Потокът на документите е... Понятието и видовете документооборот

В статията са обяснени понятия като входящи и изходящи документи, работен процес и неговата структура, работен процес, негов режим и цикличност, вътрешни и външни документация. Начини за разграничаване на информация и съхраняването му в текущи досиета и архиви при управлението на документи.

Видове потоци от документи

В нашата информационна епоха е невъзможно да си представим функционирането на която и да е структура за производство, потребление, регулиране или разпространение без документация. В днешния информационен бум хартиената и електронната информация стават все по-сложни. Носителите на информация се променят, хората, които ги обработват, се променят, правната сфера на използване на информацията се променя. Концепцията и структурата на документооборота също подлежат на промяна.

Документът като единица от потока документи

Документът е информация, която е записана под формата на материален обект. Документ може да бъде снимка, видеоклип, аудиозапис, както и хартиени документи и файлове. Но един документ става документ само ако отговаря на няколко необходими изисквания. Тези изисквания се наричат реквизити и са задължителни характеристики, установени със закон или подзаконов акт за определени видове документи. Например, за проектирането на административни документи има GOST R 7.0.97-2016. Една от най-важните подробности е датата на документа (понякога дори часът).

Какво представлява потокът от документи

Документният поток е движението на документи между точките на създаване на информация, точките на обработка на информация, точките на съхранение на информация и преките потребители на информация. Документните потоци са много различни по отношение на вида на документите и тяхното съдържание, режима и цикличността, начините на движение и т.н.д.

Документният поток в една организация (също и в предприятията) може да бъде разделен на входящ и изходящ поток. За да избегнете объркване на потока от различни документи, трябва да разделите различните видове документи.

Входящи документи са документи, получени в организацията по пощата, по електронна поща, доставени на ръка (чрез куриер). Документите трябва да се сортират при постъпването им, а нежеланите да се изхвърлят. Документите, които са необходими или могат да бъдат необходими, трябва да се съхраняват в писмени (хартиени или електронни) регистри, в които се посочва датата на получаване, името и подробностите за документа (дата на документа, име на изпращача и др.).д.), подразделението на организацията, до което е изпратен документът.

Изходящите документи включват тези, които се създават и обработват в компанията. На всички изходящи документи трябва да се присвоява пореден номер, те трябва да се проверяват за наличието на необходимите реквизити и тяхната правилност, да се записват в дневници с датата (обикновено датата на подписване на документа), изходящия номер и кода на отдела, който е изготвил документа.

Ако не можете да обработите незабавно потока от документи (наплив), трябва да увеличите броя на служителите, които да обработват документите, за да избегнете скъпоструващи грешки и забавяния.

Видовете потоци от документи могат да бъдат всички видове неща, Всичко зависи от вида на организацията и начина ѝ на функциониране.

За големите организации и предприятия правилно структурираният документооборот е също толкова важен, колкото и материалния или производствения поток. Разработват се и се прилагат дори системи за управление на документите при голям поток от документи технологични процеси.

Концепцията за външни и вътрешни потоци от документи

Освен входяща и изходяща информация, организациите могат да определят и вътрешни потоци от документи.е. информация, създадена и използвана само в рамките на организацията. Тази информация може да бъде в известна степен секретна и да не е публично достъпна дори в рамките на един отдел. Размяната на писма между звена на една и съща организация по принцип не се приема. За целите на предаването на документи се използват така наречените меморандуми (меморандуми, обяснителни статии, бележки), които се подписват от ръководителите на отделите. Освен служебни бележки, в организацията се използват и заповеди, инструкции, бележки, технически документи и други документи.

Поради тези причини вътрешният поток от документи трябва да бъде строго регулиран, така че класифицираната информация да не достига до общественото пространство, дори и на части. Следователно вътрешната информация не трябва да излиза извън организацията, а понякога дори извън един отдел. В този случай подобна информация може да се предава от едно звено на друго само с одобрението на ръководителя на звеното и трябва да се завежда при предаването (дори в архива на организацията) в специални регистри с посочване на получателя и неговото разрешение (разрешение за работа с документи).

Параметри на потока от документи

Документооборотът е сложна система, която се характеризира със следните параметри

• съдържание (или какви функции изпълнява);
• структура;
• Режим и цикличност;
• посока;
• обхват;
• други.

Съдържание или функционалност

Този параметър на работния процес представлява списък на състава на документите, използвани от дадена организация, и състава на информацията, съдържаща се в тези документи. Това е постоянна стойност за малък брой организации, видът дейност които са много специфични и постоянни във времето (обикновено съдилища, архиви, регистри и др.); Fils four. непроизводствени организации). За повечето организации, особено в производството, потокът от документи е променлива величина, която се променя в отговор на различни промени: вид дейност, партньори, технологии, материали, законодателство и други изисквания на променящото се производство и временни промени.

Структура на потока от документи

Концепцията и структурата на документооборота могат да бъдат описани чрез тези атрибути, които се използват за класифициране на документите и тяхното индексиране и за формиране на цялата система за справки на организацията. Тази структура обикновено съответства на вида и предназначението на потока от документи.

Режим и цикъл

Те определят промените в потока от информация с течение на времето. Например внезапно увеличаване на работното натоварване на училищните досиета на кандидатите по време на процеса на прием или на досиетата на учениците по време на сесиите и дипломирането.

Такива промени се дължат на вътрешния ритъм на организацията и обикновено са доста предвидими и планирани.

Промяна на посоката на потока от документи

Тези промени са свързани със съдържанието на модула за обработка на информация. Това са разликите в начина на регистриране на документите, в контрола на сроковете, в начина на четене на документите и особено в начина на одобряване и съгласуване на различните документи. Промените в посоката на движение на документите ще бъдат повлияни и от вътрешни промени в структурата и линии на действие организации.

Обем на потока от документи

Обемът на документооборота е броят на документите (както оригинали, така и копия), който може да бъде изразен както по отношение на броя на самите документи, така и по отношение на броя на листовете, знаците, броя на лицата, отговорни за документа, и броя на лицата, с които документът е съгласуван. Например броят на партньорските организации, с които трябва да се договори или подпише дадено споразумение.

Обемът на документите в организацията включва общия брой документи във всички работни потоци.

Подобряване на управлението на документооборота в организацията

За да се подобри тази работа, е необходимо да се проучи целият процес на работа с документи, да се установят ясни насоки, които да направят процеса технологично обоснован: да се премахне дублирането в работата на с документи, изключване на одобрението на документи от несвързани отдели. Колкото по-голям е обемът на документите, толкова по-зает е управленският екип или поне по-голямата част от него.

Един от основните моменти за подобряване на работата на персонала с документи е нивото на професионалната му подготовка на всички етапи на документооборота, оптималното натоварване на персонала, ясната регламентация на работата с документи във всяко подразделение.

Регламентацията и стандартизацията в случай на голям поток от документи позволяват да се приложи механизация и автоматизация на управлението на документите, да се намали броят на служителите, работещи с документи, до оптималния брой.

За съжаление, обемът на документооборота обикновено е недостатъчен поради неадекватни методи на записване.

Основни съвременни изисквания за документооборота

1. Закономерност. Всяко претоварване или прекъсване на потока от информация в човешките дейности води до нарушаване на функционирането на цялата система. Увеличаването на обема на документите трябва да се вземе предвид и да се планира предварително.
2. Управляемост. Информационните потоци могат и трябва да се управляват. Системата за работния процес трябва да бъде не само стабилна, но и гъвкава; персоналът трябва да бъде универсално обучен за всички операции на работния процес.
3. Непрекъснато подобряване на ефективността на управлението на документите чрез рационализация, механизация и автоматизация.
4. Редовно се изготвят и актуализират схеми за движение на документите, в които се посочват дати, отговорни лица и др.д.
5. Стандартизацията на документите, методите за обработка, правилното архивиране, маркирането на местата за съхранение на всеки документ ускорява извличането и обработката на документите.