Систематизиране на документи: ред, класификация и правила

Систематизацията на документи е свързана с въвеждането на последователен ред на документите, за да се гарантира управлението на качеството в рамките на една компания. Такава процедура включва бъдещо бързо извличане и обработка на необходимата информация в архивите, която може да бъде на хартиен носител или в електронен вид.

Система за управление на документи

Актовете, протоколите, важните документи и други видове документи се класифицират по определена система, която означава

• Типологично разделение на файловата система;
• определяне на методологията за систематизиране;
• разшифроване на библиографското описание;
• оценка на документите преди архивирането им.

Ако систематизацията на документите в организацията е извършена правилно, резултатът е високо качество на документацията, както и спестяване на ресурси на предприятието и оптимизиране на персонала.

Методи за картографиране

Разработването на съвременни бизнес проекти е невъзможно без информационно оборудване под формата на документооборот и работни потоци. Възникна необходимостта от класифициране на огромното количество данни, които вече съществуват. Новият информационен поток не трябва да засенчва вече съществуващите бази данни, а да се вписва хармонично в операционната система.

В Класификация на систематизацията на документите включват:

• методи за натрупване и извличане;
• сортиране на запитвания;
• номенклатура;
• методи за достъп;
• индексиране;
• възможности за представяне.

Извършва се разпространение на информацията:

1. Структурирани (последователно представяне на данни в стандартен формат, информацията се прехвърля на компютър в текстов редактор или на хартия).
2. по свободен начин.

Полетата са секции с информация в стандарта и записите са попълнени формати. Събраните записи, подредени по такъв начин, че необходимият елемент да е на разположение за бързо търсене, представляват база данни.

Типично разпределение

Класификацията на архивите може да бъде:

• Тема (разпределението се извършва според избрана тема)
• Номинален (сортирането по номинален номер е подходящо за административни документи: заповеди, протоколи, актове, споразумения, фактури);
• тематични (избират се един и същи вид пакети с документация)
• Хронологични (да се каталогизират според времето на създаване) документи и тяхната продължителност тяхното съхранение);
• Автор (сортиране по името на творческата група или автора: дисертации, публикации, съобщения, доклади).

За да класифицирате документите, се препоръчва първо да сортирате документите, които си приличат по определени признаци, и след това да започнете да ги подреждате в следните категории. Този подход към съхранението и обработката на информация позволява бърз достъп до съответните данни и защитава информацията от неоторизирано изтичане.

Целта на рационализирането на движението на документите е също така да се проследи пътят на даден документ от началната дата на възлагането му в производството до предаването му в архива или унищожаването му. Без правилно организиран процес работата на служителите на организацията ще бъде възпрепятствана от. Това твърдение се отнася както за публичните, така и за търговските субекти, като единственият начин да се съхранят документи със социална, политическа, научна, историческа и икономическа стойност за страната.

Номенклатурна класификация

Разпределението на данните в този случай е по взаимоотношения и общи характеристики. Подаването на документи се счита за отнемащ време процес, който значително опростява работата с документи и превръща воденето на документация в елементарна процедура. Най-простият пример е групиране по набор от предмети във "файл".

Информацията е групирана в групи според основанието:

• кореспондент (преобладаващо при структуриране на кореспонденция с юридическо или физическо лице: регионален регистър или самостоятелно заето лице)
• експерт (взема се предвид периодът на архивиране: временен или дългосрочен);
• тематично сортиране (сортиране по тип: папките или файловете се разпределят към бизнес проект);
• географски (групиране на информационните документи на кореспондентите според региона).

именуване

Документите могат да се систематизират и сортират по няколко признака едновременно, но неизбежно по експерт (временни документи са тези до 10 години, а дългосрочни - над 10 години). Пример за това е "Пакет за поддръжка за 2018 г. за организация "x"". Тук могат да се разграничат атрибути на експерт, кореспондент и автор.

Номенклатурата на делата се подрежда по систематичния списък на фирмените документи, създаден съгласно предвидения план с обозначение на периода на архивиране. По време на функционирането на една компания основните фактори за организацията на досиетата са архивирането и архивирането. Също толкова важен елемент в номенклатурата на досиетата е индексирането на досиетата, което опростява търсенето на необходимата информация и намалява времето, потенциално необходимо за проверка на активите.

Списък със задачи

При разпределението в "пакети", в които информацията е идентична или има сходни характеристики, попадат картотеките на длъжностните лица (независимо от степента на поверителност) и други регистрационни и справочни картотеки на структурите на организацията. В резултат на систематизирането на документите в дела номенклатурата групира документите, поддържа техния ред и ги индексира. Номенклатурата обхваща възможно най-много информация, което позволява удобно намиране и обработване на всеки документ, когато е необходимо.

Съществуват моделни, примерни и специфични номенклатури. Всеки вариант може да бъде допълнен с документите на собствените му единици. Създават се примерни и стандартизирани файлове за унифициране на базите данни. Подобни файлове се сортират според категориите на звената на компанията. Това води до единно индексиране под формата на стандартизиран документ за управление на файлове. Всяка номенклатура се превръща в нормативен документ едва след като бъде одобрена от ръководителя.

Насоки за систематизиране

Тези организационни документи се създават от архивните служби и упълномощени лица. Препоръчително е дружествата да разработят собствена номенклатура на делата въз основа на номенклатурата по образец или примерна номенклатура: Заглавията трябва да са кратки, точни и прецизни и да отразяват вида на документа (кореспонденция, поръчка, дело, доклад), неговия изпълнител или кореспондент, темата и датата на избора.

Съгласно инструкциите и правилата за систематизиране на документи се препоръчва да се започне с информация от организационен и административен характер по реда на висшестоящите органи. След това пристъпете към поставяне на организационни документи под формата на устави, правилници и инструкции. След това са административните и организационните досиета на самата компания (заповеди и директиви). И накрая, поставете информация за докладите за планиране.

Експертната комисия отговаря за одобряването и редактирането на номенклатурата на архивната документация на дружеството. Службите за управление на документи (DMS) създават консолидирана номенклатура, в която заглавията представят имената на организационните единици по реда на важността на техните функционални дейности.

Цифрови индекси

Систематизирането на файловете е формиране на файлове по конвенционални признаци. На стандартните документи се присвояват едни и същи цифрови индекси на типа, състоящи се от комбинация от арабски знаци (напр: "15-88", където 15 означава, че файлът принадлежи към структурна единица под същия номер, а 88 е позицията в номенклатурата).

Редът на систематизиране на документите в държавните архиви е следният:

1. Индекс на случаите.
2. Заглавие на подзаглавието.
3. Брой томове.
4. Период на съхранение.
5. Допълнителни коментари.

Ако не е обичайно предприятието да депозира документи в архив, номенклатурата трябва да се съгласува с регионалната или ведомствената експертна комисия.

Когато изготвяте номенклатурата, моля, не забравяйте, че тя е валидна от първия ден на следващата година. През годината номенклатурата остава непроменена, но може да бъде преразглеждана и предоговаряна на всеки 5 години.

Редовна процедура

Систематизирането на документите е съществена част от управлението на успешен бизнес. В хода на бизнеса се натрупват много счетоводни, технически и HR документи и с течение на времето намирането на правилния документ е проблем. Редовното подреждане на документите ще избегне безпорядъка, ще подреди информацията по дата и вид и ще предотврати загубата на важни документи. Редът за разпределяне на данните не е толкова прост, колкото изглежда; трудоемкият процес трябва да следва строги процедури и само квалифициран персонал.

Във всеки отделен случай се прилагат различни критерии за класификация и докато една организация може да избере стандартното решение (период на съхранение, вид, направления), друга може да не го направи. Всички сортирани документи се подават в папка, която се маркира със заглавие и кратка информация за съдържанието ѝ.