Клауза за поверителност: списък, процедура и образец

Политиката за поверителна информация е документ, изготвен от дадена организация, с който се регламентира работата с публична, поверителна и лична информация. Служителите на всяка компания трябва да знаят подробности за състава подробности за изготвянето на документа и неговото съдържание.

Видове информация

За да се разгледат особеностите на изготвянето на клауза за поверителна информация, е необходимо да се проучи какви видове информация съществуват.

Според руското законодателство цялата информация се разделя на четири вида:

• данни в свободна форма;
• информация, предоставена по силата на споразумение между лицата, участващи в правоотношението;
• Данни, които трябва да бъдат публикувани или достъпни в съответствие с националното законодателство
• информация, чието разкриване е забранено или ограничено.

Последната група информация е държавна тайна или поверителна информация. Държавни тайни са данни от външнополитически, военни, разузнавателни, икономически, наблюдателни или контраразузнавателни дейности. Разпространението им може да нанесе значителни вреди на сигурността на страната. Аспектите, свързани с обработката на такава информация, са определени във Федерален закон № 5485-1 от 21 юли 1993 г.

Вторият вид секретна информация е поверителната информация. Те включват информация за конкретно лице, която, ако бъде разкрита, би причинила вреда на дадено лице или организация.

Видове поверителна информация

Разпоредбите за поверителност съдържат различни видове информация, чието разкриване е разрешено или ограничено. Те са посочени в Президентски указ № 188, който установява списък с поверителна информация.

В съответствие с разпоредбите на правния акт се разграничават шест вида информация:

1. Информация за обстоятелства, събития, факти от личния живот на гражданите, чието познаване позволява да се идентифицира лицето, с изключение на данните, които подлежат на разпространение в медиите в случаите, изрично посочени в правните актове на федерално ниво (лична информация). Личните данни, в съответствие с разпоредбите на Федерален закон № 152 от 27 юли 2006 г., включват всяка информация, отнасяща се до определено лице и позволяваща идентифицирането му (например име, фамилия, бащино име, дата, месец и година на раждане, място на пребиваване и регистрация, семейно положение, доходи, професия, образование или друга информация).
2. Информация, представляваща тайна на съдебни производства и разследвания. Недопустимостта на разкриването на информация за хода на разследването е уредена в разпоредбите на руския Наказателно-процесуален кодекс.
3. Официална информация, достъпът до която е ограничен от държавните органи, както е определено в Гражданския кодекс и съответните федерални закони (служебна тайна). Списъкът на тази информация е посочен в Президентски указ № 188 от 6 март 1997 г. Съгласно този регламент бизнес данните са информация, достъпът до която е ограничен от публичните органи в съответствие с Гражданския кодекс на Руската федерация и съответните федерални закони.
4. Данни, свързани с трудовата дейност на гражданина, когато достъпът до тези данни е ограничен от конституцията и федералните закони (лекарска, адвокатска, нотариална, телефонна, кореспондентска, пощенска, телеграфна или друга комуникационна тайна и др.). п.) Процедурата за достъп до тази информация и нейното използване се регулира от законови разпоредби в съответната област (например Федерален закон № 63 от 31 май 2002 г., който се отнася до застъпничество).
5. Информация, свързана с търговски дейности, достъпът до която е ограничен от Гражданския кодекс и свързаните с него федерални закони (търговски тайни). Определение на този термин и работна процедура със съответната информация е предвидено във федерален закон № 98 от 29 юли 2004 г.
6. данни за същността на модел, изобретение или промишлен дизайн преди официалното им публикуване. Процедурата за обработка на тази информация е определена в Президентски указ № 188 от 6 март 1997 г.

Специфични разпоредби относно неразкриването на поверителна информация

Документ, изготвен от предприятия и организации с цел рационализиране на процеса на работа с публична, поверителна и лична информация, трябва да съдържа осем точки:

• обща информация за документа, включително целта на неговото разработване
• търговска тайна;
• патентована информация;
• Информация от банков тип;
• данъчна информация;
• защита на поверителна информация;
• процедурата за предоставяне и използване на частна и секретна информация;
• заключителни разпоредби.

Правилниците за дружествата се изготвят в съответствие с разпоредбите на Гражданския кодекс, Федералния закон за информатизация, информация и защита на информацията и други нормативни актове, които в определена степен регулират работата на дадена организация.

Дружеството има изключителното право да използва поверителната информация по всякакъв начин, който не е забранен от законите на Руската федерация, по свое усмотрение. Организацията е длъжна да предприеме мерки за защита на класифицираната информация, включително да я защити от неоторизирани лица.

Целта на разпоредбите е да се гарантира правната и икономическата сигурност на конкретното предприятие. Ако дадена организация има достъп до държавни тайни в процеса на своята работа, тя е длъжна да предприеме всички мерки за тяхната защита.

Изготвя се общ правилник за всички отдели на дадено дружество, включително за представителствата и дъщерните дружества.

Търговска тайна

Една от клаузите в правилника за поверителната информация на институцията е търговска тайна. Той включва следната информация за компанията:

1. Информация, съдържаща се в архивите на организацията.
2. Информация за съдържанието на счетоводните регистри.
3. Данни за съдържанието на вътрешните счетоводни отчети.
4. Списък и съдържание на сделките и споразуменията, които са сключени или предстои да бъдат сключени от дружеството (съдържание, предмет, цена, условия).
5. Подробности за разплащателните и други сметки, открити от организацията в кредитни и финансови институции, оборот и баланс по сметките и др. д.
6. Тайните на ноу-хау и друга информация, която представлява търговска тайна.

За да се класифицира дадена информация като търговска тайна, не е необходимо да се издават актове въз основа на действащ в организацията регламент. Ако компаниите искат да запазят класифицирана и друга информация в допълнение към горепосочената, това може да стане по решение на изпълнителния директор на компанията.

Съгласно законовите разпоредби някои сведения не могат да бъдат включени в регламент относно поверителната информация (пример по-долу). Тези данни включват следното:

• учредителните документи и решението за създаване на организацията;
• лицензи, сертификати за регистрация, патенти и други документи, даващи право на притежателя да извършва стопанска дейност
• Документи, доказващи платежоспособността на фирмата;
• информация за състава и броя на служителите, техните заплати, условията на труд и наличието на свободни работни места;
• документи за вида на данъка;
• нарушения на закона в различни области, включително съдебни решения;
• външни счетоводни записи;
• информация, оповестена от самото дружество.

Официални тайни

Правилникът за защита на данните и поверителната информация съдържа списък на данните, свързани с гореспоменатата група, включително информация от официална кореспонденция, телефонни разговори, пощенски нареждания, пощенски съобщения.

Служителите, които се занимават пряко с горепосочената информация, са длъжни да пазят в тайна информацията, която им е станала известна при изпълнение на служебните им задължения.

Банкова тайна

Съгласно Регламента за поверителната информация информацията, свързана с банковата тайна, също не може да бъде разкривана. Това включва данни за банкови сметки и депозити, данни за клиенти и други лични данни.

Информацията от финансов тип може да бъде разкрита само на дружеството или на негови представители. Властите публични органи и на техните служители може да бъде предоставен достъп до такива данни само в случаите и по начина, предвидени в съответните разпоредби.

Данъчна тайна

Разпоредбите за защита на поверителната информация включват клаузи относно данъчната тайна. Списъкът с данни включва данни, предоставени на данъчните органи, държавните извънбюджетни фондове и митническите органи.

Следните данни не могат да бъдат класифицирани като данъчна тайна:

1. Информация, която е била разкрита от предприятие, независимо или с негово съгласие.
2. Информация за индивидуалния данъчен номер на организацията.
3. Информация за нарушения на законодателството в областта на митата и данъците и мерки за отговорност за такива действия.

Също така списъкът с данни, които не са от данъчен тип, съдържащ се в регламента относно поверителната информация в дружеството, включва информация, прехвърлена правоприлагане или на данъчни органи в други държави, ако това е предвидено в нормите на международните договори с Русия.

Съгласно нормите на федералното законодателство данъчни тайни не могат да се прехвърлят от данъчни органи, извънбюджетни държавни фондове и митнически органи, техни служители и привлечени отвън специалисти (експерти), с изключение на случаите, предвидени в нормите на федералното законодателство.

Разкриване на данъчна тайна е предаването на неупълномощени лица или използването на поверителна информация, която е станала известна на данъчни служители, държавни извънбюджетни или митнически органи, ангажирани специалисти или експерти в процеса на извършване на работа.

информация, получена в хода на разследването изпълнение на задълженията от служители на съответните органи, имат специален режим на достъп и съхранение в съответствие с руското законодателство.

Защита на поверителна информация

Клаузата за поверителност трябва да предвижда условията и процедурите за защита на класифицираната информация. По-специално, мерките за защита следва да включват действия за ограничаване на неразрешения достъп до класифицирана информация, за разкриване на всички случаи на неспазване на установените процедури за защита на класифицираната информация, за преустановяване на тези случаи и за преследване на отговорните лица.

Когато на служител се предоставя достъп до поверителна информация в някаква степен, това трябва да бъде включено в трудовия договор или да бъде посочено в отделно споразумение. При изготвянето на документа за ограничение служителят получава разписка, която го информира за отговорността му за разкриването на посочената информация.

Съществува изискване ръководителите на отдели да провеждат тримесечни инструктажи за спазването на търговската и служебната тайна и да записват имената на служителите, които са преминали тези инструктажи.

Регламентът за поверителната информация в дружеството включва и спецификата на оборудването на помещенията, в които се извършва пряка работа с поверителна информация, със защитни средства (например чрез инсталиране на сейфове, метални кутии и др.) за запазване на (напр. документи и др.). д.)

В рамките на организацията трябва да има служба за сигурност, която да прилага мерки за откриване на нарушения на поверителността в рамките на организацията.

Процедура за предоставяне и използване на поверителна информация в организациите

Документ, издаден въз основа на заповед за позицията на поверителната информация, трябва да съдържа процедура за предоставяне и използване на поверителна информация от служителите на дружеството.

Като общо правило само служителите, които имат достъп до такава информация във връзка със служебните си задължения, могат да я използват. Тази информация може да бъде предоставена на неоторизирани лица само с одобрението на главния изпълнителен директор.

Окончателна информация за документа

Политиката на организацията за защита на личните данни описва видовете санкции, които могат да бъдат наложени на лица, нарушили поверителната информация.

На извършителите могат да бъдат наложени административни, наказателни, граждански или дисциплинарни санкции, както е предвидено в закона.

Ако в даден корпоративен документ не се разглеждат някои аспекти на защитата на поверителната информация, ще се прилагат федералните разпоредби.

Във всяка организация трябва да се разработи регламент за техническа защита на поверителната информация и предпазването ѝ от посегателства от страна на неоторизирани лица. Това е един от най-важните компоненти за успешното функциониране на всеки бизнес. Прилагането на клаузата за търговска тайна и поверителна информация трябва да бъде ясно контролирано от прекия ръководител на дружеството и други упълномощени лица.