Оптимизация на процеса: методи и цели

Всеки процес, всяко предприятие и всяка организация преминават през различни фази в хода на своята работа, чийто краен резултат по един или друг начин е насочването към основната цел. В стремежа си да постигне основните си приоритети, които първоначално са били прерогатив на работата на целия комплекс (производство, търговия, образование, логистика и др.). д.), мениджърите търсят най-обещаващите и приоритетни варианти за изпълнение на задачите си. Съществуващата система за управление рано или късно губи своето квалификационно ниво на фона на нови разработки, нови внедрявания, иновативни промени в развитието на дадена индустрия. Ето защо мениджърите на предприятия и организации добре осъзнават важността и значението на необходимостта да бъдат в крак с времето и да следят спецификата на постоянно трансформиращия се и усъвършенстващ се процес на развитие на даден бизнес сегмент. Независимо дали става въпрос за търговия, производство, промишленост, образование, логистика - така или иначе, рано или късно е необходимо да се оптимизират организационните и технологичните процеси на управление на дадена компания.

Концепцията за

Оптимизацията на всеки процес е съвкупност от ефективни методи и начини за подобряване на самия процес, за да се получи по-бърз, по-оптимален и по-качествен резултат. Тоест, оптимизация - това понятие, означава повишаване на ефективността, синоним на "подобрение". За да изясним значението на това определение, трябва да проследим характеристиките на оптимизацията до конкретен пример.

Например, да кажем, че в отдел на шивашка фабрика има двама служители, които работят на смяна шест дни в седмицата и всеки работи по девет часа. Работоспособността им намалява значително към вечерта, а в края на седмицата, когато физическите им способности са изчерпани, те стават все по-малко продуктивни. Това намалява количеството и качеството на тяхната работа, а в резултат на това и търсенето на техните продукти, а с това и общите приходи на фабриката за облекло. Рационалният мениджър, който отговаря пряко за тези служители, виждайки тази негативна тенденция и предприемайки мерки за оптимизиране на производствените процеси, трябва незабавно. За да направи това, той трябва да изготви план за подобрение на ефективността на работата в тази област на производството и да се уверите, че сте взели предвид всички нюанси, свързани с процеса. Например, трябва да изчислим, Какви ще са разходите? разходите на предприятието, ако третото лице помага на работниците или предлага на момичетата да работят на смени с увеличаване на дневните часове и с намаляване на броя на излизанията на месец. Така че, ако има трети човек, който да помага на шивачките, ще може да се увеличи скоростта и количеството на свършената работа с една трета. А ако спестите заплатата на трети служител и вземете две момичета на смени всеки втори ден, те ще могат да работят много по-усилено и по-бързо през делничните дни в сравнение с уикенда.

Това важи за всеки сегмент на индустрията - проблемите, възникващи в работата на всеки бизнес, трябва да бъдат решени чрез конкретен план за действие, насочен към оптимизиране на цялостния работен процес.

Цели и задачи

Както при всяка процедура, прилагана от ръководството на предприятие или организация в хода на тяхната пряка дейност (независимо дали става въпрос за образователна обществена институция, търговско дружество или промишлен комплекс), програмата за усъвършенстване производствен капацитет е задължително насочена към постигането на конкретни цели и задачи. Оптимизацията на процесите във всяка индустрия се характеризира с основните си ключови моменти:

• увеличава производителността на компанията;
• Подобряване на качеството на услугите за потенциални клиенти и посетители;
• подобряване на конкурентоспособността на пазара на предоставяните услуги;
• модернизиране на основните процеси на производствения цикъл;
• увеличаване на рентабилността на фирмата;
• оценка на съотношението между наличните трудови и материални ресурси и разходите за тяхната поддръжка;
• Разширяване на бизнеса (ако е необходимо).

Естествено, основната и единствена цел на всяка фирма, работеща на търговска основа, е печалбата. Съответно целите и задачите на оптимизацията на процесите на управление на търговския бизнес ще бъдат насочени изключително към повишаване на ефективността на производствените мощности и увеличаване на продажбите.

В случай на бюджетна структура фокусът е върху подобряване на качеството на персонала в самата организация. Например оптимизацията на образователния процес или оптимизацията на образователния комплекс (детска градина, училище, университет) като цяло трябва да бъде насочена към подобряване на методи на преподаване, наемане само на висококвалифицирани специалисти и педагози, промяна на структурата на учебната програма с цел постигане на максимални ползи за учащите. Смисълът тук е да се направи учебният процес по-лесен, по-прост, по-разбираем за учениците, но в същото време коефициентът на полезната дейност трябва да остане на същото ниво или дори да се увеличи.

Методи

От само себе си се разбира, че за да се постигнат целите и задачите, е необходимо първо да се разработи набор от подходящи мерки, които пряко допринасят за желания резултат. За тази цел се разработват подходящи методи за оптимизация на процесите на различни нива. С други думи, за да постигнете това, което искате, трябва да помислите за начините, по които можете да го получите.

Естествено, в зависимост от начина, по който бизнес линии характеристиката на дадено предприятие или организация, начинът, по който то ще оптимизира процесите си, се различава в отделните компании. Но като цяло различните начини за подобряване на ефективността на функциониране на компаниите от различни отраслови структури все още са насочени към едни и същи приоритети в развитието на.

• Метод на елиминиране - предвижда елиминиране на тези външни и вътрешни възпроизвеждащи фактори, които действат като пречки и препятствия и пречат на предприятието да увеличи рентабилността си.
• Метод на опростяване - предполага намаляване на степента на сложност на структурата на производствения процес (продажби, обучение, логистика) чрез разпръскване на основното работно натоварване в отделни сегменти и обекти.
• Метод на стандартизация - характеризира се с въвеждането на нови програми, иновативни технологии, коренно различни техники, продукти, компоненти и стъпки в работния процес.
• Метод на съкращаване - обусловено от необходимостта да се намалят разходите от производствен, ресурсен, трудов, резервен и финансов характер.
• Метод на ускоряване - включва намаляване на загубите на време, както и въвеждане на паралелно проектиране, симулация, бързо създаване на прототипи и автоматизация на работния процес.
• Метод на промяна - най-лошите области на неуспех, които забавят производствения процес, трябва да бъдат заменени с принципно нови, ефикасни и ефективни. Лошото качество на материалите трябва да се замени с добро, неефективните методи трябва да се заменят с ефективни работни практики и т.н. д.
• Метод на сътрудничество - цялата работа в предприятието трябва да се извършва в добре координирана група, обединена от обща цел и идея. Сътрудничеството между служителите на различни йерархични нива и продуктивната съвместна работа могат да помогнат за постигането на целите и задачите, поставени пред персонала като цяло.

Да разберете как да постигнете оптимизация на системата и процеси в областите на дейност с най-висок приоритет, като за всяка от тях са необходими повече подробности.

В управлението

Вземането на решения е съществена част от управленския комплекс във всяко предприятие, независимо дали става въпрос за производство, търговия или бюджетиране. Всяко оптимизиране на процесите в една организация включва човешкия фактор по един или друг начин. Начинът, по който е структуриран работният процес, и взаимодействието на човешките ресурси в него определят ефективност на работата фирмата като цяло. Компетентно компилация на управлението и способността за интегриране на ефективни оперативни методи в процеса на управление като цяло не само ще оптимизира структурата на взаимоотношенията със служителите, но и ще подобри рентабилността на компанията като цяло.

И така, какви методи са на разположение, за да се направи управлението като инструмент за управление на предприятието по-продуктивно??

• Осигуряване на лесна управляемост - колкото по-лесно е да се установи структурата на взаимодействие и йерархичната подчиненост на едни служители на други, толкова по-ефективни и ползотворни ще бъдат всички процеси.
• Интегриране на нови предложения за подобряване на качеството на продукцията в съществуващата система за управление.
• Подпомагане на намаляването на зависимостта на компанията от човешките ресурси, т.е. преминаване към функция за управление на човешките ресурси Автоматизирани системи на труда.
• Задължително въвеждане на мониторинг на резултатите и последващ анализ на рентабилността на дружеството въз основа на оценка на специфични фактори.
• Минимизиране на разходите и разноските в сегментите, в които това е най-целесъобразно.
• Планирано и логично разпределение на отговорностите и правомощията между функционалните звена на компанията.
• Извършване на цялостна проверка на повтарянето на едни и същи задачи от различни звена, за да се избегне разхищение на време и на функционалните отговорности.

Каква е основната цел на оптимизирането на процесите на управление? Наличие на правилно подготвен управленски апарат, представляван от ръководството, който да планира мерки за въвеждане на продуктивни практики и премахване на неефективните видове дейности намалява разходите на компанията като цяло, без да накърнява интересите на служителите.

В производство

Основното правило за печелившо и ефективно производство е да се увеличи разликата между разходите за производство на даден продукт и неговата продажна цена. С други думи, смисълът на работата в производствено предприятие е да се увери, че цената на крайния продукт оправдава разходите за неговото производство. Колкото по-голяма е разликата между разходите и стойността, толкова по-икономично и ефективно е производството (разбира се, при условие че цената на единица готов продукт е по-висока от разходите за неговото производство).

Защо е възможно да се оптимизират производствените процеси?? Как може да се повиши нейната ефективност??

• Преструктурирането на отчитането на разходите е основна и съществена част от процеса на оптимизация. Интелигентният и правилен подход към преквалификацията и прехвърлянето на разходите е единственият начин да се издигне производството на следващото ниво.
• Изчисляване и анализ на тока производствени разходи - това се отнася до разходите за суровини, заплати на служителите, комунални услуги, амортизация на оборудването и др. д.
• Трансформиране на производствения цикъл - идентифициране на критичните точки в производствения цикъл и отстраняване на тесните места.
• Модернизация на оборудването - замяната на старите, напълно амортизирани работни инструменти с ново техническо оборудване ще позволи многократно да се повиши ефективността на производството.
• Увеличаване на производствения капацитет - разширяването на производството служи за основата за увеличаване на рентабилността на компанията въз основа на нови възможности.
• Автоматизация на работния процес - чрез намаляване на разходите за труд, свързани с наемането на допълнителен персонал, мениджърите на производството могат да спестят значителни суми.
• Определяне на оптималния списък на закупените суровини - анализът на наистина необходимите запаси, които се закупуват от компанията за производството на крайния продукт, помага да се определят и съсредоточат изключително върху приоритетните области (най-продаваните партиди).
• Минимизиране на отпадъците - за да се оптимизират разходите, е необходимо да се използват материали, които могат да се рециклират, да се използват съоръжения за рециклиране, да не се изхвърлят отпадъци, които могат да се рециклират и използват повторно.
• Инсталиране на собствена електрическа подстанция - големите компании харчат огромни суми, за да доставят електроенергия на цеховете. Изграждането на собствена електроразпределителна централа ще сведе тези разходи до минимум. Имайте предвид обаче, че подобни възможности са достъпни само за големи производители.

В търговията

Търговските предприятия, както и производствените предприятия, се стремят да подобрят ефективността си, за да привлекат повече инвестиции и да увеличат нетните си печалби от продажби. Оптимизацията на търговската дейност се изразява главно в следните методологични стъпки

• Процесът на планиране е организиран правилно;
• прогнозиране и проучване на пазара;
• Заемане на правилната ниша на пазара на стоки и услуги;
• Идентифициране на нуждите на потенциалния клиент;
• Замяна на нерентабилни доставчици с по-изгодни;
• закупуване само на продукти, които се изплащат сами; - определяне на нуждите на потенциалните клиенти; - закупуване на продукти, които се изплащат сами;
• допълнително стимулиране на търсенето (реклама)
• Разширяване на асортимента от стоки (само рационално);
• формиране на правилно ценообразуване;
• Подобряване на организацията на продажбата и дистрибуцията на стоки.

Едно търговско предприятие, както никое друго, има за основна цел да печели пари и печалби. Ето защо оптимизирането на процесите на продажби е пряко насочено към повишаване на рентабилността на търговската фирма.

В педагогиката

Предучилищните заведения и детските градини, като институции от публичния сектор, страдат от консервативни практики на управление на образователния процес както и недържавните структури. Тук преподавателите трябва да работите не с материалните продукти на крайното производство, а със знанията, уменията и способностите, които те могат и трябва да вложат в главите на бъдещото поколение. Нивото на познание, което предоставя днешната система за педагогическо образование, естествено се регулира от съществуващите ГОСТ-ове и предписаните правила. Но доколко ефективно е днешното преподаване? И от какво зависи подобряването на ефективността на педагогическия процес??

Оптимизирането на образователните дейности често е насочено към:

• активиране на каналите за възприемане - приемане на определена информация от децата и нейното активно усвояване;
• Разработване на набор от дейности за повишаване на осведомеността на децата за образователния процес и за усвояване на нови умения;
• Прилагане на най-новите образователни техники за повишаване на участието на децата в образователния процес;
• Използване на визуални примери за бързо затвърждаване на знанията и способността за асоциативно мислене;
• използването на бързи тестове;
• деца, които участват в пряката подготовка на някои аспекти на урока;
• ефективно разпределение на времето.

Преди всичко се постига оптимизиране на работата на учителя в детската градина Непрекъснато професионално развитие, допълване на собствените си знания с най-новите идеи и специфики на преподаването в детските градини. Само компетентен и квалифициран учител може да предаде информация на децата по правилен, разбираем и коректен начин в тяхното развитие. Това е основната цел на всяка детска градина.

В образованието

Също толкова високи са и изискванията за оптимизиране на процесите на учене в училищата и следгимназиалното образование. Учителите в общообразователните училища и университетските преподаватели трябва да се преквалифицират дори по-често, отколкото учителите в детските градини. Кои са основните аспекти за учителите и обучителите, за да оптимизират собствената си практика в класната стая?

• Работа за осигуряване на правилно първоначално възприемане на учебния материал - за да се заинтересуват учениците (студентите) от представения от учителя материал, учителят трябва да работи и да мисли как да подобри представянето на новата тема. Ангажираността на ученика в процеса на учене определя начина, по който той ще усвои материала в бъдеще.
• Усвояване на учебния материал - простото предаване на темата на урока не е достатъчно, за да се изгради знание в съзнанието на учениците. Следователно учителят трябва да структурира практическите си уроци, като се стреми да показва прости и разбираеми примери. Това значително повишава способността на учениците да запаметяват получената нова информация.
• Прилагане на придобитите умения - провеждането на всякакви експерименти в семинарите или възлагането на домашна работа под формата на творчески приложения на придобитите знания се счита за валидна техника за оптимизиране на фазата на затвърждаване при изучаването на дадена тема.

Основната цел на оптимизацията на образованието е да се осигури качествено обучение и да се помогне на учителите да направят всичко възможно, за да подобрят учебния процес за учениците.

В областта на логистиката

Големите логистични центрове, които участват в транспорта, превоза и комуникацията с контрагентите, също изискват оптимизиране на логистичните процеси. Какво цели?

• Планиране на операциите въз основа на съотношението време-финанси, като се акцентира върху мотото "времето е пари".
• Активно използване на най-новите технологии Информационни технологии - Използване на компактни лаптопи и други джаджи за комуникация с превозвачи, спедитори и клиенти.
• Систематично изчисляване на финансовите и трудовите ресурси за превоз на стоки от точка А до точка Б въз основа на оценка на икономическата ефективност и рентабилността на тези превози.
• свеждане до минимум на рисковете при превоз на товари, изграждане на система за обезценяване в случай на повреда на товара, причинена от превозвача или спедитора.
• Намаляване до минимум на риска от повреда на стоките поради температурни или времеви ограничения (закупуване на хладилни камери, спазване на правилата за съхранение на бързо развалящи се стоки).

в организацията на

Оптимизация технологични процеси е много тясно свързана с правилно организираната организация на работата в предприятието като цяло. Начинът на структуриране на едно дружество зависи от това как е организирано то организационна структура на фирмата, зависи от ефективността на нейното функциониране. И тъй като структурата на една компания се основава изцяло на нейните служители и техните отговорности, най-важната организационна цел на всяка компания е да оптимизира работната си сила. Това може да включва:

• Намаляване на разходите за труд за работодателя;
• Повишаване на действителната квалификация на служителите;
• автоматизация на труда - замяна на физическия труд с механизиран
• освобождаване от неефективен персонал - съкращаване на персонала;
• Подобрения в управлението на човешките ресурси.

Ето само една кратка информация за това, което е от основно значение за реинженеринга на управлението на човешките ресурси. Но те отразяват ключови аспекти, които допринасят за основната цел на оптимизацията на процесите в едно предприятие - минимизиране на разходите.