Бележка за бизнес пътуване: образец, характеристики на попълване

Съдържание

За какво се използва
Структура
Нюанси на формуляра
Съпътстващи документи
Резултат

Заслужава си да проучите примерна служебна бележка за бизнес пътуване, за да оформите правилно такъв документ. Това ще позволи на счетоводителя да получи цялата необходима информация и да изчисли точно командировъчните след това. Освен това, ръководейки се от конкретен образец, служителят няма да пропусне необходимата информация и ще въведе цялата необходима информация в документа.

За какво се използва

Образецът на пътна бележка се използва за изготвяне на междуорганизационен документ. В него се записват датите на заминаване и пристигане на служителя. В този документ е отбелязано и действителното място на престой на служителя.

Използването на бележка за командировка (образец по-долу) е необходимо, ако:

Служителят не разполага с документи, които да доказват, че действително е пребивавал на необходимото място;
пътуването се извършва с наети, частни или служебни превозни средства.

Целта на бележката е да улесни счетоводителя при изчисляването на дневните разходи. Без информация за действителния брой дни, прекарани в командировка, би било проблематично да се изчислят точно разходите за върнатия служител.

Структура

За формуляра е подходящ лист хартия А4. Въз основа на стандартния шаблон за служебна бележка за командировка структурата на документа трябва да бъде следната:

Ф. И. О. Управителят на компанията. Да се изпише в горния ъгъл.
Инициали на ръководителя на звеното. Да се посочи, ако в дружеството съществува такава длъжност. Вписва се в долната част, под първите инициали. Тук можете да въведете и данните (F. И. О.) на служителя.
Наименование на документа. Да се изпише в централната част на формуляра. Заглавието на документа и неговото съдържание трябва да бъдат записани тук. Служителят може да изложи същността на пътната бележка в свободна форма. На този етап от формуляра няма задължителна структура.
Приложени документи. В долната част на формуляра трябва да се напише списък с тях.

Въпреки че няма строги изисквания за естеството на заявлението, в документа трябва да има определена информация. Въпросната информация включва следното

Дати на заминаване и връщане;
Целта на пътуването;
Модел, регистрационен номер, наименование и марка превозно средство, Използваното превозно средство (независимо дали е под наем, служебно или лично);
датата, на която е съставен документът, неговият номер, подписът и отпечатаното име на служителя.

Нюанси на формуляра

Макар че шаблонът на бележката за командировка може да бъде набран на компютър и разпечатан, служителят трябва да я напише на ръка. Може да се използва празен лист хартия, но по-често на връщащото се лице се предоставя празен формуляр.

Общата структура на документа се различава в различните компании, но законът не забранява на компаниите да разработват свои собствени шаблони за бележки. След командировка служителите при всички случаи посочват същия вид информация. Разликите могат да се дължат на специфични вътрешни процеси.

Въз основа на Регламент № 749 (т. 3) всяко предприятие трябва да изготви такъв документ, който да отразява необходимата форма и съдържание на бележката, която ще се използва в конкретното предприятие. Основното нещо е да не забравяте да посочвате основните данни (номер, дата на поръчката), марка автомобил и т.н. д.).

Съпътстващи документи

Освен самата служебна бележка служителят трябва да представи и други документи. Това включва документи като:

квитанции и отчети, показващи разходите, направени по време на бизнес пътуването;

товарителница;

документ, удостоверяващ верността на посочения маршрут, при условие че пътуването е извършено с автомобил; д) отчет за разходите, направени по време на командировката; е) меморандум за разбирателство, подписан от служителя и.

меморандум за предоставяне на услуги след бизнес пътуване

Ако по различни причини не е било възможно да се изготвят такива бележки, от служителя, който се връща от пътуване, се изисква да представи бележка. Важно е да имате печат от приемащата страна, който потвърждава посочените данни за бизнес пътуването: дата и час на пристигане/отпътуване, както и място на престой.

Резултат

Служебната бележка за командировка позволява да се улесни отчетността на фирмата и да се улесни работата на счетоводителя. За да се гарантира, че служителите няма да допуснат грешки и ще попълнят правилно този вид документи, всяка компания изготвя свой собствен образец, като взема предвид всички особености на вътрешните процеси в организацията.