Електронно управление на документите: предимства и недостатъци, същност на системата, начини на прилагане

Все повече компании преминават към електронно управление на документите, което предполага използването на различен софтуер за създаване и съхранение на документи. Организацията не разполага с архив от хартиени копия на документи. Има много предимства на електронното управление на документи, които карат предприемачите да се откажат от използването на хартиени документи. Но за да се премине към него, е необходимо да се инсталира специализиран софтуер на работните компютри и да се определи отговорно лице, което да се занимава с този документооборот.

Концепцията за електронен работен процес

Той е представен от Съвременен метод Обработка на различна документация. В хода на дейността си абсолютно всяка организация се сблъсква с различни документи, които трябва да бъдат постоянно разпечатвани и съхранявани в отделно помещение за дълъг период от време.

Ако предприемачът или фирмата разполагат с правилно изготвен електронен подпис, който се използва за удостоверяване на документи по електронен път, не е необходимо да разпечатват тези документи на хартия.

Ползите от електронното управление на документи

Миграцията към електронна документация с EDS има много предимства. Благодарение на многото положителни характеристики все повече предприятия се обръщат към този метод за управление на документи. Но преди всичко трябва да се оценят предимствата и недостатъците на електронното управление на документи. К основни предимства се прилага:

• Бързо извличане на необходимата документация благодарение на доброто структуриране и сигурността на съхранението;
• структурата за управление на документите е централизирана;
• Всички документи могат да се съхраняват в електронен вид на различни носители и дори на отдалечени сървъри, така че дори ако в офиса възникне пожар, не е необходимо да се притеснявате, че ще унищожите важни документи;
• всички документи могат лесно да се архивират и съгласуват
• всички документи се подписват въз основа на изпращането им по електронни канали за комуникация, което спестява значително време и усилия на служителите на всяко предприятие;
• ако е необходимо, копие на необходимия документ може да бъде направено за няколко секунди
• одитите са значително опростени, тъй като се провеждат по електронен път и за целта могат да се наемат професионалисти получава се документация чрез електронни канали.

Предимствата на системите за управление на електронни документи са убедителни и неоспорими, но преди да се премине към някоя от тях, трябва да се оценят недостатъците на всяка система.

Недостатъци на системата

Предимствата на въвеждането на системи за управление на електронни документи са неоспорими, но процесът има и някои недостатъци. Някои от недостатъците са:

• задължително е да се регистрира електронен цифров подпис, за чието създаване се заплаща голяма сума пари
• няма възможност за използване на електронни документи, ако партньорите не са преминали към електронен документооборот
• много време и пари се изразходват за инсталирането на допълнителна софтуер и наемането на надежден служител, който се занимава с администрирането на всички електронни документи;
• все още не са създадени строго стандартизирани формати за този вид работен процес;
• Много изпълнители и клиенти се отнасят с недоверие към използването на електронни документи, подписани с ЕДС.

Ето защо всеки предприемач трябва предварително да проучи предимствата и недостатъците на електронното управление на документи, за да приеме правилния и актуално решение.

Причини за разработката

Предимствата на електронното управление на документи са многобройни и значителни. Това води до факта, че той непрекъснато се разработва и прилага в работата на различни предприятия, не само търговски, но и държавни. Основните предпоставки за неговото ефективно и непрекъснато развитие включват:

• Предвидени са резерви за прилагането му в данъчното законодателство. Някои видове данъчни декларации могат да се подават само по електронен път. Това се отнася за отчетите за осигурителните вноски, платени в пенсионния фонд за служителите, както и за 3-личната данъчна декларация, подадена във Федералната данъчна служба за всеки служител. Дори отчет СЗВ-М за всички служители се подава в електронен вид, ако в организацията работят повече от 25 души. Поради това някои компании са принудени да преминат към електронна документация, тъй като във всички случаи трябва да изготвят цифров подпис.
• Основните предимства на електронния документооборот включват възможността за записването му в счетоводните регистри. Въз основа на Федерален закон № 402, първична счетоводни записи може да бъде изготвен не само на хартиен носител, но и по електронен път, ако е възможно да се провери електронният му подпис.
• От 2017 г. започна ефективното разработване на този документооборот в съдебните производства. Всяко съдебно решение вече трябва да се публикува в публичното пространство. Освен това всички дружества и частни лица имат възможност да подават искове или жалби по електронен път, което изисква електронен подпис. Ето защо електронният подпис се издава не само от големи компании, но дори и от частни лица.
• Развитието на електронните технологии е бързо, така че сега практически всеки човек има достъп до интернет, което значително опростява процеса на комуникация с други хора и представители на държавните органи.

Следователно може да се твърди, че използването на такава система за управление на документи става все по-популярно.

Друго голямо предимство

Освен това много компании си сътрудничат с компании от други региони или държави, като по този начин е много по-лесно да се обменят различни документи по време на електронния поток от документи. Това дава възможност за значително увеличаване на пазарите за продажби и за пряк контакт с производителите.

Това е допълнително съществено предимство на електронния документооборот. Подобрено качество на управлението от първия ден на внедряването.

Как се въвежда?

Първоначално бизнес мениджърът оценява предимствата и недостатъците на електронното управление на документи. Ако се реши да се въведе в компанията, се изпълняват следните стъпки:

• Провежда се събрание на акционерите, на което се гласува в полза на въвеждането на системата.
• Ако решението е положително, главният изпълнителен директор издава съответната заповед.
• Препоръчително е да се изготви вътрешен правилник, който да урежда използването на електронна документация.
• Избира се подпис, който ще се използва при подписването на различни документи.
• Ако се избере обикновен подпис, той се основава на кодове и пароли, както и на други средства, а достъпът е ограничен, така че трябва да се определи конкретно лице, което да подписва електронните документи.
• Избор на център за сертифициране. Той е представен Специализирана организация, Споразумение с избрана организация за електронен документооборот. Важно е да изберете компания, с която да работите удобно и полезно. Разходите за предлаганите услуги трябва да бъдат предварително оценени, както и различните функции, които могат да се използват по време на сътрудничеството. Определяне на отговорността, която избраният център носи за евентуални грешки, които могат да възникнат в процеса на движение на електронни документи.
• Изготвят се документи, въз основа на които се сключва споразумение с избрания център.
• Подписване на договор с избрана от вас организация. След това центърът създава и издава сертификат за ключ за цифров подпис на своя клиент.
• Пряко внедряване на електронното управление на документи в дейността на организацията. Всички документи на хартиен носител се конвертират в електронен вид и се създава процедура за обмен на електронни документи.

Фактурите могат да се изготвят по електронен път, но първо трябва да се гарантира, че за контрагента е удобно да използва такава документация. Това е така, защото компанията трябва да разполага с технически средства, за да може да обработва тези документи.

Избор на EDS

Сред ползите от електронния документооборот е и намаляването на разходите за изготвяне на многобройни документи на хартия. Но и в двата случая трябва да се направят определени разходи. Те са свързани с електронния подпис, използван в процеса на подписване на електронна документация.

ЕДС може да бъде в неквалифицирана или квалифицирана форма.

без резерви

Тя се обработва чрез криптографско преобразуване на данни, за какво се прилага специален ключ, който е достъпен за собственика на EDS. Важно е предварително да решите кой в компанията ще подписва електронните документи.

С такъв подпис е възможно да се открият различни изменения, направени в документите след тяхното подписване.

Квалифициран

Дружеството получава специален сертификат, съдържащ ключ за проверка на EDS. За да се създаде такъв подпис, се вземат предвид изискванията, изброени във Федерален закон № 63.

Обикновено такъв електронен цифров подпис се използва в големи компании, които желаят да запазят търговската тайна; затова сигурността на електронните документи се гарантира чрез усъвършенстван квалифициран електронен подпис.

След като се избере конкретен вид електронен подпис, се сключва споразумение с избрания удостоверителен център.

Правила за внедряване на системата в компанията

Предимствата на електронното управление на документи пред хартиеното се считат за неоспорими, но в процеса на внедряването му в работата на организацията често възникват трудности. Следователно правилата на процеса включват:

• Първоначално със заповед на ръководителя се определя специалист, който се занимава с преобразуването на хартиени документи в електронен вид;
• на всеки служебен компютър е инсталиран специален софтуер, който позволява документите да се подписват с предварително издаден ЕДС;
• По време на изготвянето, изпълнението и одобряването на различни документи се спазват основните правила за водене на документация, които се прилагат и за документи на хартиен носител;
• електронните документи трябва да имат всички необходими реквизити, печати и ЕДС;
• Правилникът на дружеството може да включва информация за това какви методи за потвърждаване на действията с тези документи ще се прилагат.

Процесът не се счита за твърде сложен, ако е добре разбран.

Правила за сътрудничество с други компании

Всяка компания, която внедрява такава система, иска да използва електронна документация при работа с големи изпълнители. За тази цел, когато се изготвя споразумение с друго дружество, в текста на документа трябва да се включи клауза, в която се посочва, че всички документи ще се предават по електронни канали за комуникация. След това необходимите документи се подготвят и подписват с предварително издаден ЕДС. Всички инструменти на EDS трябва да бъдат сертифицирани, в противен случай не могат да се използват по време на дейността на компанията.

Много по-просто е да се създаде такъв документооборот с различни държавни институции, напр. с Федералната данъчна служба или Федералната данъчна служба. Това се дължи на факта, че тези организации вече имат необходим софтуер за работа с електронни документи.

Как се съхраняват документите?

Основното предимство на електронното управление на документи е, че няма нужда от отделно архивно помещение в организацията, тъй като всички документи се съхраняват на компютри, сървъри или различни електронни носители. Но все пак всяка компания трябва да обърне внимание на правилното съхранение на документите, така че да няма достъп до тях от неоторизирани лица или организации.

При съхраняването на електронните документи се вземат предвид следните правила:

• Задължително е да се състави списък на досиетата в цялата фирма, чийто вид и съдържание зависят от областта, в която работи фирмата;
• Извършва се експертна оценка на стойността на документите;
• използването на електронно управление на документите се посочва върху всички документи;
• Всички документи трябва да се архивират.

Ако се вземат предвид тези правила, няма да е трудно да се съхраняват правилно документи в електронен вид.

Заключение

Електронният работен процес има много предимства. Повишаване на качеството на работата на компанията е следствие от прилагането му. За тази цел е важно Да се вземе правилно решение от ръководството на компанията, да се избере сертифициращ орган и да се изпълни EDS. На компютрите се инсталира специален софтуер и се правят необходимите промени в нормативните местни актове на фирмата.

Електронната документация значително опростява работата на фирмата и улеснява работата с други фирми и държавни организации.