Оформяне на резултатите от инвентаризацията: списък на документите, процедура за изготвяне

Инвентаризацията е процедура за сравняване на наличните активи с информацията в счетоводните документи на дружеството. Процесът се извършва от специална комисия, назначена от ръководителя на дружеството. Често процедурата разкрива недостиг или излишък. Поради това резултатите от инвентаризацията следва да бъдат документирани по компетентен и официален начин. Те се изготвят и подписват от членовете на комисията.

Понятие за инвентар

Това е стандартен и често използван счетоводен метод за проверка на състоянието и движението на различни активи и парични средства в дадена компания. Използва се за откриване на несъответствия между записите в счетоводните документи и действителното салдо на различни позиции или фондове в дружеството.

Извършва се инвентаризация на различни активи на дружествата. По време на изпълнението му се вземат предвид специалните методологически насоки, одобрени от Министерството на финансите Заповед на Министерството на финансите № 49. Ето и процедурата за изготвяне на резултатите от инвентаризацията.

Цели на инвентаризацията

Инвентаризация може да се извършва няколко пъти годишно въз основа на заповед, издадена от директора на дружеството. Задължително при закупуване, отдаване под наем или продажба на дружество. Освен това тя се извършва преди изготвянето на годишните отчети, при смяна на лице, отговорно за материалните запаси, или при откриване на кражба в дружеството. Имотите, машините и съоръженията трябва да се проверяват на всеки три години. След различни природни бедствия или извънредни ситуации дружествата са длъжни да установят претърпените загуби и да направят опис.

Чрез този процес могат да бъдат постигнати няколко цели:

• да проверява компетентността на счетоводителя на дружеството при воденето на документацията;
• Откриване на различни нерегистрирани транзакции
• Идентифициране на грешки, допуснати от служителите на счетоводния отдел;
• контрол върху целостта на активите и навременността на разплащанията;
• преглед на състоянието и условия на съхранение активи
• за идентифициране на стоки, които не са налични или са изтекли;
• да провери почтеността на лицата, отговорни за инвентаризацията;
• Проучване на движението на материалните запаси в рамките на предприятието;
• откриване на транзакции, които по различни причини не са били отразени в счетоводната документация.

За да се постигнат горепосочените цели, е важно правилно да се проучи процедурата за провеждане и регистриране на резултатите от инвентаризацията. Ако документацията, изготвена след този процес, съдържа нередности или грешки, резултатите няма да бъдат приети като точни.

Видове процеси

Инвентарните описи могат да бъдат няколко вида. Тя може да бъде пълна или частична, както и случайна или непрекъсната.

Освен това има процедура извън графика, по график, за контрол или повторна процедура.

Как се извършва инвентаризацията?

Извършването на инвентаризация и документирането на резултатите от нея са сложни процеси, които се осъществяват само от комисия по инвентаризацията. Той се състои от специалисти на компанията, които не са заинтересовани от изхода на процеса и които имат необходимите знания и опит.

Процедурата по инвентаризация е разделена на следните етапи:

• Първоначално се издава заповед за управление, за да се инициира процесът;
• назначава се инвентарна комисия;
• Назначава се инвентаризационна комисия; избраните експерти разглеждат приходните и разходните документи и различните отчети за движението на паричните средства или материалните активи;
• председателят на комисията подписва цялата документация, която се прилага към регистрите;
• разписките се изготвят от лицата, отговорни за инвентаризацията;
• материалните активи се сравняват с документацията;
• в края на процеса могат да се извършат контролни проверки;
• едва след това резултатите от инвентаризацията трябва да бъдат документирани.

Комисията трябва правилно да изготви документи за резултатите, които след това се предават на ръководителя на дружеството за проучване. Правилно документираните инвентаризации са ключът към законните и печеливши операции на компанията. Ето защо на хора, които са заинтересовани от резултатите, не трябва да се позволява да провеждат този процес.

Процедура за документиране на резултатите от инвентаризацията

В края на процеса трябва да се изготвят множество документи. Те се разглеждат и попълват от членовете на комисията по инвентаризация, след което се предават на ръководството на дружеството за преглед. въз основа на тези документи се вземат решения за привличане към отговорност на отговорните лица или счетоводителите, така че членовете на комисията трябва да се отнасят сериозно към резултатите от инвентаризацията. Документите, които трябва да се изготвят в този случай, са следните

• заповед, с която се открива процедура по одит и която се издава от ръководителя на дружеството;
• контролен регистър, в който се посочва спазването на заповедите на директора от членовете на комисията по инвентаризация;
• инвентаризация на различно имущество, представляващо дълготрайни активи, нематериални активи, стоки или пари в брой;
• Акт на проверка на изпратени ценности;
• опис на предметите, които са взети под стража или се транспортират
• опис на благородни метали или бижута;
• опис на ценни книжа и баланси;
• Акт на проверка на разплащания с купувачи, кредитори, длъжници или доставчици;
• инвентарните описи, съставени по отношение на дълготрайните активи или другата собственост;
• Акт на проверка, чрез който може да се провери правилността на процедурата;
• заповед, издадена от ръководството, относно резултатите от инвентаризационната проверка.

Всеки документ има своите особености. Правилното документиране на резултатите от инвентаризацията дава възможност те да бъдат използвани за преследване на нарушителите или за установяване на кражби.

Правила за издаване на заповед

Инвентаризация се извършва само въз основа на официална заповед, издадена от ръководителя на дружеството. Този документ се включва в контролната книга, въз основа на която се оценява ефективността и ефикасността на изпълнението на заповедите, издадени от директора.

Пример за такава поръчка може да бъде разгледан по-долу. Документът може да бъде генериран дори за непланиран одит.

Тънкости при изготвянето на инвентарния опис

Инвентаризацията се състои в изготвянето на различни актове и инвентаризационни списъци. Правилата за съставянето им включват:

• в тях се вписват актуални данни, които се появяват в процеса на проверка от членовете на комисията
• те могат да бъдат попълнени с помощта на компютърни или ръчни грешки;
• не грешките са позволени, петна или корекции;
• наименованията на различните елементи, които подлежат на проверка, се изписват въз основа на информацията в номенклатурата;
• мерните единици трябва да са същите като в записите;
• на всички страници на инвентарния опис, броя на действително идентифицираните инвентарни единици и броя на базата на счетоводни документи;
• ако е допусната грешка, тя трябва да бъде поправена чрез зачеркване на данните, като над тях трябва да се появят верните данни, а поправката трябва да бъде удостоверена с подписа на председателя на комисията и материално отговорното лице на дружеството;
• в описа не може да има празни редове, така че всяко останало място просто се зачерква;
• в края на документите трябва да се отбележи, че таксите и такситата са били проверени и всички изчисления са направени от членовете на комисията.

Ако инвентаризацията се извършва поради смяна на притежателя на инвентара, документът трябва да бъде подписан от бившия и от новия служител.

Заповед на ръководителя относно резултатите от инвентаризацията

Формализирането и записването на резултатите от инвентаризацията е важна стъпка в тази процедура. Тя задължително включва издаването на заповед от ръководството на дружеството. датата на издаване на документа само след като, как директорът на фирмата ще проверява отчетите за инвентаризация, сметките за продажба, инвентарните описи и други подобни документи.

Въз основа на получените данни ръководството взема решение относно резултатите от одита. Това се одобрява с официална заповед. В този документ трябва да бъдат включени следните данни

• име на фирмата;
• избраната организационна форма;
• дата на издаване на документа;
• документите, които ръководителят на организацията е използвал като ръководство в процеса вземане на решения;
• резултатите от одита се одобряват;
• Описани са процедурите, чрез които ще се коригират нередностите или несъответствията;
• определят се изпълнителите на заповедта, както и лицата, отговорни за изпълнението на решението на директора.

Тази заповед трябва да бъде подписана от прекия ръководител на дружеството и след това преподписана от счетоводителя, който е длъжен да прочете съставения текст. След това документацията се предава на счетоводния отдел, чиито служители отговарят за изпълнението на решението на директора.

Защо се изискват документи?

В резултат на одита е задължително да се изготвят официални първични документи. Те потвърждават, че е извършена подходяща инвентарна проверка и че всички констатации са достоверни.

Правилното изготвяне на резултатите от инвентаризацията дава възможност да се направи заключение за това доколко информацията в отчетите съответства на действителните количества на различните ценности. Често е възможно да се открият просрочени задължения, измами или кражби от страна на служителите.

Заключение

Инвентаризацията е важен начин за проверка на точността на счетоводството. Резултатите от нея трябва да бъдат надлежно документирани, за което са създадени много първични документи. Те трябва да се изготвят директно от членовете на инвентаризационната комисия, след което се проверяват и подписват от ръководителя на фирмата.

Въз основа на тези документи може да се прецени дали счетоводството на организацията е правилно.