Какво представлява първичната счетоводна документация? Определение, видове, характеристики и изисквания за завършване

Счетоводният отдел на всяка компания се занимава с първично счетоводство. Списъкът на първичната документация в счетоводния отдел включва няколко задължителни документа. Всеки от тях е свързан с етапите на бизнес процеса. В случаите, когато служителите на организацията не обработват първичната документация в "1C: Счетоводство", компанията ще бъде санкционирана с материални санкции.

Какво представляват те?

Отчитането на първичните документи в счетоводството е приоритет. Всички дейности, извършвани в тази област, се регулират от Федералния закон "За счетоводството". И така, в първа точка на девета глава се казва, че първичната документация може да включва всички документи, точно попълнени и заверени от ръководството, които отразяват различни епизоди от икономическата дейност на дружеството. Между другото, тези епизоди се наричат:

• Получаване на пари за стоки или услуги, предоставени от предприятието;
• прехвърляне на средства за получени стоки.

По този начин, в допълнение към задължителния списък с първични документи в счетоводството, има и допълнителен. Обикновено се изготвя по искане на ръководството на дружеството. Той включва формуляри с информация за компенсиране, които нямат финансова основа.

Особености на първичните документи в счетоводните отдели

Първото нещо, което трябва да се отбележи, е обръщайте внимание, е, че всички форми "първични документи" трябва да бъдат свързани с прехвърлянето на средства. Поради това не е препоръчително да се включва пълномощно за получаване на документи.

Този вид документи се съхраняват за период от минимум пет години от датата на подписване. По време на данъчни проверки инспекторът изисква първични документи за период от една до три години. По този начин в архива могат да се съхраняват документи с по-дълъг период от време. След пет години те могат да бъдат напълно изхвърлени. Извършва се унищожаване "първични документи" В съответствие с вътрешните правила на компанията и законодателството на страната. Тази процедура е доста сложна и отнема много време. Ето защо много компании държат "първични документи" стига да има място в счетоводния отдел. В Русия няма срок за архивиране на документи.

Списък

За да се разбере какво представлява първичната документация в счетоводството, е необходимо да се знае какви видове документи включва тя. Следва да се припомни, че това са документи, свързани с движението на средства. Ето списък на това, което се случва в счетоводния отдел:

1. Договор.
2. Фактури за плащане.
3. Парични средства и разписки за покупки.
4. Ограничени формуляри за участие.
5. Сертификати.
6. Пътни листове.

Повече информация за всеки от тези основни документи е представена в следващите параграфи.

Споразумението

Този въпрос е спорен сред счетоводителите. Въпросът е, че първичните документи трябва да се съхраняват в счетоводна кантора, но понякога договорите остават при юристи или дори в отдела за човешки ресурси. Но монетата има и друга страна. В края на краищата, това е споразумението е Основата за Транзакция, свързана с парични потоци.

Фактура

Този формуляр принадлежи на първичната документация в счетоводния отдел. Какво е фактура, всеки в бизнес процеса знае. Всъщност този документ е основанието за прехвърляне на средства за получени стоки или услуги. Ако едната страна приеме фактурата, това означава, че тя мълчаливо се съгласява със сделката. Тя може да съдържа и информация за предишни споразумения. Във фактурата е посочена не само тази информация, но и процедурата за възстановяване на средства в случай на такава необходимост.

бележка за доставка

Това е един от най-забележителните документи в счетоводството. Факт е, че това е пълен списък на стоките, изпратени до купувача. Тя се отнася както за продукти, така и за суровини. Няма ограничение за броя на копията на този формуляр. Тази точка не е ясно регламентирана и всъщност се основава само на това колко страни се нуждаят от този вид документ. т.е. толкова страни по сделката, колкото копия трябва да бъдат представени. Имайте предвид, че само формуляри с подписа на лицето, отговорно за. В този случай не е необходим печат или подпечатка.

Акт за доставка-приемане

Първичните документи се обработват в счетоводния отдел от обикновени служители на отдела. Най-често те получават като придружаващ документ актове за извършени работи (услуги). Този документ, както е ясно на името си, е съставен след предоставяне на услуги или изпълнението на работата. Двустранно подписано удостоверение за приемане се счита за валидно. Има случаи, в които един от изпълнителите отказва да подпише документ. В този случай формулярът може да бъде удостоверен само чрез от една страна, но при условие че наблюдателите присъстват при подписването на формуляра. В допълнение към основната информация, докладът за приемане може да включва и подробности за изясняване на ситуацията. Те обикновено се въвеждат в специално създадена таблица. Що се отнася до одобрението с печат, то винаги е добре дошло, но ако няма печат, това не прави документа невалиден. Заслужава да се отбележи, че при воденето на първичните документи в счетоводния отдел актът, отразяващ движението на дълготрайните активи на дружеството, също трябва да бъде включен в списъка на първичните документи.

платежна бележка

Този вид първична документация отразява потока от пари в брой между дружеството и неговите служители. В допълнение към основната сума заплати, всички бонуси и компенсации са включени. В този случай декларацията се заверява от главния счетоводител заедно с ръководителя на предприятието. За да е валиден и ефективен един документ, той трябва да е подпечатан. Ако това не е направено, формулярът може да се счита за невалиден. Струва си да се отбележи, че в двата документа по-горе този печат не е задължителен.

Касови документи

Този списък включва следните форми:

• кредитно известие,
• разходен документ,
• дневник на паричните средства.

Тази първоначална документация включва възможно най-много информация Третият е касов апарат. Паричните ваучери се разделят на няколко вида. Така най-често в счетоводния отдел се използват KO-1, KO-2 и KO-4. Те отразяват всички факти от икономическия живот на организацията. По този начин инспекторите са най-придирчиви, когато става въпрос за данъчни проверки. В допълнение към тези типове има и форми QU-3 и QU-5. Третият е регистър на касовите бонове, а петият е регистър на движението на пари в брой в рамките на предприятието. Инспекторите обикновено обръщат много по-малко внимание на тези видове първични документи. Що се отнася до съхранението и подготовката им, тези процеси се извършват в съответствие с общите процедури.

Диференциация в зависимост от етапа на сделката

Транзакцията се извършва на три етапа. На всяко от тях съответства конкретна документация.

Първо, страните винаги се договарят за условията на сделката. В този момент те сключват договор и издават фактури за плащане. След това една от страните трябва да направи вноска, както е поискано. За да го докаже, платецът трябва да представи оправдателни документи. Ако средствата са изпратени от разплащателна сметка, трябва да се представи извлечение. Ако плащането се извършва в брой, потвърждението се извършва чрез представяне на касови ордери, специални счетоводни формуляри или разписки. Крайният етап на всяка сделка е предоставянето на стоки или услуги, за които е платено. Тази точка трябва да бъде потвърдена сертификата за изпълнение Известие за работа (услуга) или известие за доставка на стоки от всякакъв вид.

Изисквания за попълване

За да водите правилно документацията, не е достатъчно да знаете кои са първичните документи в счетоводството. Важно е да се вземат предвид основните изисквания за попълването му. На първо място, всяка форма трябва да има собствено име. Съставителят на документа е длъжен да посочи и датата на съставяне на тези отчети и името на дружеството. Дружество означава доставчик, изпълнител или купувач. Банковите данни, инициалите на длъжностните лица и наименованието на операцията също се появяват в отделни полета на първичните документи в счетоводния отдел. Всеки знае какво е името на транзакцията, но не забравяйте, че тази стойност трябва да бъде изразена в количествена форма. Подписът и печатът на лицата, отговарящи за документа, трябва да бъдат поставени на последния етап от изготвянето му.

Извършване на промени

При работа с голям брой документи служителите често допускат грешки. Те трябва да бъдат коригирани в съответствие с установените от закона правила. Съществуват два вида корекции:

1. За строга отчетност. Ако трябва да се направи незначителна поправка, лицето, отговорно за формуляра, трябва да зачеркне грешния ред с тънка линия и да напише правилния запис върху него. За да се потвърди правилността на направените корекции, върху хартията трябва да се постави бележка "Да се доверите на коригирани" и да подпише и подпечата формуляра с подписа и печата на длъжностното лице. Ако документът не може да бъде поправен точка по точка, отговорното лице трябва да зачеркне неправилно попълнения формуляр от ъгъл до ъгъл с тънка червена линия. Трябва да бъде поставена и отметка "Отменен". След като е създадена правилната версия, неправилната версия не трябва да се унищожава.
2. За нестрога документация. В този случай дефектният формуляр се унищожава и се създава документ с правилната информация.

Струва си да знаете, че зачеркването трябва да се прави само с много тънка линия. Ако служителят зачеркне текста така, че той става нечетим, това е много сериозна грешка.