпратени в архива за съхранение или унищожаване.

Досиетата могат да бъдат предоставени на служителите временно. Период от време, определен от ръководителя на изпълнителния орган. След изтичането на този период те трябва да бъдат върнати в архива. Ако досиетата са поискани от други публични органи, те се издават с разрешението на ръководителя на изпълнителната агенция или на неговия заместник, в чиято компетентност влиза разглеждането на такива въпроси.

В някои случаи, с одобрението на ръководителя, документите могат да бъдат извадени от делата за постоянно съхранение. В този случай се прави копие, което се заверява по надлежния ред, и се съставя акт за причините за прехвърлянето.

Предаването на досиетата се извършва в сроковете, определени в регламентите. Ако се съхраняват постоянно или временно за повече от десет години, те се предават не по-рано от една година и не по-късно от три години, след като са били използвани или съхранявани в съответните служби. Делата се предават в архива според инвентарния опис и според личния състав. А делата за временно съхранение до десет години не се предават в архива, а се унищожават. Описът се изготвя въз основа на номенклатурата.

Формирането на номенклатурата, описите, тяхното изпълнение и унищожаването на делата за временно съхранение се определя от публичен орган.

Електронни документи

Държавните правоприлагащи органи, в допълнение към стандартната, разполагат с електронна система за управление на документи. Такива документи се подписват с електронни цифрови подписи, които се прилагат въз основа на Закон "За електронния цифров подпис" №1-FZ.

Получаването и изпращането на такива документи се извършва от службата по принудително изпълнение. След като бъде получен, услугата проверява цифровия подпис, за да се увери, че той е автентичен услугата проверява цифровия подпис за автентичност. Когато електронните документи се изпращат на ръководството за преглед, както и когато се изпращат на службите и изпълнителите, се изпращат и регистрационни данни. Когато техния преглед и одобрение Методите за потвърждаване на действия с електронни документи могат да се използват, когато не се прилага съответният подпис.

Записите се съхраняват в система електронна система за управление на документи, в която електронният документ се счита за единица. Изпълнените документи се систематизират в досиета съгласно номенклатурата. Когато се създава, се посочва, че файлът се съхранява в електронен вид в.

Съхранение и унищожаване на електронни записи

След крайния етап на съхранение на документите във федералните органи на изпълнителната власт (за изпълнение на документи) те се съхраняват за срока, предвиден за подобни документи на хартиен носител. След изтичането на крайния срок те трябва да бъдат унищожени. Това става с акт на ръководителя на изпълнителния орган.

Каква информация трябва да се въведе в записа?

За бързо извличане и подаване на електронни документи се използва следната информация:

• Информация за адресата и получателя.
• Информация за длъжностното лице, което е подписало.
• Вид на електронния документ.
• Дата и номер.
• Дата на получаване и регистрационен номер.
• Позоваване на референтен номер и дата.
• Заглавие на текста.
• Индекс.
• Информация за препращане.
• Брой листове.
• Брой прикачени файлове.
• Инструкции за изпълнение.
• Информация за изпълнителя.
• Указание за поверителност.

Заключение

Управлението на документацията в изпълнителната власт вече се основава на съответните регламенти, които са приети от правителството на дадена страна. Според тях документите могат да бъдат входящи, изходящи и вътрешни. Всяка от тях е изготвена в съответствие с установена по принцип на формуляри в определен формат или като електронни документи и съдържа цялата необходима информация, която позволява бързото им идентифициране, регистриране и извличане.