Колективно вземане на решения в управлението: етапи и примери

Вземането на решения от мениджъра е постоянно и изискващо. Извършва се буквално при всички управленски действия на всяко ниво, като помага за определяне на целите и води до тяхното постигане.

Вземането на решения е работа не само на мениджъра. То засяга и служителите на организацията, а понякога и целия екип. Ето защо е толкова важно да се разбере естеството и същността на тези действия, за да се постигне успех в областта на управлението.

За да вземе възможно най-ефективно решение, ръководителят трябва да вземе предвид редица фактори. Това се постига чрез използване на специализирани междуфункционални екипи, чиито членове трябва да са от различни нива и отдели на организацията.

Колективното вземане на решения е най-ефективният начин на мислене. Всъщност използването им позволява да се твърди със сигурност, че получената експертна оценка е възможно най-обективна. Това се дължи на включването на представителен и широк кръг от специалисти.

Ползите от груповото вземане на решения

Помислете за Предимства и недостатъци колективни методи. Техните предимства са следните:

1. По-пълна информация се получава. Когато група участва в процеса на вземане на решения, е възможно да се наблюдава разнообразие от гледни точки, основано на опита на всеки член на групата. Това става невъзможно за един човек.
2. Разработване на множество варианти. Поради големия обем информация, използвана от групата, има много гледни точки, които трябва да бъдат обсъдени. Това предимство на колективните методи за вземане на решения е особено очевидно в случаите, когато екипът е съставен от членове от различни дисциплини. Множеството предложения и мисли обикновено водят до по-полезни варианти, отколкото в случай на отделен служител.
3. Максимална вероятност за одобрение на решенията от колектива. Не е рядкост една компания да не изпълни целта си. Това се дължи на факта, че служителите не искат да изпълнят решението, което им е известно. Ако лицето, което взема решението, участва в неговото приемане, то ще пристъпи към неговото изпълнение и ще гарантира, че колегите му правят същото.
4. Повече легитимност. Колективното вземане на решения е в съответствие с демократичните идеали на обществото. Ето защо мнението, изразено от група, се възприема от много хора като по-легитимно. Решение, взето едностранно и от човек с абсолютна власт, често се възприема като деспотично и диктаторско.

Недостатъци на груповите методи

Какви са недостатъците на работата в екип? Сред тях са:

1. Значителна загуба на време. Не е възможно бързо да се събере група. Необходимо е и време, за да може екипът да предложи единно решение. Същият недостатък не се отнася за действията на едно лице.
2. Власт на малцинствата. Членовете на една сплотена група никога няма да имат еднакви нагласи. Различават се един от друг по отношение на своя статус в организацията, опит, познаване на проблема, способност да изразяват мнението и идеите си и лична увереност. Този вид влияние неизбежно ще доведе до това, че един или повече членове на групата ще се възползват от силните си страни и ще "притиснат" останалите. В резултат на това доминиращото малцинство може да окаже влияние върху крайното решение.
3. Групов натиск. При вземането на решения мнозинството от членовете на екипа искат да бъдат "като всички останали". Това се случва под влиянието на сформирания екип. Това води до явление, наречено модел или групово мислене. В този случай човек или изобщо няма мнение, или се подчинява на мнението на мнозинството. Шаблонното мислене е форма на подчинение. Когато тя присъства, членовете на екипа се отказват от непопулярни или нетрадиционни гледни точки, само за да създадат впечатление, че са съгласни с мнозинството. Всичко това има отрицателен ефект върху ефективността на груповите решения.
4. Липса на ясно разграничение на отговорностите. Всички членове на екипа са отговорни за взетите решения. Но кой носи отговорност за крайния резултат?? Ако решението се взема от един човек, отговорът на този въпрос е очевиден. Но никой не е отговорен за резултатите на отбора.

Изграждане на екип

Първата стъпка при използването на колективни методи за вземане на решения в управлението е създаването на работен екип. Обикновено това е временен екип, който включва както мениджъри, така и изпълнителни директори. Екипът е целенасочена комбинация от служители, която надхвърля границите на екипа и е от съществено значение за успеха на проекта на организационната структура компании.

Сред отличителните характеристики на екипа, създаден с цел Лице, вземащо управленски решения, Могат да бъдат подчертани следните неща:

1. Споделяне на лидерството между членовете.
2. Наличие на допълващи се умения и компетентности.
3. Наличие на лична и взаимна отговорност.
4. Създаване на продукт, който може да генерира синергии.
5. Измерване на изпълнението по резултати.
6. Съвместно вземане на решения и изпълнение.

Роли в екипа

Според теорията на R. Белбин, във всяка група, създадена за вземане на оптимално управленско решение, най-ефективната работа в екип е възможна, ако членовете й изпълняват следните девет роли:

1. Генератор на идеи. Това е човекът, чиято задача е да предлага нови стратегии. Този член на екипа трябва да се съсредоточи само върху основния проблем, който трябва да бъде решен от групата. Генераторът на идеи трябва да бъде сериозен мислител, индивидуалист, но и отворен за свежи идеи.
2. Изследовател на ресурси. Този член на екипа отговаря за откриването на нови идеи и разработки, които се появяват извън екипа, и за съобщаването им. Личността на този човек трябва да е екстровертна, ентусиазирана, любопитна и общителна.
3. Координатор. Членът на екипа трябва да бъде уверена и зряла личност с лидерски качества. Задачата на мотиватора е да определи общите цели. Ръководейки процеса на вземане на решения, координаторът трябва умело да делегира правомощия.
4. Motivator. Динамична и стимулираща личност. Когато работи в екип, той/тя не трябва да губи самообладание, дори когато е изправен/а пред най-трудната ситуация. Мотиваторът трябва да има смелостта и устрема да даде възможност на екипа да преодолява успешно възникващите препятствия.
5. Критика. Работата на членовете на екипа е да анализират проблемите от прагматична гледна точка. Критикът оценява предложенията и идеите, за да насочи екипа към балансирано решение. Този човек, който играе ролята на скептик в екипа, трябва да притежава здрав разум, преценка и предпазливост.
6. Пчелата работничка. Този член на екипа има за задача да превърне концепциите и плановете в практически процедури. По този начин пчелата работничка трябва редовно и ефективно да изпълнява всички поети ангажименти. Такъв човек трябва да е чувствителен, нежен и социално ориентиран. Членът на екипа трябва да бъде добър дипломат, да реагира адекватно на ситуации и хора и да участва активно в изграждането на екипния дух.
7. Стълб на екипа. Човекът на тази позиция ще трябва да подкрепя и подпомага екипа в най-трудните ситуации, като допринася за добрия морал. Възложена му е ролята на дипломат в екипа. Той трябва да бъде спокоен и уверен в себе си и да контролира собственото си поведение.
8. Специалист. Този член на екипа трябва да превърне плановете в реалност. Членът на екипа трябва да е ангажиран с постигането на високи стандарти в своята професионална област, както и да притежава редки умения и знания.
9. Закриване. За този член на екипа е важно да поддържа постоянство сред членовете на екипа, за да ги предпази от грешки не само в действията, но и в бездействието. По природа е важно да бъдете усърдни, съвестни и трудолюбиви.

Нека да разгледаме конкретните методи на колективно вземане на решения.

Мозъчна атака

Смята се, че този метод е изобретен от древните викинги. Случило се е по време на плаване, когато лодката им е имала проблеми. И така, капитанът събра целия екипаж на палубата. Всеки от членовете му на свой ред предложи собствено решение на проблема. Първите, които изразиха мнението си, бяха юношите, а последен се изказа капитанът. Прилагането на този ред позволява да се изключи влиянието на авторитета на старшите членове на екипа върху мнението на младшите членове на екипа. Но окончателното решение беше на капитана.

Мозъчната атака се характеризира с лавина от нови идеи без никаква критична оценка. Този процес се извършва преди намирането на оптималното решение. Целта на този метод е да се разработят възможно най-много варианти за намиране на решение на несигурна ситуация.

Обикновено се смята, че мозъчната атака е неофициална среща, на която служителите изразяват всичко, което им идва наум за даден проблем. С от една страна, това е вярно. Но тъй като мозъчната атака е предимно метод за достигане до за решаване на проблема, тя има собствена технология, както и определени правила и етапи. Това значително ще повиши ефективността на метода и ще доведе до най-ефективното и висококачествено решение.

Мозъчната атака се състои от шест стъпки. Първият етап е подготвителен. Това е от съществено значение за.. подбора на хората и разпределението на техните роли. В същото време се избира и фасилитатор.

Какъв е принципът на формиране на екип?? Това зависи от конкретната задача. Например, целият отдел може да бъде включен. Ако се подхожда отговорно, е важно в групата да се включат всички хора в организацията, които трябва да се справят с проблема в работата си.

Един пример за мозъчна атака е задачата да се разработи идея за рекламна кампания, поръчана от производител на бебешки храни. В този случай дизайнерите и творците, както и ръководителят на отдела трябва да бъдат поканени да обсъдят въпроса. Екипът ще се нуждае и от служители на рекламната агенция, които имат малки деца, за да участват. Тези работници вероятно сами ще купят продукта, а техните идеи могат да послужат основата за при разработването на окончателната версия.

Вторият етап на мозъчната атака е определянето на цели и задачи, които са причината за дейността. Тук е важно да обясните на всеки член на екипа подробно и ясно какъв е проблемът. Това ще сведе до минимум възможните недоразумения. Екипът се нуждае от възможно най-много предварителна информация. Подобно действие ще бъде основният стимул за започване на дискусии.

На третия етап от използването на метода има упражнение за загряване. Мозъците се нуждаят от него също толкова, колкото и мускулите. Групата трябва да бъде "разпалена" преди началото на дискусията. Фасилитаторът ще действа като стартер. Всеки вид групова игра е добро упражнение за промиване на мозъка. Само след няколко минути участниците ще бъдат в правилната душевна нагласа.

Следващият етап е най-важният. Тя предполага непрекъснато и активно генериране на идеи. Ефективността на крайния резултат зависи пряко от този етап. Могат да се представят всякакви идеи - фантастични, абсурдни, дори нереални. Най-важна е непрекъснатостта на процеса. Методите за получаване на информация могат да бъдат най-разнообразни. Съществуват устни изказвания, които трябва да бъдат записани от едно лице на хартия, и записване на идеи от всеки от участниците, които след това ще бъдат прегледани.

Всички идеи се класират и оценяват на петия етап от процеса на мозъчна атака. В класифицирането им участват всички членове на екипа или само ръководителят. В идеалния случай това трябва да прави отделен екип. Това обаче не е задължително условие за прилагането на метода. След като всички предложения бъдат разгледани, най-слабите се отсяват. В резултат на това най-добрите възможности остават. Техният брой зависи от производителността на дейността.

На последния етап резултатите от мозъчната атака се представят за публичен коментар. В този момент групата ще трябва да премине от полет на въображението към рационално мислене. Ето защо е препоръчително да се извърши такава работа само няколко дни след събитието.

Видове сесии за мозъчна атака

Техниката може да бъде приложена чрез техниката на ролевата игра на различни начини Най-добрите начини за правене на нещата. Нека разгледаме най-интересните от тях:

1. Разпределяне на ролите. Смисълът на този метод е, че всеки участник в групата трябва да изпробва определено изображение. Това им позволява да преживеят ситуацията възможно най-точно. От позицията на ролята служителят описва чувствата, идеите и мислите, които са му хрумнали. Основното нещо е да се отпуснете възможно най-много, за което можете дори да се облечете като героите си. Пример за такъв тип мозъчна атака е задачата за създаване на опаковка на продукт. И изиграйте ролята на купувач в супермаркет.
2. "120 стаи". Този метод дава възможност за генериране на сто и двадесет творчески идеи за сравнително кратък период от време. Тя включва членовете на групата да си представят къща пред себе си. В супермаркета има 120 празни стаи. Задачата на екипа е да влезе във всяка от тях, да усети атмосферата и да изпълни стаята с нова идея.
3. Обратен метод. Основната задача на това събитие е да намери най-неуспешните решения и да ги превърне в най-приемливите.

Метод Delphi

Този метод за вземане на колективни решения е разработен в САЩ през 50-те и 60-те години на ХХ век. Основната му задача е да прогнозира въздействието на научните разработки, които ще бъдат извършени в бъдеще, върху методите на водене на война. Този метод е разработен в американския мозъчен тръст RAND.

Днес той се счита за един от методите за прогнозиране и планиране, които са възможни благодарение на експертната оценка. Нейната основна характеристика е, че е многостепенна и анонимна, както и извънкласна. Основната предпоставка на този метод е идеята, че обобщаването и правилното обработване на индивидуалните оценки на голям брой експерти за дадена ситуация ще доведе до становище, което е възможно най-валидно и надеждно.

Методът "Делфи" е свързан с намирането на най-доброто решение на даден проблем. Как работи? Процедурата се извършва чрез мозъчна атака, въпросници и интервюта. Той се основава на схващането, че утвърден екип от независими експерти е много по-способен да оцени и предвиди резултатите, отколкото структурирана група от обикновени хора. В този случай екипът от експерти може да бъде избран така, че членовете му да не се познават помежду си. Това предотвратява сблъсъка на мнения.

В метода Делфи участват две групи. Първият е съставен от експерти, които представят своята гледна точка по разглеждания проблем. Втората група е съставена от анализатори. Те са необходими, за да се сведе мнението на експертите до един общ знаменател.

Самият метод се състои от няколко етапа:

1. Първият етап е подборът на членовете на комисията. Обикновено това са 20 души.
2. На втората стъпка се формулира проблемът. Експертите, които получават основния въпрос, го разделят на няколко по-малки въпроса. Задачата на анализаторите на този етап е да изготвят въпросник. След това се предоставя на експерти, които предлагат своите начини за излизане от ситуацията, както и проучване на наличието на ресурси и уместността на начините за решаване на представения проблем. анализаторите разглеждат мненията на експертите и се опитват да ги съгласуват във възможно най-голяма степен. Подобни стъпки се повтарят отново и отново, докато се постигне консенсус.
3. Третият етап е аналитичен. И тук се проверява съгласуваността на мненията на експертите, анализират се заключенията и се правят окончателни препоръки.

Следователно този метод е метод на многостепенния въпросник. след всеки кръг данните се финализират от анализаторите и резултатите от тази работа се съобщават на експертите, като се посочват присъдените оценки.

В първата фаза на метода на въпросника членовете на екипа не представят своите автобиографии. На втория кръг това вече е така, освен ако експертът не промени решението си.

морфологичен метод

Процесът на вземане на решение при този метод се състои в декомпозиране на проблема на съставните му части. Следва разбивка на методите за изпълнение. След това се работи по създаването на всякакви комбинации. За най-обещаващите от тях се създава проект.

Методът на аналогията

Същността на тази форма на колективно вземане на решения е да се опитаме да решим даден проблем, като използваме идеи, които се срещат в други области на науката или живота.

За определен период от време този метод за избор на алтернативи е възприет толкова успешно, че става основа за раждането на нова наука - синектика. Стъпките при този метод са следните:

• Идентифициране на причината за затруднението.
• Нейното крайно изражение, възприето от специалисти от други области.
• Описване на цел и нейните ограничения.
• Определяне на област от науката или живота, в която може да има близки решения.
• Избор на екип от специалисти в избраната област.
• Организиране и провеждане на мозъчна атака.
• Тълкуване на получените решения.
• Избор на най-ефективните и осъществими предложения.

Методът на експертните оценки

При прогнозиране и планиране на икономическото развитие на организацията трябва да се вземат някои управленски решения. Изпълнението на тези задачи е сложен, многоетапен процес. Тя включва решаването на широк спектър от научни, технически и социално-икономически проблеми. Използват се различни техники за прогнозиране и планиране. Най-разпространените от тях са интуитивните методи, които се основават на използването на логическо мислене.

Те включват метода на експертните оценки. Основава се на интуитивното и логическото мислене на експерта. Той се комбинира с количествени методи за оценка, както и с обработка на резултатите. Тя се основава на преценката на група експерти с професионален, практически и научен опит.