Описание на длъжността офис рецепционист: задължения, функции и права

В повечето публични институции първият човек, когото срещате, едва прекрачвайки прага, е администраторът. Те работят в хотели, салони и др на красотата, Ресторанти и, разбира се, офиси. На тях се възлагат много отговорности - от комуникация с гости и партньори до обработка на документация.

Характеристики

Струва си да се каже, че администраторът е много разнообразна професия, която може да включва различни отговорности. Предимството за начинаещите е, че не се изискват задълбочени познания в дадена област.

Потенциалните работодатели обръщат повече внимание на личните качества. Потенциалният кандидат за длъжността офис администратор трябва да бъде умерено общителен, да може да установява контакти с различни хора, да изразява компетентно собствените си мисли. Интересът към тази област и способността да се справяте със стреса също са предимство. Последното качество със сигурност ще бъде полезно за бъдещия рецепционист. Той ще трябва да се справя с голям брой посетители, сред които ще има и противоречиви. Дори в такива ситуации обаче рецепционистът трябва да остане учтив.

В зависимост от политиката на компанията за набиране на персонал може да има изисквания за висше образование, умения в областта на офис технологиите и др.д.

Работният график на тази длъжност обикновено се определя от работното време на заведението, тъй като рецепционистът е този, който отваря сутрин и затваря вечер. В случай на 24-часова работа обаче за служителите се изготвя график на смени. Обикновено офисите не работят по този начин.

Също така си струва вземете под внимание факта, че рецепционистът и офис мениджърът са различни професии. Офис мениджърът всъщност контролира други служители. За разлика от тях рецепционистът не изпълнява тази функция. Рецепционистът изпълнява само собствените си задължения, като при необходимост взаимодейства с други служители в офиса.

Основни задължения

По време на работа офис администраторът трябва да изпълнява значителен брой задачи, възложени от ръководството. Нека ги изброим накратко.

• Отговаряне и разпределяне на телефонни обаждания. По време на преговорите рецепционистът трябва да запише информацията и да я предаде на персонала. Ако е необходимо, обаждането трябва да се пренасочи към друг отдел.
• Задълженията на офис администратора включват клауза, която изисква служителят да предоставя първоначални консултации на потенциални клиенти.
• Необходимост от обработка на входящи и изходящи документи.
• Създаване на обяви за свободни работни места в специализирани портали за работа и агенции за набиране на персонал. Задълженията на офис администратора включват и провеждане на първоначални интервюта с потенциални кандидати.
• Закупуване на канцеларски материали, както и консумативи, необходими за Осигуряване на безпроблемното функциониране на офис оборудването.

В допълнение към горепосочените задължения офис администраторът редовно общува с хора. Това включва както потенциални клиенти, така и настоящи служители. Това лице отговаря за планирането на служителите.

Права

Броят на правата, за разлика от този на задълженията, е значително по-малък. И така, какво позволява длъжностната характеристика на офис администратора??

• Действа от името на дружеството, като представлява неговите интереси при взаимодействие с други предприятия.
• Взаимодействие с други служители като част от задълженията им.
• да правите предложения за подобряване на работата на организацията.

Ролята на офис администратора

На работното си място този специалист трябва да изпълнява значителен брой възложени задачи:

• Подготовка на офиса.
• Поддържане на реда.
• Кетъринг за посетители.
• Телефонна услуга.

Действителният брой на функциите може да бъде по-голям от. Това зависи от списъка със задължения на офис администратора в даден офис.

Подготовка на офиса

Ролята обикновено започва с подготовка за новия работен ден. Когато пристигне на бюрото си, рецепционистът проверява офис оборудването, консумативите и канцеларските материали. След това рецепционистът трябва да се запознае със списъка на посетителите и да организира приемането им.

Поддържане на реда

Рецепционистът не трябва да участва пряко в почистването и други дейности за поддържане на реда в офиса. Сред задълженията му обаче е и координирането на работата на обслужващия персонал. Той/тя трябва да изготви график за почистване, както и да определи продължителността на почистването.

Обслужване на клиенти

Задълженията на рецепциониста включват също така уговаряне на срещи с посетители, координирането им с мениджъра. Часовете за посещения трябва да бъдат планирани така, че да няма затруднения и да не се налага никой да прекарва време в чакане. Освен това рецепционистът трябва да посреща посетителите. Той е този, който създава първото впечатление.

Телефонна услуга

Тази функция е поверена на рецепциониста, за да облекчи мениджъра от преговорите и да не го отклонява от работния процес. Член на персонала може да се погрижи сам за някои неща или да уреди среща с посетител според графика на управителя. При изпълнението на тези функции служителят трябва винаги да спазва поверителността на информацията, с която разполага.

Образец

Длъжностната характеристика на офис администратора може да включва различни елементи в зависимост от изискванията на конкретната организация. По правило обаче той съдържа стандартни условия, които се приемат като образец.

• Общи разпоредби.
• Квалификационни изисквания. Обикновено следдипломната квалификация е достатъчна за потенциален рецепционист. Опитът със сигурност е предимство.
• Задължения. Без тази точка описанието на длъжността е невалидно.
• Лиценз. Администраторът може например да прави предложения за подобряване на дейността на компанията.
• Допълнителни разпоредби, които могат да включват елементи, които не са включени другаде.

Длъжностната характеристика обикновено се предоставя на новия служител за запознаване, което той трябва да потвърди със собствения си подпис.

Работно място

Правилата за безопасност и здраве при работа за офис служителите налагат определени изисквания към работната среда. Например работното място трябва да бъде разположено така, че служителят да може да изпълнява задълженията си удобно. Обикновено се намира в близост до кабинета на мениджъра, за да може той да наблюдава другите служители.

Важно е да се разбере, че офис оборудването често е необходимо за изпълнение на задълженията на офис администратора, както и на други служители. Ето защо те трябва да бъдат разположени така, че да са достъпни за кратки периоди на използване.

Една важна задача, която не е ясно дефинирана в длъжностната характеристика на ръководителя, е да служи като връзка между ръководителя и подчинения. Следователно служителят ще се опита да създаде добра атмосфера и да се свърже с други хора. Важно е не само да предавате правилно инструкциите, но и да можете да контролирате точността на изпълнението им.

Поради тази причина важен фактор за постигане на успех на тази позиция е умението да се свързвате с другите. Това се отнася както за ръководителите, така и за подчинените. Що се отнася до личните качества, най-важните са организираност и устойчивост на стрес, които позволяват да се управляват други служители и да се запазва спокойствие дори при конфликтни посетители.