Разходите за бизнес пътувания са... Определение, размер и процедура на начисляване

Ако работник или служител е изпратен в командировка, това е указание за извършване на работа извън обичайното място на работа (седалището на работодателя). Преместването извън мястото на пребиваване води до допълнителни разходи (преместване, настаняване на новото място, храна, лични услуги и др.) за служителя.д.). Плащания на служител за изпълнение на задачи на ръководител от разстояние са пътни разходи.

Видове финансова подкрепа за служители, пътуващи по работа

Пътните разходи са средната заплата на служителя и други компенсационни плащания. Членове 167 и 168 от Кодекса на труда отразяват правната рамка за изчисляване на законоустановените суми за работника, изпратен на работа в друг регион.

Всички разходи, направени от наетото лице по време на служебно пътуване, се разделят на четири групи:

• разходите за пътуване до и от дестинацията;
• сумите, необходими на служителя за наемане на жилище;
• разходите за храна и други стоки от първа необходимост;
• Други разходи, извършени от служителя по указание или със съгласието на работодателя.

Плащанията, извършени на служител въз основа на тези разходни позиции, се разделят на три вида:

1. Заплата.
2. Дневни.
3. Компенсация за други необходими разходи, подкрепена с документи.

Размерът на пътните разходи и въпросите, свързани с тяхното изчисляване и изплащане, се уреждат от Правилника за служебните пътувания, както е посочено в Решение № 749, издадено от руското правителство на 13 октомври 2008 г.

В допълнение към горепосочения закон дружествата имат право да създават вътрешни правила, които да уреждат подробно правоотношенията в съответната сфера на дейност на юридическото лице, като отчитат спецификата на неговата дейност.

При изчисляване на пътните разходи се вземат предвид следните точки (образец по-долу):

• Процедурата за изчисляване на пътните разходи не зависи от продължителността на отсъствието на служителя в командировка.
• Съгласно Постановление № 62 на Държавния комитет по труда на Съветския съюз от 7 април 1988 г. периодът на командировката е ограничен до четиридесет дни. Въпреки това в Кодекса на труда няма ограничения по отношение на периода на работа извън работното място.

Основания и процедура за изплащане на аванси за пътуване

Някои работодатели приписват допълнителните пътни разходи на плащанията за служители, които отиват да работят в друг регион - това е аванс. Посочените суми се дължат на факта, че собствените средства на служителя може да не са достатъчни за разходите по време на служебното пътуване.

Общият размер на дължимото на работника плащане (интервалното възнаграждение) се изчислява и изплаща в края на календарния месец (отчетен период) заедно с другите доходи. В същото време на служителя може да бъде предоставен аванс преди заминаването. Тя включва дневни и приблизително изчислени разходи за настаняване и пътуване.

Авансът може да бъде изплатен в брой (от касата на организацията) или чрез превод по банковата сметка на пластмасова карта (в зависимост от начина, по който служителят получава заплатата си).

Размерът на пътните разходи при авансово плащане се определя въз основа на документите, които са Основанието за начисляване фиксирана сума.

Документите, въз основа на които на работника се изплаща аванс, са заявление, подписано от работника, и заповед. Удостоверение за командироване, издадено от работодателя под формата на формуляр Т-9 (ако трябва да се изпратят няколко служители едновременно, трябва да се използва формуляр Т-9а). В заповедта се посочват данните на служителя, който ще бъде изпратен, дестинацията, целта на командировката, нейната продължителност и източникът на начисляване на плащането.

Преди 2016 г. списъкът със задължителни документи включваше и заповед за пътуване. Този документ вече е премахнат и пътните документи и бележката от служебното досие се превръщат в доказателство за престоя на служителя в дестинацията.

Плащане на дни за пътуване

Размерът на дневните пари, изплащани за пътни и други свързани с тях обезщетения, се определя въз основа на основното правило за период от време. Това означава, че на служителите се заплаща за работа извън региона, в който са командировани, при условие че са официално командировани там и работят в съответствие с графика, одобрен от дружеството.

Важен елемент от пътните разходи е заплащането. Той се съхранява за времето на отсъствието на члена на персонала и за целия период на пътуването.

Ако естеството на работата изисква работа в почивни и празнични дни, този период се заплаща в двоен размер (в съответствие с член 153 от Кодекса на труда). По инициатива на служителя плащането може да бъде заменено с допълнителни дни отпуск със заплащане в същия размер.

Често в практиката възникват ситуации, където Правилното изпълнение на дадена задача по време на командировка изисква служителят да пътува до местоположение в почивния си ден или когато се приберат у дома. В такива случаи, съгласно член 106 от Кодекса на труда, тези дни се заплащат като почивни дни (празници).

Въпросът за определяне на размера на дневните пътни разходи и други компенсационни плащания за дни на пътуване все още не е уреден. Проблемът е, че някои служители прекарват три часа в пътуване, а други - десет часа.

Въпросът често се решава с местна наредба, издадена от дружеството, в която се посочва, че пътните разходи се изплащат за дните на пътуване в зависимост от броя на часовете, прекарани в пътуването.

Определяне на средната работна заплата като заместител на пътните разходи

Пътните разходи се възстановяват на базата на средната работна заплата. Това изчисление не винаги е правилно. В някои случаи плащанията, които се изчисляват въз основа на заплатата на длъжността, са по-големи от средната.

За да се регулира този въпрос, местните разпоредби на дружествата предвиждат допълнителни начисления за пътуване, които позволяват изравняване на трудовите доходи на служителите на работното място и в областта.

Средната работна заплата се изчислява въз основа на Правителствени разпоредби № 922 от 24 декември 2007 г. Съгласно нормите на документа средният доход за даден период се изчислява по следния начин: Средният дневен доход за предходните дванадесет месеца се умножава по броя на дните (или часовете при средно почасово заплащане).

Пример за изчисляване на надбавка за пътуване

По-долу е даден пример за изчисляване на правата за пътуване. Един инженер отсъствал по работа за една седмица (от десети до шестнадесети юни).

Служител е работил на 12 юни (Деня на Русия), тъй като в друга държава той не се счита за празник. Служител не е работил на 15 юни, защото страната, в която е бил командирован, е била почивен ден. Съгласно разпоредбите на Наредбата, средното възнаграждение на работника за този ден се запазва.

По този начин разходите му за пътуване в чужбина се изплащат, както следва: от десетия до единадесетия ден, от тринадесетия до шестнадесетия ден (шест дни) се изплащат по средния. Дванадесети юни се заплаща с двойна ставка в този случай.

За да се изчисли сумата, която трябва да се изплати за пътни разходи на служител, се правят следните изчисления:

• общият доход за периода юни-май без еднократните бонуси, отпуските и болничните е 350 000 рубли;
• броят на действително отработените дни през периода на заплащане е 230;
• Заплатата на служителя е 29 000 рубли;
• броят на работните дни съгласно производствения календар е 22.

Средният дневен доход се изчислява, както следва 350 000 рубли / 230 дни = 1 522 рубли.

Дневните надбавки се изчисляват, както следва: 29 000 рубли / 21 дни = 1 381 рубли.

Заплатата за периода на пътуване се изчислява, както следва: (1 522 рубли × 4 дни) + (1 381 рубли × 2 × 1 ден) = 8 850 рубли.

Изчисляване на дневните надбавки

Дневните пари в Русия се отпускат за храна, настаняване и други присъщи нужди на служител, който е в командировка в друг регион или в чужбина.

Процедурата за изплащане на дневните пари се определя в съответствие с установените правила:

1. Дневните надбавки се изчисляват ежедневно, независимо дали определеният ден е работен, почивен, празничен или ден на път.
2. Ако командировката е еднодневно пътуване в рамките на територията на Русия (или ако служителят се връща в родния си регион всеки ден след работа), не се изплащат дневни. Ако служителят пътува в чужбина при същите условия, се изплаща половината от дневните пари.
3. Размерът на дневните пари се определя от местните разпоредби на предприятието.
4. Плащането на определени суми на чужда територия от момента на преминаване на държавната граница се извършва във валутата на съответната държава.
5. Денят на отпътуване от страната се заплаща в съответствие с правилата за пътуване в чужбина, а денят на пристигане - в съответствие с руските правила.

Минималните и максималните граници на руските дневни надбавки не са определени със закон. Приблизителните граници се определят от Данъчния кодекс. Данъкът върху доходите на физическите лица не се удържа от дневните надбавки, когато сумата не е надвишена:

• Седемстотин рубли на ден - за двадесет и четири часа служебно пътуване в рамките на страната;
• две хиляди и половина - за един ден престой в чужбина.

Преизчисляването на изплатените суми се извършва въз основа на обменния курс в деня на получаването.

На служителя не може да бъде отказано отпускане на дневни пари, тъй като това начисляване е финансова гаранция, която е залегнала в нормативната уредба Трудово право Като право на работещ гражданин.

Изплащане на разходите, направени от служителя по време на служебни пътувания

Елементи на пътните разходи:

• фактури за необходимите разходи, свързани с изпълнението на работната функция;
• Такси за настаняване;
• Пътни разходи до и от местоназначението.

Този списък е залегнал в член 168 от Кодекса на труда. Съгласно нормите на двадесет и трети параграф от Регламент № 749 работодателят заплаща следните видове разходи за работника

1. Разходи за паспорти, визи и други документи, необходими за пътуване извън Русия.
2. Транзитни и изходни такси.
3. Разходите за получаване на задължителна медицинска застраховка.
4. Задължителни авиокомпании и консулски такси.
5. Други документи, необходими за Пътуване в чужбина.

Всички видове разходи, които трябва да бъдат възстановени, се изплащат само ако имат документално доказателство за. Заплащането на допълнителни пътни разходи е разрешено, ако те са посочени в местните разпоредби на дружеството.

Например местните правила за пътуване могат да включват възстановяване на разходи за ползване на транспорт или настаняване. Ограниченията на установените суми следва да бъдат отразени в документа. Ако служителят изразходва повече средства за настаняване или транспорт, се изплаща само сумата, посочена в актовете на дружеството. Останалите разходи се поемат от служителя.

Разходите за командировка могат да бъдат отчетени, ако не са документирани от служителя. Те могат да бъдат изплащани в съответствие с приложимите правила и разпоредби на дружеството. В противен случай прекомерните разходи ще бъдат възстановени по споразумение с ръководителя или ще останат личен разход на служителя.

Трябва ли служителите да отчитат разходите за пътуване??

Всички тези категории разходи, направени от работника и възстановени от работодателя, изискват задължително писмено доказателство. За тази цел е изготвен документ - предварителен доклад.

Документът трябва да бъде попълнен в рамките на три дни (работни дни) след завръщането от пътуването. Към него трябва да се приложат документи, потвърждаващи разходите, направени от командирования служител. Те включват следните документи:

• за разходи за пътуване - разпечатки на електронни билети, документи за пътуване, бордни карти, касови бележки за такси, касови бележки от бензиностанции (ако служителят използва собствения си автомобил) и др. д.;
• за разходи за настаняване - касови бележки, хотелски касови бележки, договори с агенции за недвижими имоти, касови бележки за приходи в брой т. д.;
• за други разходи - списък на телефонни разговори, разписки за комуникационни услуги, разписки за багаж (ако вещите са били съхранявани на специално място) и др. д.

Данъчно облагане на плащания по време на бизнес пътувания

Данъчните удръжки и осигурителните вноски са както следва

1. При работа в командировка се удържат данъци по общия ред; осигурителните плащания се начисляват съгласно следните стандарти.
2. Данъкът се удържа от дневните плащания, когато е надвишен лимитът на разходите, установен в третия параграф на член 217 от Данъчния кодекс (седемстотин рубли - за пътувания в рамките на страната, две и половина хиляди - за командировки в други страни), не са начислени застрахователни плащания.
3. Не се удържат данъци от разходите, свързани с работата, по позициите от закрития списък от статията на руския НК (пътуване до и от дестинацията, комисионни такси, летищни такси (услуги), разходи за пътуване до мястото на кацане (трансфери), разходи за лични вещи (багаж), разходи за наемане на жилище, разходи за комуникационни услуги, разходи за получаване на служебен паспорт, визови такси, разходи за обмяна на руски пари в брой или чекове за чуждестранна валута в банки. Начисляването на застрахователни плащания се извършва по същите позиции.

Ако някои разходи не са потвърдени с документи, плащането на пътните разходи се извършва в съответствие с нормите на местните разпоредби, като приспадането на данъци и застрахователни премии се извършва на общо основание.

Отразяване на пътните разходи в счетоводните документи

Осчетоводяването на пътните разходи в счетоводните документи е, както следва.

Възстановяването на разходи на служител по време на командировка е многостранен въпрос. Това се дължи на факта, че по време на командировка има много разходи, които зависят от целта на пътуването и характеристиките на бизнеса предприятие. Затова всяко дружество, което изпраща служители в други региони или държави, за да изпълняват работните си функции, трябва предварително да изготви местни разпоредби, уреждащи всички аспекти на изпращането на служители в командировка, начисляването и изплащането на средства за командировки, възстановяването на разходи и т.н. д.