Бизнес писмо на английски език: примери за съставяне, примерни фрази

Бизнес писмото е кратък официален документ с определена структура. Той има специфичен формат. Да знаете как да го напишете може да е полезно при различни обстоятелства. От кандидатстване за работа до писане на благодарствена бележка или изпращане на извинение. В тази статия ще намерите подробна информация за това как се пише бизнес писмо + образец на английски език. Важно е дизайнът и конструкцията на писмото да зависят от вида на бизнес писмото.

Основни видове бизнес писма

• Търговски писма (Търговски писма). Директен мейлинг, който се използва, за да се съобщи на потенциалните клиенти какво им се предлага, какви са услугите и условията. В писмото се обясняват ползите от сътрудничеството и се цели да се заинтересува клиентът.

• Писма с бизнес предложения (Business Proposal Letters). Предложение за сделка или партньорство. В писмото се описва какво ще спечелят двете страни от сделката, какви са ползите и предимствата.

• Извършване на проучване. Писмото е искане за повече информация за даден продукт или услуга под формата на брошури, каталози, телефонни контакти и т.н. д.

• Отговор на запитване. Успешният отговор на запитване може да ви помогне да сключите сделка или да доведе до нови продажби. Клиентите, които отправят запитвания, се интересуват от конкретна информация.

• Бизнес поздравления. Ако ваш бивш колега или приятел е започнал нов бизнес или е бил повишен, написването на писмо е добър начин да го поздравите.

• Имейл за подаване на оставка. Понякога по стечение на обстоятелствата е необходимо да изпратите имейл, вместо да се обадите или да се срещнете лично. Професионално и вежливо написаното писмо ще ви помогне да запазите добрите си отношения с работодателя.

• Благодаря Писмо. Ако бизнес партньор ви е помогнал или клиент е препоръчал услугите ви на някой друг, това е добър начин да благодарите. Благодарственото писмо, освен че показва вашата признателност, може да даде тласък на кариерата ви, да ви помогне да получите предложение за работа и да укрепи отношенията ви с клиент или доставчик.

• Писмо за извинение. Извинението може да изглежда трудна стъпка, но ако го направите добре, определено ще направите добро впечатление. Извинението може да бъде направено от името на лице или компания.

• Предявяване на иск. Тези писма се използват за предявяване на претенции за незадоволителна работа или продукти. Ако клиентът не е доволен от работата на изпълнителя, той пише писмо, в което изисква работата да бъде извършена по-добре.

• Придружително писмо. Те са от решаващо значение при кандидатстване за нова работа. Те трябва да включват кратко представяне, да подчертават най-важната информация в автобиографията ви и да убеждават потенциалния работодател, че сте подходящ за работата.

Как се пише бизнес писмо

1. Текстът на писмото трябва да бъде прям и кратък.
2. Информацията в текста трябва да е точна.
3. Използването на съкратени думи не е желателно.
4. Без заличавания или зачерквания.
5. Не трябва да има двусмислици.
6. Не е позволено да се използва жаргон.
7. Бъдете учтиви.

Също така, ако пишете имейл:

1. Обърнете внимание на избора на размер и цвят на шрифта. Уверете се, че писмото ви е написано просто и професионално. В противен случай адресатът може дори да не отдели време да прочете такова писмо. Писането с твърде малък или неясен шрифт може да доведе до непрочитане на имейла ви.
2. Най-добрите шрифтове са Times New Roman, Cambria, Calibri, Arial, Courier New.
3. Препоръчваме размер на шрифта 10-12. Размерът зависи от дължината на съобщението ви. Опитайте се да я запазите на една страница.
4. Избягвайте удебеляване, подчертаване и курсив. Такива писма може да са неудобни за четене.

Преди да изпратите писмото си, проверете го за правописни и правоговорни грешки. к. Тяхното присъствие може да отблъсне получателя. Уверете се, че всички лични и фирмени имена се изписват правилно. Създайте параграфи, за да улесните четенето и възприемането на информацията.

Структура на писмото

1. Започнете писмото с официален поздрав.
2. Може да се използва препратка към предишен контакт или комуникация.
3. След това посочете причината за писмото си.
4. В основната част на писмото обяснете проблема с необходимите аргументи.
5. В последния параграф обобщете смисъла на написаното и завършете писмото.
6. Благодарете на получателя, че е прочел писмото ви.
7. В долната част поставете своя подпис и дата.

Как да се обърнем към получателя в бизнес писмо на английски език? Образец

Обръщението ви към лицето, до което пишете, зависи пряко от връзката ви с него. Ако познавате лицето лично от много години, е подходящо да използвате само името му. В противен случай използвайте Mr., Г-жа. или д-р.

Не не се препоръчва използването на Неформални поздравителни фрази, като например Hello или Hi, Greetings, Good Morning, Good Evening. Използвайте личен поздрав, който включва името, фамилията или длъжността на получателя. Например: Уважаеми г-н. Уважаеми г-н Доусън, Уважаеми мениджър.

Ако не пишете за първи път на този човек, може би е уместно да добавите учтива фраза. Например, надявам се, че сте добре.

Примери за официално обръщение

1. Уважаеми Име Фамилия - напр., Уважаеми Джош Доусън.
2. Уважаеми г-н. или г-жа. Фамилно име (Уважаеми г-н./Мисис. фамилно име - напр., Уважаеми г-н. Dawson или Уважаема г-жо. Доусън.
3. Уважаеми г-н. или г-жа. Име Фамилия. или г-жа. име и фамилия). Например., Уважаеми г-н. Джош Доусън или Уважаема г-жо. Джейн Доусън.
4. Уважаеми мениджър.
5. Уважаеми господине или госпожо. Ако не знаете името на адресата, можете да го напишете по този начин.
6. До когото може да се отнася. Ако не знаете до кого е адресирано това писмо.

Как се подписва бизнес писмо на английски език? Образец

Ако не познавате лицето, е добре да започнете с "Уважаеми господине" или "Уважаема госпожо" и да завършите писмото с "С уважение" Име Фамилия

Ако преди това сте се обърнали към получателя с името или фамилията му, се използват думите Yours sincerely или Yours truly.

Как се подписва бизнес писмо на английски език? Образецът е по-долу.

Форматиране на адреса

Вашият адрес и контакти трябва да са в горния ъгъл, вдясно. Ако желаете, включете името, адреса и телефонния номер на компанията си. Ако изпращате писмо от името на фирма, не трябва да използвате собственото си име.

Адресите от лявата страна трябва да бъдат изписани. Това трябва да е под адреса ви.

Пример за бизнес писмо на английски език (адреси) е следният.

Изписването на датата

Няма строги правила за мястото на поставяне на датата. Обикновено се изписва над или под адреса на получателя.

Важно е да се знае, че не всички страни използват един и същ формат за дати. Например в Обединеното кралство на първо място се изписва датата, следвана от месеца - 26 юли 2019 г. В Америка е обратното. Пример: 26 юли 2019 г.

Препоръчително е името на месеца да се изписва с букви, тъй като това помага да се избегнат евентуални недоразумения.

Съдържание на писмото

Всяко официално писмо трябва да бъде написано просто и ясно. Не е необходимо да излагате всичко на няколко страници (най-много 2-3 параграфа). Както знаем, краткостта е сестра на таланта.

Първо, помислете за целта на писмото: да благодарите, да подадете жалба, да предложите съвместна работа и т.н.д.

Добре е да започнете първото си изречение с: Пиша..., след което можете да напишете целта на писмото си.

Примери:

• Да ви информираме за - да ви информираме за;
• ipso facto - само поради тази причина;
• да препоръчате;
• да обясни;
• да поискам - да помоля;
• в тази връзка;
• в препратка - относително;
• Да ви напомня - да ви напомня;
• да поздравя - да поздравя.

В следващия параграф обяснете естеството и целта на писмото си. Избягвайте излишни думи и фрази. Изказвайте ясно мнението си.

А в последния параграф можете да напишете какво очаквате от получателя. В зависимост от целта на писмото това може да бъде молба за повторна работа, предложение за закупуване на продукт или услуга, повече информация и т.н.

Край на писмото

не забравяйте да благодарите на получателя за прочетеното и да го уведомите, че се надявате скоро да отговори.

Полезни фрази:

1. Благодарим ви за вашия интересен.
2. Моля, кажете ми какво мислите.

Пример за писмо

Как да изпратите писмо за запитване? Примерът на бизнес английски изглежда по следния начин.

Това е образец на писмо за написване на бизнес писмо на английски език под формата на молба. Изпраща се на компании, които в момента не търсят активно нови служители. По този начин ще имате възможност да покажете автобиографията си на мениджъра по наемане на персонал. С писмото ще уведомите работодателя, че се интересувате от компанията и от определена позиция.

В случай че не планират да наемат нови служители, писмото ще ви помогне да следите за тях. Когато ситуацията се промени, ще бъдете разгледани като кандидат.

Как да напишем бизнес имейл?

Първо трябва да знаете няколко правила:

1. Имейл адресът ви трябва да изглежда професионално и семпло. Например [email protected] или [email protected]. Уверете се, че имейл адресът ви не се нарича по следния начин - [email protected].
2. Също така е важно писмата да са кратки. Хората прекарват средно не повече от минута в четене на един имейл. За да поддържате съобщението си интересно и за да сте сигурни, че получателят ще го прочете докрай, пишете само.
3. Използвайте темата, за да убедите читателя да отвори писмото ви. Не го правете прекалено дълъг, но включете повече ключови думи. Например, ако пишете имейл за искане поемане на работа, просто посочете длъжността си и вашето име Включете името си.
4. Завършете писмото професионално. Отделете време, за да го подпишете правилно. Подписът ви трябва да включва вашето име и имейл адрес. Можете също така да посочите телефонния си номер, длъжността си или адреса на личния си уебсайт.
5. И окончателното правило - редактиране. Проверете няколко пъти дали имейлът е ясно написан и редактиран. Преди да изпратите имейла, го прочетете отново и поправете всички правописни и граматически грешки.

Какво да не включвате в писмото?

• емотикони;
• Грешки и правописни грешки;
• необичайни или цветни шрифтове;
• ненужна и излишна информация;
• снимки;
• жаргонни или съкратени думи.

Примери за писане на различни видове имейли

Как се пише бизнес имейл на английски език? Образци и шаблони ще ви помогне Форматиране и организиране на информацията в писмото. Но въпреки че образците могат да бъдат добра отправна точка, не забравяйте да персонализирате имейла си.

Ето как изглежда един бизнес имейл на английски език (образец на снимката):

Този вид писмо е поздравително писмо за започване на нов бизнес. Вашите думи на подкрепа и признание ще бъдат запомнени от получателя и могат да му бъдат от полза в бъдеще.

Ето как се пише бизнес писмо на английски език. Образец на снимката.

Когато благодарите на даден човек, кажете точно за какво. Укажете ясно на адресата, че това не е благодарствена бележка. Избройте начините, по които ви е било помогнато. Например Сузана беше много полезна при организирането на конференцията. Мария предлага услугите си в замяна, ако е необходимо. Това показва, че думите й не са празни, че тя наистина оценява работата и е готова да предложи нещо в замяна.

Сътрудничество

За да стартирате сътрудничество и да продължите да го развивате, трябва да напишете първия си имейл с предложение или подробности за сделката. Професионалното писмо ще привлече интереса на фирмата или клиента и ще направи партньорството привлекателно.

Ето как изглежда едно бизнес писмо за сътрудничество на английски език (пример).

Не забравяйте да включите телефонния си номер и пощенския си адрес, за да може получателят да се свърже с вас по удобен за него начин.

С помощта на примерен бизнес имейл на английски език ще можете лесно да напишете свой собствен.