Период на съхранение на поръчките по основната дейност: определение, класификатор на поръчките, регулаторна рамка и архивиране

Бизнес операциите, както и операциите на всяка компания или организация, се регулират от огромен брой вътрешни документи. Повечето от тези документи се унищожават по надлежния ред, но няма ограничение за това колко дълго могат да се съхраняват. С други думи, административните документи на директора и висшите ръководители се съхраняват постоянно и се предават в архива само при ликвидация на юридическото лице. В тази статия ще разгледаме принципите на водене на документация и счетоводство. Поръчките за основните дейности (период на съхранение) ще бъдат обект на основно внимание.

Общи разпоредби

Периодът на съхранение на поръчки, свързани с основните дейности, не е ограничен. При поискване от страна на надзорни или съдебни органи ръководството на дружеството е длъжно да предостави следните документи. Значението на тази категория документи не може да бъде надценено. Историята познава случаи, в които липсата на заповеди за персонала и основните дейности в даден период е довела до несъстоятелност на дружеството. Поради това се обръща специално внимание на съхраняването на този вид документация.

Независимо от сферата на дейност, към която принадлежи юридическото лице (промишлено производство, предоставяне на услуги, образователна организация(е ) Поръчките, свързани с основните дейности, обикновено се подават в правния отдел. Това се отнася за оригиналите. Но копия могат и трябва да бъдат предадени за изпълнение на съответните служби. Тук те остават на по-късна дата.

Къде се съхраняват записите?

Трябва да се прави ясно разграничение между заповеди за персонала и оперативни заповеди. Това не са равностойни понятия. Първите данни трябва да се съхраняват в отдела за човешки ресурси на организацията, а вторите, както вече беше споменато, в правния отдел. Така ще се избегне объркване и ще се даде възможност за по-бързо извличане на необходимите документи.

Характеристики на шкафа за документи

Организирането на архив не е лесно занимание. Само лице с необходимата подготовка (архивист, архивист, служител) и опит ще може да изпълни правилно задачата. Ето защо персоналът на големите организации и предприятия задължително включва мениджър на архива. Малките компании смятат, че е по-целесъобразно да наемат изпълнител, който да организира зона за съхранение на документи във фирмата. На практика опитите за самостоятелно решаване на този въпрос често водят до сериозни проблеми с регулаторните органи.

По правило заповедите, които регулират основните дейности на организацията, се съхраняват отделно от всички останали заповеди в правния отдел. Но само на теория всички тези видове документи трябва да се съхраняват завинаги. На практика се извършва периодично прочистване и се унищожават всички документи, които вече не са актуални.

Разбира се, трябва да се спазва определена процедура. Създава се специална комисия, която да вземе окончателното решение за унищожаването на документацията. Унищожаването на поръчки за основната дейност става възможно само ако е изпълнено едно от условията:

• документът е бил спрян или отменен с друга заповед;
• срокът на валидност, посочен в документа, е изтекъл.

В комисията за рециклиране трябва да бъдат включени представители на всички отдели, чиято дейност е пряко или косвено засегната от въпросните документи.

Особености на съхранението на копия на документи

Съгласно действащите закони за управление на документите трябва да се съхраняват не само оригиналите. Същото важи и за техните заверени втори копия. Периодът на съхранение на копия от заповеди за основните дейности обаче е различен. И това е съвсем логично. С течение на времето броят на достъпа до документите намалява експоненциално и съхраняването на огромно количество документи е безсмислено, а и е доста скъпо. В случай на непредвидени обстоятелства от архива на правния отдел ще бъде поискано следното оригинални документи. Освен това в някои случаи копията на документи (дори ако са заверени с печата на организацията) са невалидни и следователно архивирането им се обезсмисля.

По принцип периодът на съхранение на такива файлове е три години. Въпреки че тази цифра може да варира. Понякога се препоръчва копията да се съхраняват до унищожаването на оригиналните документи.

Някои характеристики на архивирането на хартия

Документите, регламентиращи основните дейности на организацията, се съхраняват през целия период на нейното съществуване. Въпреки това, както при всяко правило, има и изключения. Факт е, че в продължение на много десетилетия само организациите, които участват в създаването на фондовете на държавните архиви, са задължени да съхраняват документи. Доста голяма част от институциите и предприятията не участват в тези дейности. В такива организации документите, обозначени като "за постоянно съхранение", трябва да се съхраняват само 10 години, след което могат да бъдат унищожени. Трябва да се има предвид, че изчисляването на периода на архивно съхранение започва от първия календарен ден на годината, следваща годината на издаване на документа.

Особености на изчисляването на периодите на запазване

Законовите и подзаконовите актове, които уреждат този въпрос, са много неясни и непрозрачни, така че могат да се тълкуват по различен начин. Не е ясно защо тези пропуски не са били поправени на етапа на изготвяне на закона. Съгласно този закон периодите на съхранение се определят "от датата на създаване". Но това никога не е било практикувано в руската архивна практика. Задграничните архивни институции също не броят от подписването на заповедта от ръководителя и вписването в регистъра, а от следващата календарна година.

Особености на промяната на лицето, отговорно за съхранението на документите

Животът не стои на едно място и рано или късно се налага да се назначи ново лице, което да отговаря за архивите на компанията. Някои от дългогодишните и доказани служители се пенсионират, други напускат по семейни причини.

Процедурата за смяна на отговорното лице е строго регламентирана. Със заповед на директора се създава специална комисия. Изготвя се акт за приемане и предаване на всички документи в архива. Минималният брой членове на горепосочената комисия е трима. Освен изготвянето на опис на документите, чийто срок на съхранение не е изтекъл, задълженията на комисията включват проверка на безопасността и състоянието на документите. Горепосоченият акт се подписва от служителя, който предава, и от служителя, който получава досиетата.

Основна дейност на организацията

Сред огромното количество документи само документите и заповедите за основната дейност трябва да се съхраняват по всяко време. Това са Възниква въпросът? Тази категория включва преди всичко заповеди за реорганизация на вътрешната структура на дружеството в резултат на сливане (разделяне) на отделните му организационни единици. Промяната на работното време също е важно решение. Такива документи също трябва да се съхраняват в правния отдел.

Тази категория включва и поръчки

• с цел подобряване на системата повишаване на квалификацията на служителя и офисния персонал на организацията;
• относно атестирането на работните места и служителите;
• уволнения на служители поради съкращения на персонала;
• относно приемането на оборудване (дълготрайни активи) в баланса на дружеството;
• Създаване на комисия за инвентаризация на имуществото и/или активите на организацията.

И това не е пълен набор от поръчки за основните дейности.

Изисквания към организацията на архива

Класификацията на поръчките се основава на стандартния период на съхранение на документи. Ръководителите на архиви използват конкретен списък с организационни архиви, за да определят тази цифра. Трябва да се отбележи, че в някои случаи отделните организации имат свои собствени ведомствени стандарти за съхранение на хартия, като отчитат спецификата на своята работа и отрасъл. Нека погледнем по-отблизо.

Периодът на съхранение на поръчките за основните дейности не е ограничен. С други думи, документите от този вид се архивират през целия период на съществуване на организацията - от регистрацията й в държавните органи до нейната ликвидация. Други документи не трябва да се унищожават в продължение на 75 години (досиета на персонала) или на пет години (всички останали заповеди).

Документите, които трябва да се съхраняват дълго време, трябва да се съхраняват в отделни папки. Това предотвратява ненужни проблеми в бъдеще.

Специален код, обикновено състоящ се от комбинация от букви и цифри, се дава на определен набор от документи в съответствие с установените правила.

Съхраняване на документи на електронни носители

В днешно време информационни технологии стават все по-популярни. И все повече прогресивни мениджъри предпочитат да съхраняват документите на компанията си в електронен вид. Реалността е такава, че дори заповед, написана на текстообработваща програма с електронен подпис на упълномощено лице, има правна сила. Трябва да се каже, че повечето директори и висши мениджъри, особено в публичните дружества, предпочитат да водят делата си по традиционния начин, като използват хартия и мастило. С идването на новото поколение обаче ситуацията ще се промени коренно.

Съгласно нормативната уредба електронните копия на документи трябва да се съхраняват за същия период от време, както еквивалентните традиционни документи на хартия.

Къде да търсим разпоредби за съхранението на поръчки за основните дейности?

Руският закон "За архивирането" е основният източник на правила за организиране на съхранението на документи, както в предприятията, така и в държавните архиви. Понастоящем е в сила неговата версия от 23 май 2016 г. Самият закон влезе в сила на 22 октомври 2004 г. Следва да се отбележи, че не само специализираните архивни институции и държавните предприятия, но и частните субекти са задължени да спазват нормите на посочения закон.

Съставът на основните бизнес поръчки и друга важна и полезна информация може да бъде намерена в специализирания "Списък на образците на документи". Този секторен нормативен акт съдържа подробно описание и изисквания за изпълнението на документи, които се създават в хода на икономическата (или друга) дейност на предприятието. Разработчик на документа е руското Министерство на културата. Датата на одобрение на списъка е 25 август 2010 г. Понастоящем е в сила текстът от 16 февруари 2016 г.

Архивите се регулират от отделни нормативни актове на определени организации със специален статут.

Период на съхранение на книга с бизнес поръчки

В съответствие с разпоредбите всички поръчки получават уникален номер и издаването им се отбелязва в специален регистър. Препоръчително е тези документи да бъдат номерирани по азбучен ред за по-лесна справка. Например латинската буква OD в началото на номера на поръчката веднага показва, че документът обхваща основните дейности на организацията. Документът става правно обвързващ едва след съответното вписване в регистъра. И обратното, ако няма вписване в дневника, заповедта ще бъде просто лист хартия. В този случай ще бъде поставено под въпрос значението му в съда или по други дела.

Дневникът на поръчките е изключително важен елемент, не по-малко важен от самите поръчки. Според класификацията на Списъка на документите и изискванията на закона, той е този, който трябва да се съхранява през цялото съществуване на организацията (т.е. по всяко време). Така периодът на съхранение на заповедите на директора за основната дейност и на дневника е "постоянно".

Особености на дизайна на дневника

Важността на такъв документ като книга за регистриране на поръчките за основни дейности беше многократно подчертана в тази статия. Понякога се нарича дневник. Допустимо е да се използват и двете имена. Въпреки изключителната важност на този документ, не съществува унифицирана форма. Всяка организация има право да подрежда своите страници по свое усмотрение. Важното е книгата да съдържа следните колони - номер на заповедта и дата на регистрация (влизане в сила), описание на съдържанието на документа в теза.